Coacht die Coaches!

Immer mehr Unternehmen nutzen moderne Informations- und Kommunikationstechnik, um Blended-Learning-Konzepte in ihrer Organisation zu etablieren. Doch daraus erwachsen neue Anforderungen an die, die im Unternehmen für die Wissensvermittlung verantwortlich sind. Wie diese bewältigen?

Gerade die Coronakrise hat die „virtuelle Methode“ zur strukturierten Wissensvermittlung vielerorts zum alternativlosen Weg gemacht. Beraterin Sabine Prohaska erörtert im ersten Teil einer E-Learning-Serie im Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de Chancen und Herausforderungen digitaler betrieblicher Weiterbildung. Gleichzeitig zeigt sie, worauf interne Trainer und Personalentwickler achten müssen, damit ihre Maßnahmen Erfolg haben.

Sabine Prohaska leitet das auf Trainer-Ausbildung spezialisierte Wiener Coaching- und Beratungsunternehmen Seminar Consult Prohaska. Sie ist u.a. Autorin des im Junfermann Verlag erschienenen Buchs „Lösungsorientiertes Selbstcoaching: Ihren Zielen näherkommen – Schritt für Schritt“.

Um die Effizienz ihrer Weiterbildung zu erhöhen, denken Unternehmen schon seit die ersten PCs in den Büros Einzug hielten darüber nach: Wie können wir das Lernen in Präsenz-Seminaren mit einem computergestützten Lernen verknüpfen? Besonders intensiv beschäftigten sich bereits vor 30 Jahren mit solchen „Blended Learning” genannten Konzepten solche Unternehmen,

• in denen mehrere Mitarbeiter weitgehend identische Tätigkeiten verrichteten, weshalb sie nahezu dieselben Kompetenzen brauchten, und
• die regelmäßig vor der Herausforderung standen, große Mitarbeitergruppen zu schulen.

Sie erhofften sich von den Blended-Learning-Konzepten vor allem eine Ersparnis von (Arbeits-)Zeit und Geld, wobei allgemein das Credo lautete: Mit computergestützten Lernprogrammen lassen sich zwar kognitive Lerninhalte vermitteln, zur Herbeiführung von Einstellungs- und Verhaltensänderungen sind jedoch weiterhin Präsenz-Seminare und -Trainings nötig.

Die Entwicklung der Mitarbeiter individuell und effektiv fördern

Etwa um die Jahrtausendwende gewann ein weiteres Motiv an Bedeutung, sich mit den Themen computergestütztes Lernen und Blended Learning zu befassen. Zu diesem Zeitpunkt erkannten nämlich viele Unternehmen zwei Dinge:

• Der Lernbedarf in der Organisation ist aufgrund der rasanten Veränderungen im Unternehmensumfeld so groß geworden, dass er mit Präsenz-Seminaren allein nicht mehr befriedigt werden kann. Das Lernen muss vielmehr ein integraler Bestandteil der Alltagsarbeit werden.
• Die Lern- und Entwicklungsbedarfe der Mitarbeiter sind heute oft so verschieden, dass sie mit top-down-organisierten und zentral geplanten Personalentwicklungsmaßnahmen nur noch bedingt befriedigt werden können.

Also dachten die Unternehmen verstärkt darüber nach: Wie könnte eine Lernarchitektur gestaltet sein, die einerseits dem Bedarf entspricht und andererseits eine individuelle Förderung der Mitarbeiter ermöglicht? Infolgedessen begannen die Unternehmen zunehmend, Lernprogramme zu den unterschiedlichsten Themen zu entwickeln, auf die ihre Mitarbeiter von ihren Rechnern aus jederzeit Zugriff hatten. Sie dienten sowohl dazu, den Mitarbeitern die jeweils relevanten kognitiven Lerninhalte zu vermitteln, als auch dazu, zum Beispiel nach Präsenz-Seminaren den Transfer in den Arbeitsalltag zu sichern.

Parallel dazu begannen in den Unternehmen die Coachings zu boomen, denn die Praxis zeigte: Insbesondere wenn es um die Veränderung gewohnter Denk- und Verhaltensmuster geht, benötigen die meisten Menschen weiterhin eine persönliche Unterstützung. Deshalb enthielten fortan die meisten Blended-Learning-Konzepte auch Coaching-Elemente. Hierbei handelte es sich in der Regel um Präsenz-Coachings, denn ein Credo lautete weiterhin: Wenn die Mitarbeiter eine Einstellungs- oder Verhaltensänderung vollziehen sollen, ist eine Begegnung von Mensch zu Mensch nötig.

