In 20 Wochen zum neuen Webshop

Entspannt vor der Technik: Diana Timm, Peter Lang AG. Bild: privat

Manchmal muss IT nicht nur gut, sondern auch schnell entwickelt werden. Wie bringt man Qualität und Geschwindigkeit möglichst nah zusammen? Diana Timm von Peter Lang musste sie zusammenzwingen – vor dem Hintergrund eines dezentral aufgestellten internationalen Unternehmens. Über die Rückschlüsse aus diesem herausfordernden Projekt berichtet sie bei der „IT-Konferenz für Verlage und Medienhäuser“ der Medienakademie am 27. Juni 2017 in Berlin und vorab im IT-Channel von buchreport.de.

Diana Timm, Verlage gelten nicht unbedingt als Geschwindigkeits-Champions. Nun bringen Sie in der IT-Konferenz der Medienakademie einen Vortrag „In 20 Wochen zur E-Commerce & Content-Delivery Plattform“. Wollen Sie damit sagen, der Peter Lang Verlag habe dies geschafft?

Grundsätzlich ja. Entscheidend ist dabei natürlich, welches Ziel man sich setzt und wie man die Zielerreichung definiert.

Wie haben Sie die verschiedenen Stakeholder und das Team organisiert, um diese Geschwindigkeit zu erreichen?

Peter Lang ist eine Verlagsgruppe mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Das geht vom Projektleiter/Projektteam direkt ans Management. Das ist definitiv ein „Accelerator“. Stakeholder waren unsere CEO, unsere CFO und ich. Dadurch konnten wir, wenn es notwendig war, schnelle Entscheidungen treffen. Das Team setzte sich aus Kollegen der verschiedenen internationalen Verlagsstandorte zusammen. Wir verzichteten auf On-Site Workshops – und hatten damit keine Reisezeiten – und haben alles, bis auf den Kick-off, per Online-Sessions und Calls via Skype for Business durchgeführt.

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Welche Werkzeuge und Methoden haben Sie eingesetzt?

Die Methode, die wir einsetzten: Best Practice, viel Erfahrung des externen Projektleiters mit ähnlichen Implementierungen und pragmatische Entscheidungen. Zur Unterstützung des Projektmanagements nutzten wir Sharepoint. Dort haben wir nicht nur alle Dokument verwaltet, sondern auch die Aufgabenlisten und die Projektplanung waren dort für alle sichtbar und im Zugriff. Es gibt natürlich noch komplexere Projektmanagement-Tools, aber Sharepoint hat für uns gut funktioniert, weil es in einem heterogenen Projektteam wie dem unseren einfach eingesetzt und leicht erklärt werden kann.

Hat der Einsatz externer Kräfte dem Projekt den erforderlichen Schub gegeben?

Da wir zum Zeitpunkt der Einführung der neuen Website beziehungsweise des neuen Webshops noch zwei andere Sofwaresysteme – ein ERP-System (Klopotek) und eine Finanzbuchhaltungs-Software (SAP) – eingeführt haben und unsere Ressourcen begrenzt sind, war ein externer Projektleiter die einzige Möglichkeit, das Projekt überhaupt durchzuführen. Er hatte die Erfahrung und Kapazitäten, ohne die es kein neues E-Commerce System in 20 Wochen gegeben hätte.

Was war das genaue Ziel des Projekts, und haben Sie es erreicht?

Der bestehende Webshop hatte keine Anbindung an das neue ERP-System. Die Schnittstellen hätten neu entwickelt werden müssen. Das hätte natürlich Kosten verursacht, und Ressourcen wären auch notwendig gewesen. Ursprünglich war geplant, den bestehenden Webshop in 2017 zu ersetzen, aber mit der Einführung der neuen Systeme wurde dieser Relaunch vorgezogen und schon in 2016 realisiert. Und damit ist auch schon das Hauptziel definiert: die Anbindung der E-Commerce Plattform an das neue ERP-System. Die technische Anbindung allein ist es natürlich nicht, gleichzeitig haben wir definiert, dass wir weiterhin unsere Print- bzw. digitalen Produkte über den Webshop verkaufen wollen und dass es für unsere Kunden möglich sein muss, auf bereits erworbene digitale Inhalte zugreifen können. Das weitere Ziel war, das Website-Design zu modernisieren und sicherzustellen, dass unsere Inhalte optimal präsentiert werden.

Erfüllt es nach dem Livegang auch alle Erwartungen, die die Fachabteilungen wie Vertrieb und Marketing daran knüpfen?

Es ist eine generell gültige Erfahrung mit IT-Projekten, dass nie alle Erwartungen erfüllt werden. Wenn Sie unseren Fachabteilungen diese Frage stellen, werden diese sofort eine ganze Liste von Dingen aus der Schublade ziehen, die unbedingt noch umgesetzt werden müssen. Manches davon landet nach sorgfältiger Prüfung auch auf unserer Umsetzungsliste, aber alle Wünsche können wir nicht erfüllen – aus Ressourcen- oder Budget-Gründen oder einfach, weil es nicht sinnvoll ist. In der Anfangsphase, direkt nach dem Go-Live, hat es in einigen Bereichen etwas mehr „geschmerzt“ als erwartet, und auch die Zusammenarbeit zwischen den Dienstleistern hat sich als nicht immer einfach herausgestellt. Heute, nach fast einem Jahr, sind wir schon sehr weit, aber noch nicht ganz da, wo wir sein möchten. Über genau diese Erfahrungen und „lessons learned“ werde ich in meinem Vortrag berichten.

Was raten Sie anderen Verlagen, die diesen Speed auch erreichen wollen?

Aus meiner Sicht ist es notwendig, realistisch zu bleiben und sich bewusst zu machen, was man in einem kurzen Zeitraum erreichen kann. Dazu gehört auch, das MVP – Minimum Viable Product – klar zu definieren: was muss an Funktionen zur Abdeckung der absolut notwendigen Geschäftsprozesse in jedem Fall vorhanden sein. Oft möchte man mit der Implementierung einer neuen Software einfach alles abdecken, was einem für die Zukunft des Verlages notwendig erscheint. Da kann sich die Anforderungsaufnahme und auch die Umsetzung dann etwas hinziehen. Ich erzähle auch nichts Neues, wenn ich empfehle, kleine Teams einzusetzen, die Entscheidungen treffen können und einen Counterpart in der Geschäftsleitung haben, der diese dann unterstützt.

Diana Timm ist beim wissenschaftlichen Peter Lang Verlag Global IT Director. Ausbildung zur Verlagskauffrau, Diplom-Direktmarketingfachwirtin (BAW). 1989 bis 1997 Leitung Database Marketing bei den WEKA Fachverlagen Kissing. 1998 bis 2006 Senior Consultant im Bereich internationale Verlage bei Klopotek & Partner, Berlin. 2006 bis 2008 IT-Manager Publishing bei Taylor & Francis, Abingdon, UK. 2008 bis 2015 Leitung strategischer Vertrieb Medien bei arvato aystems, München.