Den Novitäten-Berg digital abarbeiten

Die Buchbranche testet in diesem Jahr intensiv die Digitalen Vorschauen – aus zwei Perspektiven:

• Die Verlage können ihre Programminformation laufend aktualisieren und für einzelne Kunden maßschneidern – mehr zu diesem Aspekt hier.
• Der Handel ist nicht nur Adressat dieser modifizierten Programminformation, sondern er erhält ein vielfältig zu nutzendes Arbeitsmittel.

Denn nicht nur der Verlag kann seine Programm-Datenbank à jour halten und auf unterschiedliche Händlerbedürfnisse zuschneiden, die Händlerkunden selbst setzen ihre Filter: „Unser Programm wird eine ganz andere Clusterung erfahren, weil sich der Kunde selbst die Vorschau so sortiert, wie er sie benötigt“, prophezeit etwa Tino Uhlemann von der Kalenderverlagsgruppe KV&H, heißt: Der Händler komponiert sich seine Sortimentsauswahl aus dem Angebot „seiner“ Digitalvorschau.

Ganz andere Arbeitsweise
Aus Händlersicht gelten als wichtige Funktionen der Digitalvorschau:

• Titel lassen sich verlagsübergreifend recherchieren und filtern nach Themen/Warengruppen, Formaten und Erscheinungsterminen.
• Individuelle Informationen zu einzelnen Titeln, die Kollegen eingeben oder auch die Vertreter einspeisen, sind für alle Mitarbeiter des Händlers an einer Stelle sichtbar, zusammen mit Aktualisierungen, die der Verlag vornimmt.
• Bestellungen können direkt aus der Vorschau generiert, auf den Weg gebracht und in die Warenwirtschaft integriert werden.
• Je nach System lassen sich eigene Aktionen und Titellisten für Werbemittel und gezielte Kundenansprache zusammenstellen.

Ein augenfälliger Rationalisierungseffekt ergibt sich für Handelsunternehmen mit mehreren Standorten, erst recht für die großen Filialisten, aber auch für Verbünde, die gemeinsame Aktionen fahren und/oder andere synergiestiftende Aspekte eines Filialsystems nachbilden.

Das Zusammenspiel der Filialbestellungen und der zentralen Steuerung des Sortimentskerns sei mit gedruckten Vorschauen „ein Grauen“, sagt etwa Stephanie Lange (Foto), in der Hugendubel-Geschäftsführung zuständig fürs Filial- und Sortimentsmanagement. Im Interview verweist sie aber auch auf die Möglichkeiten der Effizienzsteigerung für den Standortbuchhandel. Die Herausforderung, aus vielen Einzeltiteln ein attraktives, lokales Sortiment zusammenzustellen, lasse sich mit digitalen Vorschau wirkungsvoller lösen.

„Lokale Komponente wird wichtiger“

Frau Lange, Sie bekennen sich als Fan der Digitalvorschau: Weil diese die besonderen kommunikativen Herausforderungen eines Filialbetriebs löst?

Ja, ich bin begeistert von der Chance, unseren Novitäten-Einkauf mit digitaler Unterstützung zu verbessern. Es löst tatsächlich Probleme, für die wir sonst bei Hugendubel eine eigene Lösung hätten finden müssen. Insofern kommt uns das zupass und deshalb sind wir ein Buchhändler, der bei diesem Thema ein bisschen drängelt. Aber digitale Vorschauen sind ja kein Filialistenprojekt. Ich sehe für alle Beteiligten in der Branche große Chancen.

Sie haben auch im Verlagsvertrieb gearbeitet?…

…?und ich bin gelernte Buchhändlerin, die auch im mittelständischen Buchhandel gearbeitet hat. Ich kann mir sogar vorstellen, dass der Standorthandel noch mehr Effizienzsteigerung haben wird als wir, auch wenn es mir nicht zusteht, den Kolleginnen und Kollegen da einen Ratschlag zu erteilen.

Die Verlage müssen viele Informationen aufbereiten und zur Verfügung stellen, aber auch sie werden letztlich profitieren. Der Prozess wird erleichtert und daher bekommen alle mehr Zeit für die Themen, über die wir reden müssen. Da ist uns Amerika 8 Jahre voraus, dass Dinge, die automatisiert werden können, auch wirklich entsprechend rationalisiert werden.

Der Reihe nach: Worin liegt für Sie selbst der Nutzen?