Unternehmen überdenken ihre tradierten Personalentwicklungskonzepte

Im heutigen, sogenannten digitalen Zeitalter stellen viele Unternehmen auch diesen Personalentwicklungsansatz in Frage – nicht nur aufgrund des rasant gestiegenen Change- und somit Lernbedarfs in der von rascher Veränderung und sinkender Planbarkeit geprägten VUKA-Welt. Hinzu kommt:

• Heute sind die meisten Mitarbeiter der Unternehmen bereits „Digital Natives“. Sie wuchsen mit dem Computer auf und sind es aus ihrer (Hoch-)Schulzeit gewohnt, diesen als Lerninstrument zu nutzen.
• Die mobilen Endgeräte – vom Laptop bis zum Smartphone – haben sich zu Alltagsbegleitern entwickelt. Die jungen Mitarbeiter der Unternehmen nutzen sie nicht nur ganz selbstverständlich, um sich zu informieren und zu kommunizieren, sondern auch um ihre (Zusammen-)Arbeit zu planen. Außerdem lernen sie mit Apps zum Beispiel Fremdsprachen und lassen sich durch sie beim Sporttreiben coachen. 

Digital Natives wollen mit moderner Technik lernen

Deshalb wirkt es heute auf einen großen Teil der Mitarbeiter geradezu anachronistisch, wenn sie bei der Personalentwicklung und evtl. sogar noch bei der betrieblichen Weiterbildung auf diese Hilfsmittel verzichten sollen. Dies gilt insbesondere für die jungen Leistungsträger in den Unternehmen, denn ihnen fällt es aufgrund ihrer herausfordernden Jobs meist schwer, heute zu sagen:

• „In vier Wochen habe ich für ein mehrstündiges Coaching Zeit“ oder
• „In zwei Monaten kann ich an einem Seminar, das 200 Kilometer entfernt von meinem Wohn- und Arbeitsort stattfindet, teilnehmen.“

Deshalb denken aktuell viele Unternehmen darüber nach, wie sie die betriebliche Weiterbildung mit den neuen Medien nicht nur effektiver, sondern auch den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter gerechter gestalten können. Sie setzen zum Beispiel bei der Vermittlung von Lerninhalten verstärkt auf Webinare statt Präsenz-Seminare – nicht nur weil hierdurch Reisezeiten und -kosten entfallen, sondern sich auch leichter smarte Designs wie „vier Module à 2 Stunden“ realisieren lassen. Und beim Coaching ihrer Mitarbeiter setzen sie verstärkt auf ein Telefon- oder Video-Coaching oder Coaching mittels Skype – auch weil sich solche Coachings kurzfristiger planen lassen.

Und beim Training der Verhaltenssicherheit der Mitarbeiter? Hier entdecken die Unternehmen die Vorzüge solcher Apps, wie sie ihre Mitarbeiter im Privatbereich schon nutzen, denn die Erfahrung zeigt: Sie sind geeignete Tools, um mit sogenannten „Micro-Learnings“ wie Transferfragen und -aufgaben sowie (Kurz-)Videos und Audios das Gelernte einzuüben und zu vertiefen.

Unternehmen sehen die Vorzüge von Blended-Learning-Konzepten

Den Unternehmen wird also zunehmend bewusst, dass ihnen die Informations- und Kommunikationstechnik viele Möglichkeiten bietet, ganz neue Lern- bzw. Blended-Learning-Konzepte zu schmieden. Studien und Online-Befragungen belegen dementsprechend: Das Gros der HR-Manager ist überzeugt, dass alle Zielgruppen in den Unternehmen von einem digitalen Lernen profitieren könnten – unabhängig davon, ob es sich um Auszubildende, Fach- oder Führungskräfte handelt. Sie sind zudem überzeugt, dass alle digitalen Lernformen an Bedeutung gewinnen. Dabei sehen sie die Zukunft jedoch weniger in der Einführung einzelner Lerntools als in der Entwicklung vernetzter Systeme.

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Dieser breite Konsens ist darin begründet, dass sich inzwischen oft auch in den Personalentwicklungsbereichen der Unternehmen ein Generationswechsel vollzogen hat: Auch dort haben zunehmend Digital Natives das Sagen. Trotzdem bleibt, wenn es um die digitale Transformation in der Personalentwicklung geht, der interne Kompetenzaufbau eine zentrale Hürde – jedoch weniger auf der Ebene der Top-Entscheider in den HR-Bereichen als auf der operativen Ebene der Trainer und Wissensvermittler.

