Risikomanagement als Basis für erfolgreiche Projekte

Projektmanagement-Experte Fabian Walter (Foto: privat)

Das größte Risiko für Projekte besteht darin, kein Risikomanagement zu betreiben. Davon ist Projektmanagement-Experte und -Lehrer Fabian Walter überzeugt. Doch warum wird es in den meisten Projekten stiefmütterlich behandelt? Und wie setzt man es ressourcensparend auf?

Fabian Walter ist Geschäftsführer von ErfolgreichProjekteLeiten.de und hat einen ganzen Kasten voller Werkzeuge, die das Projektmanagement erleichtern und Projekterfolg absichern. Das Wichtigste aber ist für ihn, die Augen nicht vor Projektrisiken zu verschließen, sondern mit den Risiken auch die Chancen zu sehen. Dies erklärt er näher im Channel Produktion & Prozesse auf buchreport.de.

Risikomanagement ist einer der wichtigsten Bausteine erfolgreicher Projekte. Doch obwohl ein professionelles Risikomanagement nicht zwingend mit viel Mehraufwand einhergehen muss, wird es nur in den wenigsten Projekten konsequent angewandt.

In diesem Artikel erfahren Sie,

• warum Risikomanagement so wichtig ist
• warum Risikomanagement immer auch Chancenmanagement ist
• wie jede Projektleiterin und jeder Projektleiter in nur vier Schritten ein einfaches, aber wirkungsvolles Risikomanagement umsetzen kann.

Das größte Risiko ist mangelhaftes Risikomanagement

Leider werden in vielen Projekten nur die offensichtlichen Gefahren berücksichtigt. Manchmal werden noch 5 bis 10% Risikopuffer auf das Projektbudget aufgeschlagen – fertig ist das „Risikomanagement“. So wird mangelhaftes Risikomanagement oft zu einem der größten Projektrisiken.

Bei genauerer Betrachtung ist dies allerdings – aus mindestens zwei Gründen – völlig unverständlich. Einerseits bringen Projekte im Vergleich zum Tagesgeschäft ein deutlich höheres Risiko des Scheiterns mit sich. Denn die meisten Projekte sollen in einem dynamischen Umfeld und durch interdisziplinäre Zusammenarbeit verschiedener Fachleute neue Lösungen für (relativ) komplexe Probleme finden. Andererseits muss Risikomanagement nicht zwingend einen hohen Mehraufwand bedeuten. In vielen Projekten lässt sich schon mit relativ wenig Aufwand viel Positives erreichen.

Vor diesem Hintergrund verwundert es dann doch, dass systematisches Risikomanagement in vielen Projekten nicht vorkommt, obwohl es ein unverzichtbarer Baustein für den Erfolg von Projekten – und damit integraler Teil des Projektmanagements – ist.

Der Channel Produktion & Prozesse

Weitere Lösungen, Impulse und Erfahrungsberichte für die Verlagsproduktion lesen Sie im Channel Produktion & Prozesse von buchreport und Channel-Partner Publisher Consultants.
Hier mehr… 

Risiko: eine Definition

Aber was ist eigentlich ein Risiko? In unserem alltäglichen Sprachgebrauch wird „Risiko“ vorwiegend mit schlechten Ereignissen in Verbindung gebracht – beispielsweise das Risiko, einen Unfall zu haben oder im Urlaub krank zu werden. In dieser Fokussierung auf das Negative liegt meines Erachtens aber einer der Hauptgründe, warum wir uns das Risikomanagement so schwer machen. Denn wer will sich schon gerne mit negativen Ereignissen, die dann möglicherweise nicht einmal eintreten, beschäftigen? Außerdem blenden wir so auch einen großen und wichtigen Teil des Risikomanagements aus. Dazu weiter unten mehr.

Für ein professionelles Risikomanagement müssen wir uns also von dieser Alltagsdefinition lösen. Doch wie sollten wir dann ein Risiko definieren?

Ein Risiko ist ein möglicherweise eintretendes Ereignis, das – wenn es eintritt – Auswirkungen auf die Zielerreichung haben wird.

Wer diese Definition zum ersten Mal liest, denkt meist: Das ist jetzt aber unspektakulär. Doch bei genauerem Hinsehen wird deutlich, warum sie das Risikomanagement – und damit die Projekte – so viel erfolgreicher macht.

Diese Definition verändert nämlich unseren Blickwinkel, weg von der reinen Betrachtung negativer Risiken (= Gefahren) und ermöglicht uns auch den Blick auf Risiken mit potenziell positiven Auswirkungen auf unsere Ziele (= Chancen).

Mit diesem neuen Blickwinkel wird Risikomanagement immer auch zum Chancenmanagement.