Bei Hugendubel gibt es einen zweigliedrigen Novitäteneinkauf. Die Sortimentsmanager wählen die Titel aus, die für alle Buchhandlungen Relevanz besitzen. Mit der Kenntnis dieser Titel entscheiden die Filialen vor Ort, welche Titel für sie darüber hinaus relevant sind. Durch diese Komplexität ist der Einkauf und die Kommunikation über gedruckte Vorschauen ein Grauen, weil sie in unseren Prozessen nicht abzubilden sind. Wir schicken Listen mit der zentralen Auswahl an die Filialen mit Verweis auf die Seite in den gedruckten Vorschauen. Nur mit diesem Wissen sind die Kollegen in den Filialen für das Vertretergespräch gerüstet. Das ist viel zu aufwendig. Deshalb waren wir auf der Suche nach einer digitalen Unterstützung, die es ermöglicht, unseren Buchhändlern mitzuteilen, wo wir uns besonders engagieren wollen und aus welchem Portfolio sie dezentral einkaufen können.

Ist das ein verändertes Vorschau-Verständnis?

Es ist kein Prospekt mehr, sondern ein tagesaktuelles Kommunikationssystem, das alle Beteiligten verbindet, informiert und schnellere Entscheidungen fördert. Entsprechend haben wir uns auch nicht gefragt: Was mache ich heute mit einer Papiervorschau und wie übertrage ich das auf die digitale Vorschau. Sondern andersherum: Wir haben uns unsere Prozesse angeschaut, ein Zielbild formuliert und sind jetzt in der Projektphase. Es geht um 3 Stufen: Erstens Einkauf des Sortiments-Managements, zweitens die Information an die Filialen und Verlage, was wir zentral ausgewählt haben, und drittens die individuelle Auswahl der Filialen. Wir haben ja ein sehr heterogenes Filialnetz und die Kollegen vor Ort gestalten unter Berücksichtigung von Marktentwicklung, lokalen Bedingungen und Raumkapazitäten ihr Angebot.

Das ist alles weit weg vom mittelständischen Buchhandel?…

Auf den ersten Blick. Ja, wir arbeiten an einer Lösung für eine komplexe Filialstruktur und sind dafür privilegiert durch eine eigene IT, die sich um die Schnittstellen kümmert. Grundsätzlich stellen sich die Fragen aber in jeder Buchhandlung: Wie will ich einkaufen? Welche Informationen benötige ich? Welche Rolle spielt der Außendienst der Verlage?
Wir erwarten viele Informationen vom Verlag über Werbemaßnahmen, über Vergleichstitel, auch, wo wir den Titel in unserer Sortimentsstruktur am Besten verorten. Wir erwarten, dass er uns sagt, welche Titel für welche Region relevant sind und zu welchem Titel er uns Veranstaltungen und Local-Marketing-Aktivitäten anbieten kann. Diese Fragen stellt sich genauso der Standorthändler. Aus meiner Erfahrung würde ich annehmen, dass auch Mittelständler nur eine begrenzte Zahl von Vertretern empfangen können. Eine digitale Vorschau hilft, künftig bessere und zeitnahe Informationen zu erhalten.

Was sind die Voraussetzungen?

Jede Buchhandlung hat ihre Kunden, ihr Profil, ihre Sortimentsstruktur. Die Herausforderung ist, den Prozess für den Einkauf zu formulieren, so dass aus vielen Einzeltiteln ein attraktives, lokales Sortiment entsteht. Neben der Verfügbarkeit der Topptitel wird die Notwendigkeit einer lokalen Ausrichtung immer größer. Vor Jahren wurde noch gekauft, was auf dem Tisch lag, es war ein wunderbarer Verkäufermarkt. Heute hat der Kunde viel größere Erwartungen, ist viel besser informiert. Ich muss heute mit dem Sortiment viel mehr überzeugen, viel klarer strukturieren und viel mehr Orientierungsleistung bieten. Da hilft uns allen ein aktualisiertes und mit viel mehr Informationen angereichertes Vorschausystem.

Drei Systeme im Angebot
Drei Anbieter präsentieren derzeit ihre Vorschau-Systeme, mit denen Verlage und Buchhändler – parallel zu den auch in diesem Sommer wieder versendeten gedruckten Katalogen – im Echt- oder Testbetrieb Erfahrungen sammeln können.

• Edelweiss+
  Anbieter/Partner: Above the Treeline, Zero+, Harenberg Kommunikation
• Novi24
  Anbieter: SoftPoint
• VLB-Tix
  Anbieter/Partner: MVB, Newbooks

Edelweiss+ und Novi24 sind bereits seit längerem im Echtbetrieb, VLB-Tix soll im Oktober starten.

Der Text ist ein leicht modifizierter Auszug aus dem buchreport.magazin September, hier zu bestellen.

Offenlegung: Edelweiss+ wird vertrieben durch die Harenberg Kommunikation, die auch Verlag des buchreport ist.