Fallbeispiel: Kompetenzanforderungen an Trainer im digitalen Zeitalter

Insbesondere diese Trainer fühlen sich ohne eine adäquate Unterstützung oft überfordert, wenn sie künftig ihre Kollegen auch online trainieren und coachen sollen, denn dann werden sie mit vielen technischen, methodisch-didaktischen, aber auch (selbst-)organisatorischen Fragen und Problemen konfrontiert, deren Beantwortung bzw. Lösung von ihnen neue Skills erfordert. Wie vielfältig diese sind, sei am Beispiel eines fiktiven (Teilzeit-)Trainers, nennen wir ihn Michael, illustriert. Der 45-jährige Betriebswirt ist ein erfahrener Controller. Als solcher schult er in der firmeneigenen Akademie neue und eingesessene Kollegen im Thema Kostenrechnung – bisher ausschließlich in Präsenzveranstaltungen. Doch dann entscheidet die HR-Abteilung, dass die Wissens- und Kompetenzvermittlung künftig weitgehend mittels Blended-Learning-Trainings erfolgen soll. Deshalb implementierte das Unternehmen auch ein Lernmanagement-Systems (LMS). Trainer Michael verunsichert diese Entscheidung, denn er hat weder Erfahrung mit einem LMS noch mit dem Thema Blended Learning. Klar ist ihm jedoch: Hierdurch verändert sich seine Trainertätigkeit stark – vor allem, weil er künftig als Trainer nicht mehr im Seminarraum, sondern weitgehend an einem PC mit einer Kamera arbeitet.

Seminarplanung und -design (klare Lernziele formulieren)

Die erste Herausforderung, vor der Michael hierbei steht, ist: Er muss sich für seine bisherigen Seminarinhalte Lernziele überlegen und daraus ableiten, welche Inhalte er künftig online vermitteln könnte und welche nicht. Zum ersten Mal in seinem Trainerleben muss er zudem der HR-Abteilung für jedes Lernmodul ein schriftliches Design vorlegen und sich vorab auf die genaue Abfolge der Inhalte sowie ein bestimmtes methodisches Vorgehen festlegen. Das widerspricht seiner bisherigen Arbeitsweise, bei der er sich oft situativ, im Dialog mit der Gruppe für das weitere Vorgehen entschied.

Lernplattformen nutzen und Webinare halten

In einem Online-Tutorial lernt Michael die Lernplattform kennen und bedienen. Dabei merkt er, dass er sich für die optimale Gestaltung von Webinaren auch mit folgenden Fragen befassen muss:

• Welche Gestaltungsmöglichkeiten bietet die gewählte Webinar-Plattform (Whiteboard-Funktion, Chat, Umfragetool, Bildschirm teilen, etc.)?
• Wie lange sollte ein Webinar dauern?
• Wie kann ich die Teilnehmer so einbinden, dass sie motiviert bleiben und nicht offline gehen? Sollte zum Beispiel der Chat während des Webinars aktiviert sein?

Zudem spürt er: Die Arbeit vor einer Kamera ohne direkten Augenkontakt mit den Teilnehmern ist nicht nur ungewohnt, sie kostet Überwindung.

Vertonte Bildschirmaufnahmen

In dem Online-Tutorial erfuhr Michael auch: Mit Microsoft PowerPoint kann man Folien vertonen; zudem ist eine Aufnahme des Kamerabilds möglich. Also macht er sich zu Hause ans Werk. Dabei erkennt er: Für eine gute Ton- und Bildqualität braucht er ein Mikrofon bzw. Headset und eine externe Webcam. Doch wer stellt ihm dieses Equipment zur Verfügung? Die Firma – oder muss er sich selbst darum kümmern?

Beim Anschauen der ersten Aufnahmen merkt Michael auch: Er spricht viel zu lange, und die Botschaften sind zuweilen nicht klar genug formuliert. Ihm wird bewusst, dass er sich auch mit Themen wie

• Videoaufnahmetechnik
• optimaler Länge der Lernvideos
• klarer, einfacher Sprache
• Videoschnitt

befassen muss.

Ansprechende Unterlagen produzieren

Für einige Inhalte möchte Michael Skripte zum Selbststudium hochladen. Bisher druckte er nur seine PowerPoint-Folien für die Seminarteilnehmer aus. Doch diese genügen für ein Selbststudium nicht. Also gilt es zusätzliche schriftliche Unterlagen zu erstellen. Um diese ansprechend zu gestalten, muss sich Michael unter anderem mit folgenden Themen befassen:

• verständliche, leicht lesbare Sprache
• Visualisierungen durch Piktogramme, Grafiken usw.
• Urheberrecht (Welche Bilder darf ich verwenden?)
• optimale Länge und Gliederung des Textes.

