Mit Fragen führen

Ob in Meetings, Workshops oder Mitarbeitergesprächen – klug gefragt ist halb gewonnen. Dabei sind jedoch Sensibilität und Zielbewusstsein gleichermaßen wichtig. Wie gelingt diese Balance?

Die Kommunikationsberaterin Sigrid Frank-Eßlinger unterstützt mittelständische Unternehmen und Kommunen und coacht Menschen zu Präsentation und Auftritt. Für den schnellen Zugriff auf die Führungstechnik des richtigen Fragens hat sie ein Buch veröffentlicht. Im HR-Channel von buchreport.de zeigt sie das überraschende Potenzial des richtigen Fragens.

Fragen – gut formuliert und im richtigen Moment gestellt – sind Kernelemente gelingender Kommunikation. Sie bringen uns auf ganz neue Ideen, steuern Diskussionen in eine konstruktive Richtung und signalisieren Interesse am Gegenüber.

Die Macht des Fragens

„Klug fragen können ist die halbe Weisheit“, wusste schon im 17. Jahrhundert der englische Philosoph und Staatsmann Sir Francis Bacon. Wer in der Lage ist, gute Fragen zu stellen, dem erschließen sich Menschen und Welten. Denn Fragen sind zum einen wichtige Instrumente zur Beziehungspflege, weil sie Interesse signalisieren und ein Schlüssel für das Verstehen anderer sind. Außerdem sind sie methodische Werkzeuge, um Informationen zu sammeln, Strategien zu entwickeln und Abläufe zu reflektieren.

Im Berufsalltag erleben wir ständig wechselnde Situationen und Anforderungen. Die grundlegende Funktion von Fragen ist hier der Ausgleich von Informationsdefiziten: Was weiß die Führungskraft oder der Kollege, was für mich auch wichtig ist? Kann sie beziehungsweise er bei einem spezifischen Problem helfen? Über Fragen verschaffen wir uns auf direkte Weise von jemand anderem Informationen, die wir ohne diese Möglichkeit lange suchen müssten oder vielleicht gar nicht bekommen würden. Häufig sind das Fakten zu Personen, Aufgaben und Sachverhalten, Einschätzungen, Begründungen und Definitionen.

Fragen als Mittel der Gesprächsführung

Fragen nutzen wir aber auch, um komplexere Kommunikationssituationen zu gestalten. Denn in unterschiedlichen Teams und Arbeitsphasen geht es für uns häufig darum:

• kreative Prozesse zu fördern
• Meetings zu leiten
• Kontakte zu knüpfen
• Einstellungen zu erkunden
• Teams zu begleiten
• Verständnis zu schaffen
• Probleme zu lösen
• Kollegen zu motivieren
• Prozesse zu überprüfen
• auszuwählen und zu entscheiden.

Fragen wenden wir in all diesen Situationen an als Mittel der Gesprächsführung. Sie stehen häufig am Beginn eines Dialogs, denn sie sind gute Mittel, um Kontakt zu den Gesprächspartnern aufzunehmen und enger zu knüpfen. Sie öffnen Türen und helfen, das Gesprächsthema abzustecken. Sie können Wünsche und Ziele offenlegen und eine positive Atmosphäre schaffen. Besprechungen lassen sich mit guter Fragetechnik unaufdringlich strukturieren und leiten.

Fragen als Mittel der Gesprächsführung können

• Gespräche eröffnen
• Beziehungen gestalten
• alle Teilnehmer in eine Diskussion einbeziehen
• beim Thema halten oder zu diesem zurückführen
• Information, Wissen, Erfahrung, Meinung erfragen
• Probleme auf den Punkt bringen
• Chancen aufzeigen, anregen und inspirieren
• der erste Schritt zur Lösung sein
• Entscheidungen herbeiführen.

Neben diesen unterstützenden Möglichkeiten, Fragen einzusetzen, kann man sie natürlich auch nutzen, um eine Gesprächsrunde oder ein Team ein bisschen aufzurütteln und zu provozieren. Es geht hier nicht etwa um aggressive Angriffe oder Boshaftigkeiten. Die richtige Frage zur richtigen Zeit vermag es jedoch, aus der gemeinsamen, gerade wunderbar stabilen Komfortzone aufzuscheuchen: „Wissen wir eigentlich, ob der Wettbewerber ein neues Produkt geplant hat?“, oder: „Was machen wir, wenn unser Produkt bald nicht mehr benötigt wird?“. Solche bewusst gestellten, zunächst unangenehmen Fragen, die das bestehende System irritieren und verstören, ermöglichen es, Neues zu denken und Arbeitsweisen neu auszurichten.

