Slack oder nicht Slack, das ist hier die Frage

Serial Entrepreneur und Smashdocs-Geschäftsführer Christian Marchsreiter (Foto: Smartwork Solutions)

Als Business Messenger ist Slack von unschlagbarer Beliebtheit. Die Einfachheit seiner Bedienung und seine Integrierbarkeit lassen Slack zum Rettungsanker in der Flut der E-Mails werden. Doch Vorsicht: Ohne gewisse Regeln leistet das Tool dem Chaos in der internen Kommunikation Vorschub.

Software-Unternehmer Christian Marchsreiter setzt Slack in all seinen Firmen ein. Der Erfolg liegt dabei seiner Meinung nach in einer strikten Governance und in der Kombination mit anderen Software-Lösungen. Im Channel Produktion und Prozesse von buchreport.de plädiert er pointiert dagegen, einen E-Mail-Overkill einfach nur durch einen Slack-Overkill zu ersetzen.

Wir leben in einer Zeit, in der wir Nachrichten nicht mehr nur per E-Mail, sondern über viele weitere Kommunikationskanäle senden und empfangen können. Das macht Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher und effizienter – wenn man ein paar Grundregeln beachtet.

Slack macht es einem aber auch einfach. Man kann ganz einfach Nachrichten an Kollegen versenden. In Channels mit mehreren Usern thematisch diskutieren. Dateien darin teilen. Und alles ist gut. So scheint es zumindest auf den ersten Blick.

Ist es aber nicht.

Verschiedene Arten von Botschaften erfordern verschiedene Kommunikationskanäle

Schnell mal eine Nachricht an einen Kollegen senden, wann man sich zum Mittagessen beim Italiener treffen will. Oder ob man kurz Zeit hat für ein Telefonat. Oder dass man zu spät ins Meeting kommt. – Dafür ist Slack perfekt geeignet. Denn es funktioniert schnell, einfach und im Idealfall mit Sofort-Antwort. Halleluja!

Was aber passiert, wenn eine Slack-Nachricht eine Info enthält wie

• „Könntest Du mal bitte dies und das tun!“
• „Ich hätte da mal eine Frage…“
• …

Derartige Nachrichten sind im Grunde Aufgaben für einen oder mehrere User im Chat. Wenn man dann nicht sofort eine Antwort erhält, besteht die große Gefahr, dass man diese Aufgaben aus den Augen verliert. Und zwar sowohl auf der Seite des Senders wie auch des Empfängers.

Das Ganze wird dann nochmals unübersichtlicher, wenn es plötzlich nicht mehr nur um eine Aufgabe in einem Slack-Chat geht, sondern um mehrere gleichzeitig. Also so etwas wie: „Wo finde ich denn dies und das? Und könntest Du mir bitte noch die Datei XY senden? Und… und… und…“

Würde man nur einen einzigen Chat in Slack pflegen, wäre es einfacher. Die Realität ist jedoch, dass wir alle viele Slack-Chats pflegen. Sehr viele. Und es werden immer mehr, ohne, dass wir es wirklich wollen. Da legt ein Kollege einfach mal kurz den 457. „marketing_newsletter_kw12_01“- oder „vertrieb_allgemeines_lead_website_02“-Chat an und schwupp – wieder ein Chat mehr.

Im Ernst: Aufgaben haben in Slack nichts zu suchen, wenn man eine ernsthafte Abarbeitung erwartet. Man kann sie einfach nicht sinnvoll nachhalten. Man kann sie nicht abhaken. Oder sich auf Wiedervorlage legen. Weder Sender noch Empfänger können das, weil es schlicht die dafür notwendigen Funktionen nicht gibt.

Slack ist ein wirklich sehr guter (Real-Time-)Messenger zwischen zwei oder mehr Personen und kann die Kommunikation zwischen diesen enorm vereinfachen und beschleunigen. Aber es ist definitiv kein Tool zur professionellen Verteilung, Koordination und Verwaltung von Aufgaben. Dafür gibt es Aufgabenverwaltungs-Softwares, wie zum Beispiel Asana, Wrike oder Smartgroups, in denen man (bei Bedarf) regeln kann,

• wer zuständig ist
• bis wann etwas erledigt sein soll
• wann es wem wieder vorgelegt werden soll.