Wissensüberprüfungen erstellen

Um den Lerntransfer in der Online-Phase zu überprüfen, soll Michael zudem eine Wissensüberprüfung mit Multiple-Choice-Fragen erstellen. Dabei fragt er sich oft, ob die Fragen zu leicht oder zu schwer sind. Zudem erkennt er: Auch die falschen Antwortmöglichkeiten sollten plausibel klingen, damit die richtige Antwort nicht im Ausschlussverfahren erraten werden kann. Für einen Themenbereich entwirft Michael auch eine Fallarbeit. Die Teilnehmer sollen ihre Lösung als Dokument auf die Lernplattform hochladen. Binnen einer Woche erhalten sie dann ein schriftliches Feedback, verspricht Michael.

Videos produzieren

Zur Begrüßung der Teilnehmer im Online-Seminar nimmt Michael ein Video auf – mit seinem Smartphone. Beim Hochladen stellt er fest: Das Bild ist verkehrt herum. Ein Kollege, den er telefonisch um Rat bittet, erklärt ihm, dass man die Videos stets im Querformat aufnehmen muss. Außerdem weist er Michael darauf hin, dass der Hintergrund seines Videos – ein unaufgeräumter Schreibtisch – nicht optimal für ein Startvideo ist. Michael sollte sich künftig ein passenderes Setting überlegen.

Betreuung während des Online-Lernens

Michael möchte auch in der Online-Phase für die Teilnehmer ansprechbar sein. Also macht er einige Posts im LMS und lädt die Teilnehmer dazu ein, ihm online Fragen zu stellen. Doch leider hat er erst eineinhalb Wochen später wieder Zeit, ins Forum zu schauen, und bemerkt, dass einige Teilnehmer fast schon genauso lange auf eine Antwort auf ihre Fragen warten, denn: Michael hatte diesen „Job“ weder in seinem Kalender notiert, noch die automatische Benachrichtigung bei neuen Posts durch das System aktiviert.

Klare, transparente Vorgaben machen

Auch die ersten Rückmeldungen zu seiner Fallarbeit überraschen Michael: Manche Teilnehmer schreiben drei Sätze, andere fünf Seiten. Michael erkennt: Er muss genauere Vorgaben machen – zum Beispiel, indem er eine Mindestzeichenanzahl angibt. Außerdem wünscht seine Firma, dass er im LMS die Arbeiten in Prozent bewertet, um den Seminarerfolg der Teilnehmer beurteilen zu können. Michael hat sich jedoch kein klares, transparentes Bewertungsschema für die Fallarbeit überlegt. Dies muss er beim nächsten Mal tun und das Schema den Teilnehmern vorab mitteilen.

Schriftliches Feedback geben

Auch das versprochene schriftliche Feedback ist keine leichte Aufgabe, erkennt Michael rasch, denn hierbei muss er einerseits die Feedbackregeln beherzigen und sich andererseits so klar ausdrücken, dass die Teilnehmer verstehen, was gemeint ist – und das rein schriftlich, ohne dass er wie im Seminar die Reaktion der anderen Person sieht. Das dauert länger als gedacht; ebenso das Lesen der Fallausarbeitungen. Hierfür muss Michael mehr Zeit in seinem Terminkalender einplanen.

Einführung von Blended Learning ist ein Change-Projekt

Mit solchen technischen, methodisch-didaktischen, aber auch (selbst-)organisatorischen Fragen und Problemen kämpfen Trainer und Wissensvermittler eigentlich stets, wenn ihr Arbeit- oder Auftraggeber beschließt: Wir wollen das Online-Lernen in unserer Organisation forcieren und künftig bei der Personalentwicklung verstärkt auf Blended Learning setzen. Eine Ursache hierfür ist: Die Unternehmen und ihre HR-Bereiche verkennen oft, dass es sich hierbei um ein Change-Projekt handelt, das unter anderem

• auf die Schaffung einer neuen Lernkultur in ihrer Organisation abzielt
• eine Einstellungs- und Verhaltungsänderung bei allen Beteiligten erfordert.

Entsprechend professionell muss das Projekt gemanagt werden.

Sie unterschätzen zudem oft, wie viele neue Kompetenzen die Trainer und Wissensvermittler brauchen, um auch künftig ihre Rolle bzw. Funktion professionell wahrzunehmen. Deshalb empfiehlt es sich, ihnen in einer Blended-Learning-Trainer-Aus- und -Weiterbildung die noch fehlenden Skills zu vermitteln und sie in dem Change-Prozess coachend zu begleiten. Sonst entstehen speziell bei Teilzeit-Trainern rasch Vorbehalte gegen das Online-Lernen bzw. Blended Learning, und sie empfinden das Trainieren zunehmend als eine belastende Zusatzaufgabe. Das heißt, es besteht Gefahr, dass Unternehmen firmeninterne Wissensvermittler verlieren. Dabei brauchen die Unternehmen diese zunehmend, wenn sie sich zu lernenden Organisationen entwickeln möchten, die für die VUKA-Welt gewappnet sind.