Wie Fragen die Kreativität ankurbeln

„Kreativ“ ist eines dieser Zauberworte, das alle Augen zum Leuchten bringt, denn es birgt die Hoffnung auf Innovation und Veränderung. Ideen sind ein wichtiger Rohstoff und Kreativität ist folglich ein hohes Gut. Erfolgreiche Organisationen leben – und überleben – durch Innovationen, die heute agil, also flexibel und schnell, umgesetzt werden sollen. Um kreative Prozesse in Gang zu bringen, ihnen zusätzlichen Schwung und neue Richtungen zu geben, können offene Fragen hilfreich sein: „Welche kostengünstigen Lösungen sind denkbar?“ Ebenso kreativitätsfördernd ist die sogenannte Wunderfrage: „Was würden wir tun, wenn wie durch ein Wunder alle unsere Kostenprobleme gelöst wären?“, oder: „Angenommen, eine gute Fee gibt uns ein Jahr länger Zeit, was machen wir daraus?“, oder: „Was würden wir realisieren, wenn wir nur noch einen Tag Zeit hätten?“. Kreativität heißt, Grenzen zu überwinden, Gräben zu überspringen und den Hund mal von der Leine zu lassen – zumindest in unserer Fantasie. Deshalb sind hier – im geschützten Raum der kreativen Ideenfindung – auch provokante Fragen erlaubt.

Steht so eine Frage im Raum, gilt als wichtigste Regel, dass alle Ideen und Vorschläge ihre Berechtigung haben und zunächst nicht kritisiert werden dürfen. Dann werden die anwesenden neugierigen und kreativen Gehirne sie weiterspinnen, entwickeln, abwandeln und eine Fülle von Ideen generieren, die man später – mit ganz anderen Fragen – auf ihre Machbarkeit überprüfen kann. Für dieses kreative Spiel braucht man in erster Linie eine positive Fragekultur, in der Fragen als hilfreiche Anstöße und nicht als Zeichen von Ahnungslosigkeit gesehen werden. Denn um freies und experimentelles Denken zu ermöglichen, muss vieles erlaubt sein: Wildes, Verrücktes, Ungewöhnliches, nie Dagewesenes. Das bedeutet für den Chef oder den Auftraggeber, Kontrolle abzugeben und Spielräume zu ermöglichen.

Wer kreative Weiterentwicklung wünscht, muss seinen Mitarbeitern vertrauen, ihnen die richtigen, offenen Fragen stellen und den Mut haben, sich mit wilden Ideen auseinanderzusetzen.

Prozesse und Routinen überprüfen

In modernen Organisationen geht es darum, Konzepte schneller umzusetzen, Prozesse und Routinen kontinuierlich zu überprüfen, anzupassen und Schritt für Schritt zu verbessern. Zahlreiche Abläufe und Verhaltensmuster, die heute selbstverständlich sind, sind morgen bereits überholt. Die Überprüfung und Reorganisation von Prozessen und Strukturen brauchen größere Partizipation und mehr Entscheidungsfreiheit für die Mitarbeiter. Denn der permanente Verbesserungsprozess erfordert ein ständiges Abgleichen von Kenntnissen und Erfahrungen mit Zielen und Visionen sowie den Einsatz von kreativen Denkweisen.

Die Überprüfung von Prozessen und Routinen lässt sich in vier Stufen einteilen, die sich jeweils mit Fragen einleiten lassen.

1. Die Vision: Was wollen wir erreichen? Was wäre die Ideallösung?
2. Die Erkundung: Welche Parameter können wir infrage stellen oder modifizieren? Was ändert sich dadurch?
3. Das Experiment: Wie kombinieren wir die bestehenden Module neu? Welche neuen Elemente nutzen wir?
4. Die Modifikation: Wie verbessern sich die bisherigen Abläufe dadurch? Welchen Nutzen erreichen wir damit?

Alternativ lässt sich auch folgende eher pragmatische Frageliste zur Optimierung von Prozessen verwenden. Sie hilft, den Ablauf zu strukturieren und Entscheidungen herbeizuführen:

• Um welchen Bereich geht es?
• Wer sind die Verantwortlichen?
• Welches sind die Kernprozesse?
• Wie laufen diese Kernprozesse ab?
• Wie werden sie gemessen?
• Wie dokumentieren wir sie?
• Welche Ziele legen wir fest?
• Lassen sich die Prozesse optimieren?
• Was muss dafür geändert werden?
• Wer führt die Änderung zu welchem Zeitpunkt durch?
• Wie wird das Ergebnis kontrolliert?

Mit freundlicher Genehmigung der Haufe Group.

Sigrid Frank‑Eßlinger: Mit Fragen führen. Die besten Techniken für Führungskräfte und Coaches

2. Auflage 2019.

128 Seiten broschiert. EUR 9,95

E-Book (EPUB und PDF). EUR 3,99