In einer Aufgabenverwaltungs-Software wird zunächst eine Arbeitsgruppe, ein Thema, ein Projekt oder ähnliches definiert, zu dem anschließend beliebig viele Chats angelegt werden können. In Slack geht das nicht. Für unseren eigenen, unternehmensinternen Einsatz haben wir zunächst lange mit Asana gearbeitet und schnell die Grenzen der Lösung erfahren.

Basierend auf diesen Erkenntnissen haben wir dann selbst eine eigene, hochflexible Kollaborationssoftware (Smartgroups) entwickelt, in die wir aus unserer Sicht sehr wichtige, fehlende Funktionen eingebaut haben, wie zum Beispiel ein persönliches Nachverfolgen-Datum, die Unterscheidung zwischen zuständigen und mitlesenden/unterstützenden Usern pro Chat sowie eine für uns perfekte E-Mail-Integration: Mittels derer kann man aus jedem Chat heraus E-Mails schreiben und im Chat E-Mails empfangen. Wichtiger Effekt: Diese E-Mail-Integration reduziert die Zahl der projektbezogenen E-Mails im normalen Postfach auf nahezu Null! Ein nerviger, fehlerträchtiger Medienbruch löst sich in Luft auf.

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Immer nur ein Thema/eine Aufgabe pro Chat

Aber auch in solchen Aufgabenverwaltungs-Lösungen muss man ein wenig aufpassen, denn dreht sich dort ein Chat plötzlich um mehrere Aufgaben, geht auch dieser schnell – mit Ansage – „in die Hose“. Und keiner weiß mehr, um was es geht.

Deshalb gilt eine sehr einfache Empfehlung:

• Ein Chat dreht sich immer nur um ein Thema bzw. eine Aufgabe.
• Entsteht im Laufe einer Konversation ein weiteres Thema oder eine weitere Aufgabe, legen wir einfach einen neuen Chat an. Damit behalten wir viel einfacher den Überblick.

Alles viel komplizierter, oder was?

Scheint so. Denn wir sind alle „versaut“ durch unsere E-Mail-Erfahrungen in der Vergangenheit. Wir mussten über Jahre und Jahrzehnte einfach nicht nachdenken, ob E-Mail der richtige Kommunikationskanal ist. Es gab ja keine Alternativen. Also einfach auf „Neue E-Mail erstellen“ klicken und los geht’s… Nach mir die „Sinnflut“!

Heute aber – heute haben wir die Wahl. Zwischen E-Mail, Slack, WhatsApp, Skype, Smartchats u.v.m.. Und ja, SMS werden immer noch geschrieben, man mag es kaum glauben. Aber eine Aufgabenverwaltung macht es einfacher, allerdings nur unter einer Bedingung:

Wir müssen uns im Zweifel einige wenige Sekunden Zeit nehmen und kurz nachdenken, welcher Kommunikationskanal der richtige ist für eine Botschaft und was wir erreichen wollen, bevor wir eine Botschaft auf den Weg bringen.

Wer das heutzutage nicht tut, darf sich nicht wundern, wenn sich Kommunikation chaotisch anfühlt, wenn man keine Antworten auf Fragen erhält und Aufgaben nicht erledigt werden, die man doch so vermeintlich klar und deutlich auf dem falschen Kommunikationskanal verteilt hat.

Der Autor. Christian Marchsreiter, geboren in Regensburg, hat als Serial Entrepreneur seit 2008 vier Start-ups gegründet. Seit 2013 entwickelt und betreibt er die branchenübergreifend im Einsatz befindliche Online-Software Smashdocs, deren Einsatz laut Unternehmensangaben kollaborative Textverarbeitung und -konvertierung sowie Lektorierung um das bis zu Zehnfache beschleunigen soll.