Wir versuchen also nicht mehr nur die Eintrittswahrscheinlichkeit und die möglichen Auswirkungen von Gefahren zu reduzieren, sondern auch die Eintrittswahrscheinlichkeit und die möglichen Auswirkungen von Chancen zu erhöhen.

Erfolgreichere Projekte durch den richtigen Blickwinkel

Wie wichtig der richtige Blickwinkel ist, wusste schon Sophokles vor über 2000 Jahren, als er sagte: „Was man sucht – es lässt sich finden, was man unbeachtet lässt – entflieht!“

Wenn Sie Risikomanagement in Zukunft also zusätzlich als Chancenmanagement betrachten, dann machen Sie nicht nur das Eintreten von negativen Situationen unwahrscheinlicher, sondern machen auch positive Situationen erreichbar – eben, weil Sie aktiv darauf hinarbeiten, dass deren Eintrittswahrscheinlichkeit steigt. Und damit werden Sie um ein Vielfaches erfolgreichere Projekte erhalten!

Einfach und wirkungsvoll: Risikomanagement in vier Schritten

Aber wie sieht nun ein professionelles Risikomanagement aus, das wirkungsvoll ist und gleichzeitig keinen großen Mehraufwand bedeutet?

1. Identifikation

Der erste und einer der wichtigsten Schritte im Risikomanagement-Prozess ist die Identifikation der Risiken. Listen Sie hier möglichst alle Unsicherheiten, vor denen Sie stehen, auf.

Techniken, die sich hier anbieten, sind u.a. Brainstorming (mit dem Projektteam und/oder mit wichtigen Beteiligten), Expertenbefragungen, die Herleitung von Risiken aus vergangenen Projekten oder eine SWOT-Analyse.

Bereits in diesem ersten Schritt ist es wichtig, zu prüfen, ob aus einer Unsicherheit eine Gefahr (= negative Auswirkung auf Ihre Ziele), eine Chance (= positive Auswirkung auf Ihre Ziele) oder auch beides entstehen kann.

2. Bewertung der Risiken

Nun geht es darum, die im ersten Schritt aufgelisteten Risiken zu bewerten. Es geht also um die Frage: Gibt es Risiken, um die Sie sich dringender kümmern müssen als um andere?

Diese Risikobewertung wird in drei Teilschritten vorgenommen. Zuerst bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit, dann die Auswirkungen auf Ihre Ziele im Falle eines Eintretens. Ich empfehle für beides immer eine 5er-Skala: für die Eintrittswahrscheinlichkeit von (1) = unwahrscheinlich bis (5) = fast sicher und für die Auswirkungen von (1) = vernachlässigbar bis (5) = extrem.

Natürlich können Sie auch eine mehr oder weniger detaillierte Einteilung verwenden. Meiner Erfahrung nach ist die beschriebene Granularität aber optimal, um die unterschiedliche Bedeutsamkeit der Risiken darstellen zu können.

Wenn Sie die Werte für Eintrittswahrscheinlichkeit und Konsequenzen bewertet haben, geht es an die Berechnung der Risikofaktoren. Dafür müssen Sie einfach diese beiden Werte miteinander multiplizieren. Wenn eines Ihrer Risiken beispielsweise „wahrscheinlich“ eintritt (= 4) und es „mittlere“ Auswirkungen (= 3) für Ihr Projekt hätte, dann ist der Risikofaktor „12“ (4×3).

Nun können Sie Ihre Risiken ganz einfach anhand des Risikofaktors sortieren und wissen so, um welche Risiken Sie sich prioritär kümmern sollten.

Eine Möglichkeit der grafischen und daher anschaulichen Darstellung der Risiken ist das sogenannte Risiko-Mapping. Hierzu tragen Sie die Risiken in eine 5×5-Matrix ein. Die X-Achse steht für die Auswirkungen, die Y-Achse für die Eintrittswahrscheinlichkeit.

3. Maßnahmen einleiten

Im dritten Schritt geht es nun darum, gezielte Maßnahmen für die negativen wie auch die positiven Risiken einzuleiten.

Eine Möglichkeit sind proaktive Maßnahmen, die schon vor dem Eintreten des Risikos umgesetzt werden. Hierdurch soll die Eintrittswahrscheinlichkeit einer Gefahr reduziert werden, sodass sie gar nicht erst eintritt. Bei Chancen soll die Eintrittswahrscheinlichkeit natürlich erhöht werden, sodass sie möglichst wahrscheinlich eintreten.

Die andere Möglichkeit sind reaktive Maßnahmen, die erst dann umgesetzt werden, wenn die Gefahr bereits eingetreten ist. Hierdurch sollen die negativen Auswirkungen möglichst stark abgemildert werden.

