Wie der Piper Verlag seinen Satz automatisiert

Wie geht das – ein hochautomatisierter Content-Workflow, der ein hohes Maß an Individualisierung zulässt? Und dabei Autorinnen und Autoren sowie die Mitarbeitenden mitnimmt?

Wie dem Piper Verlag dieser Sprung in die crossmediale Welt gelungen ist und welche Erfolgsfaktoren dabei maßgeblich waren, berichten Oliver Stehr, Leiter der Herstellung Digital und Print, und die Herstellerin Lena Wilts im Channel Produktion und Prozesse auf buchreport.de.

Oliver Stehr (Foto: Piper)

Sie haben sich bei Piper bereits 2016 entschieden, bei den Abläufen in der Herstellung weniger zu „frickeln“ und den Workflow zu verbessern. Warum haben Sie damals diese neue Richtung eingeschlagen?

Oliver Stehr: Die Entscheidung, diesen Weg zu gehen, war nicht meine. Ich war in der glücklichen Situation, mich ins „gemachte abavo-Nest“ setzen zu dürfen. Mein Vorgänger bei Piper hatte sich bereits sehr intensiv mit der Workflow-Frage auseinandergesetzt und viele am Markt befindliche Möglichkeiten gesichtet.

Warum hat sich der Verlag entschlossen, etwas zu ändern?

Naja, irgendwann muss ein Workflow angepasst und der individuelle „Wildwuchs“, der sich in den Jahren entwickelt hat, eingedämmt werden. Die vorliegende Datenqualität war sehr unterschiedlich und teilweise weniger brauchbar für die Übernahme ins E-Book. Daraus entstand der Wunsch nach einer einheitlichen Datenqualität, die auch künftigen Anforderungen gewachsen ist.

In welchen Schritten haben Sie das Projekt umgesetzt?

Oliver Stehr: Bei der Frage möchte ich gern auf meine Kollegin Lena Wilts verweisen, Lena hat die Integration begleitet und kann diese Frage besser beantworten.

Lena Wilts (Foto: Piper)

Lena Wilts: Es musste eine Lösung sein, die für die Autoren und Kollegen im Haus handhabbar ist. Ebenso sollten die unterschiedlichen Dienstleister einheitlich an den Datensätzen arbeiten können, so dass wir im Ergebnis zu einer hochwertigen, einheitlichen Datenstruktur kommen. Gestartet sind wir mit einer speziell auf Piper abgestimmten Word-Dokumentenvorlage. Diese Vorlage kann über XML/HTML5 in mehrere InDesign-Templates mit differenzierten Zeichen- und Absatzformaten gewandelt werden. So kann weiterhin im InDesign mit all seinen Möglichkeiten gearbeitet werden. Nach Abschluss der Satzarbeiten kann der Datensatz wieder als Word und XML/HTML5 inklusive allen Korrekturen mit den ursprünglichen Formatierungen zurückgewonnen werden. Diese rückkonvertierten Daten sind nicht nur Teil der Archivdaten, sondern waren zunächst auch die Ausgangsbasis für unsere E-Book-Konvertierung. Zusammen mit dem E-Publishing-Berater Fabian Kern haben wir eine Basisformatierung für unsere E-Books erarbeitet, die sich mit kleinen zuspielbaren CSS-Schnipseln hervorragend titelgenau individualisieren lässt.

Wie haben Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen mitgenommen? Welche Vorteile haben diese von der neuen Lösung?

Oliver Stehr: Wir dürfen bei dieser Lösung nicht vergessen, dass wir diesen Weg gemeinsam mit unseren Kolleginnen und Kollegen im Haus gegangen sind. Hier sind alle Abteilungen frühzeitig eingebunden worden. Ein ganz großer Vorteil des sogenannten „vlow-Konzepts“ ist, dass es auf Microsoft Word basiert – ein Programm, das dem Nutzer erst einmal bekannt ist, keine Angst schürt und nicht den Eindruck einer technisch überladenen Workflow-Lösung hinterlässt. Jeder hat schon mit Word gearbeitet und kennt die Grundfunktionen. Durch Schulungen sind die Besonderheiten, die unsere Datenaufbereitung mitbringt, unkompliziert vermittelt worden. Es gibt also keine Berührungsängste bei der Technik. Der Vorteil liegt ganz klar in der Einheitlichkeit der Daten und gleichzeitig in der maximalen Freiheit, doch ein individuelles Produkt umzusetzen. Die Bearbeitung erfolgt unkompliziert auf einer gemeinsamen Basis.