Kommen wir nun zurück zum oben angesprochenen Risikomapping. Denn anhand der Farben erkennen Sie nun, um welche Risiken Sie sich wie intensiv kümmern sollten:

• Risiken in grünen Zellen – mit niedrigem Risikofaktor – müssen Sie meist nicht proaktiv bearbeiten. Vielmehr sollten Sie diese Risiken regelmäßig daraufhin überprüfen, ob Veränderungen bei der Wahrscheinlichkeit oder den Auswirkungen eingetreten sind. Falls dies der Fall ist, sollten Sie diese in der Matrix neu einordnen.
• Risiken in den gelben Zellen stehen für einen mittleren Riskofaktor. Diese sollten Sie überwachen. Diese Überwachung sollte dazu führen, dass Sie Änderungen bei der Wahrscheinlichkeit oder den Konsequenzen frühzeitig erkennen, um noch geeignete Maßnahmen ergreifen zu können. Natürlich können bei diesen Risiken auch schon proaktiv geeignete Maßnahmen eingeleitet werden.
• Risiken in roten Zellen stehen für einen hohen Risikofaktor, weshalb Sie diese sehr engmaschig überwachen sollten. Zudem sollten Sie hier gleich von Anfang an Maßnahmen einleiten.

4. Kontrolle

Im vierten Schritt geht es darum, in festgelegten Intervallen zu überprüfen, ob es Veränderungen bei den Risiken gegeben hat:

• Hat sich etwas an der Eintrittswahrscheinlichkeit oder den Auswirkungen der Risiken verändert?
• Haben Ihre Maßnahmen die gewünschten Wirkungen entfaltet?
• Müssen Sie eventuell Anpassungen vornehmen oder sogar weitere Maßnahmen einleiten?

Diese regelmäßige Kontrolle der Risiken ist – neben der Identifikation der Risiken in Schritt 1 – einer der wichtigsten Schritte im Risikoprozess. Hier entscheidet sich nämlich, ob Ihr Risikomanagement wirklich etwas bringt. Die Qualität Ihres Risikomanagements steht und fällt damit, ob es sich bei den Dokumenten um „lebende“ Dokumente handelt, die regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.

Und damit kommen Sie von Schritt 4 – Kontrolle – auch direkt wieder zu Schritt 1 – Identifikation. Denn ein professionelles Risikomanagement ist ein iterativer Prozess, der mit dem Projektstart beginnt und erst mit dem Projektende aufhört.

Immer mit dabei: Dokumentation und Kommunikation

Wichtige, aber oft vernachlässigte Elemente beim Risikomanagement sind Dokumentation und Kommunikation der gewonnenen Informationen. Ohne sie wird der Nutzen des Risikomanagements leider oft drastisch reduziert.

Denn nur wenn die Erkenntnisse über Risiken, Eintrittswahrscheinlichkeiten und geplante bzw. umgesetzte Maßnahmen gut dokumentiert und den relevanten Akteuren zugänglich gemacht werden, können diese Informationen auch dazu genutzt werden, den Risiken optimal zu begegnen. Außerdem kann eine solche Dokumentation in einem späteren, neuen Projekt die Identifikation der Risiken deutlich erleichtern.

Denken Sie also immer daran, dass Sie bei jedem Schritt Ihre Ergebnisse dokumentieren und auch kommunizieren. Mit dem Excel-Risikolog, das Sie unter erfolgreich-projekte-leiten.de/Risikolog herunterladen können, ist diese Arbeit schnell erledigt.

Fazit: Erfolgreichere Projekte durch einfaches, aber wirkungsvolles Risikomanagement

Damit haben Sie die vier Schritte eines professionellen Risikomanagements durchlaufen.

Sie haben

1. die Risiken identifiziert
2. die Risiken bewertet und in einer Risikomatrix eingetragen 
3. Maßnahmen geplant und eingeleitet 
4. kontrolliert, welche Veränderungen sich ergeben haben und welche Maßnahmen erfolgreich waren.

Mit der Dokumentation und Kommunikation der Ergebnisse in jedem Schritt stellen Sie sicher, dass die gesammelten Informationen für die relevanten Akteure und auch für zukünftige Projekte zur Verfügung stehen.

Mit diesem systematischen und professionellen Risikomanagement, das immer auch Chancenmanagement ist, optimieren Sie Ihre Zielerreichung und verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil, der am Schluss den Unterschied ausmachen kann. Und das meist mit sehr wenig zusätzlichem Aufwand.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen erfolgreiche Projekte und viel Spaß beim Risiko-/Chancenmanagement!

Fabian Walter