Lena Wilts: Es stellte sich recht schnell heraus, dass die neue Arbeitsweise den Satzprozess erkennbar beschleunigte. Der Zeitgewinn wurde auch auf Lektoratsseite dankend angenommen. Die Dokumentenvorlage hat auch einiges für den Alltag im Verlag gebracht. Neben den Strukturierungshilfen, Tools zur Dokumentenbereinigung, die zum Beispiel mikrotypografische Details aufspüren und bereinigen können, gibt es noch einen echten „Joker“: eine automatisierte Rechtschreibprüfung nach der Duden-Engine.

Oliver Stehr: Schon im Manuskript-Stadium haben wir eine grundbereinigte Datei. Mit dieser können wir schon im Vorfeld, unabhängig vom späteren Ausgabeformat – da alle Ausgabekanäle auf der gleichen Struktur beruhen – Vorab-EPUBs oder Leseexemplare für Vertrieb und Presse erstellen.

Sie nutzen Automatisierung nicht nur für die E-Book-Erstellung, sondern mit Hilfe der Print-CSS-Technik auch für Printausgaben. Wie funktioniert dies?

Oliver Stehr: Tatsächlich ist das unserer E-Book-Erstellung sehr ähnlich. Wir nutzen ein von Fabian Kern entworfenes Basis-Layout, das sich auf Satzspiegel-, Zeichen-, und Absatzebene individualisieren lässt. Basis ist wieder unser strukturiertes Word-Dokument.

Was zeichnet Ihre Print-CSS-Lösung aus?

Oliver Stehr: Die Geschwindigkeit und der Automatisierungsgrad sind enorm. Mehrere Hundert Seiten Text lassen sich in wenigen Minuten setzen und das Ergebnis ist so gut, dass in Blindtests im Haus den Kollegen die andere Produktionsweise nicht aufgefallen ist. Neben dem Zeitgewinn lässt sich auch der finanzielle Vorteil nicht leugnen.

Der Channel Produktion & Prozesse

Weitere Lösungen, Impulse und Erfahrungsberichte für die Verlagsproduktion lesen Sie im Channel Produktion & Prozesse von buchreport und Channel-Partner Publisher Consultants.
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Wie haben Sie die Dienstleister mitgenommen?

Oliver Stehr: Es gab und gibt Schulungsangebote zum Einstieg in das System. Das Ganze ist zu einer äußerst konstruktiven Runde mit stetigem Austausch gewachsen.

Was raten Sie einem Verlag, der ein solches Workflow-Projekt angehen möchte?

Oliver Stehr: Es nicht zu übertreiben! Braucht es wirklich eine komplett individuelle Lösung, die alle meine Zukunftswünsche abdecken kann? Einfach mal mit den Kollegen in der Branche sprechen. Eigentlich haben wir doch alle die gleichen Wünsche und Sorgen, und der eine oder andere hat hier schon eine brauchbare Lösung gefunden.

Auf dem CrossMediaForum im Juli 2022 in München haben Sie unter dem Titel „Frickelst du noch oder produzierst du schon?“ gesprochen. Was war Ihre zentrale Botschaft?

Oliver Stehr: Bei dem Vortrag berichteten abavo und Fabian Kern, wie mittels vlow ein hoher Grad an Autarkie bei der modernen Medienproduktion erzielt wird und zudem hochaktuelle Themen wie „barrierefreies EPUB“ und Satzautomatisation jenseits von InDesign & Co. mit Print-CSS elegant realisiert werden können. Piper ist ein ausgesprochen zufriedener Kunde, der sich nicht mehr bei der Aufbereitung der Daten in maximaler Individualität verlieren muss und ohne Umwege schnell und unkompliziert produzieren kann.

Die Fragen stellte Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Heinold Spiller & Partner.