Change-Prozess im Hauruck-Verfahren

Barbara Scheuer-Arlt hat Verlagswirtschaft an der HDM in Stuttgart studiert. Nach verschiedenen Stationen vor allem in Fachbuchverlagen, 12 Jahren bei Pearson Education und 2 Jahren Selbstständigkeit ist sie seit über 5 Jahren bei Random House Gesamtherstellungsleiterin für die 47 Verlage der Gruppe.

Barbara Scheuer-Arlt im Home-Office. (Foto: Lucia Scheuer)

Was sind die großen Herausforderungen für Produktion und Organisation in diesen Tagen?

In der aktuellen Situation zeigt sich, dass sich manche Entwicklungen und Trends, die wir schon länger beobachten und an denen wir auch bereits arbeiten, nun verstärken und beschleunigen. Anfangs gab es zwei große Herausforderungen: erstens, die gesamte Verlagsgruppe – und wir reden hier von über 800 Menschen – innerhalb kurzer Zeit mit entsprechender Technik ins Homeoffice umzusiedeln. Das ging erstaunlich gut, denn wir haben schon länger eine sehr flexible Regelung zum mobilen Arbeiten. Das hat uns in der aktuellen Situation sehr geholfen, weil dadurch bereits Hunderte von Kolleginnen und Kollegen mit Laptops ausgestattet waren, die es ihnen erlauben, auch von außerhalb des Verlags auf alle notwendigen Systeme zuzugreifen. Es hat keine zwei Wochen gedauert, bis alle verhältnismäßig gut arbeiten konnten. Unser Corona-Krisenstab hat hier gerade in Zusammenarbeit mit der IT hervorragende Arbeit geleistet.

Die weitere Herausforderung war, alle Kolleginnen und Kollegen an die neuen Abläufe zu gewöhnen – einerseits in der Herstellung, aber auch in den Lektoraten, mit denen wir ja ständig im engen Austausch sind. Es ging nicht nur darum, allen den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen. Unter den Kolleginnen und Kollegen sind viele, die gern im Büro arbeiten und sich deshalb bisher keine Gedanken gemacht hatten, von zu Hause zu arbeiten. Das war jetzt ein Change-Prozess im erzwungenen Hauruck-Verfahren. Wir haben tagelang geschult, in kleinsten Sitzungen per Skype oder mit Webinaren, um die Abläufe zu erklären, abzustimmen und zum Teil auch neue Tools einzuführen …

… weil diese Tools im bisherigen Arbeitsplatz nicht genutzt wurden?

Zumindest nicht in dem Maße und nicht durchgehend. Für manche Tools wurde der Bedarf auch erst durch die veränderte Kommunikationssituation in den dezentralen Homeoffices erkannt.

Wir wollen weniger Schleifen drehen, an vielen Stellen digitaler und nachhaltig im Sinne von nachvollziehbar transparent arbeiten.

Das Interessante und worüber ich sehr froh bin: Wir diskutieren nicht nur bei Random House, sondern in der Verlagsbranche insgesamt seit Jahren darüber, wie wir unsere Arbeitsweise möglichst flexibel an immer wieder neue Gegebenheiten anpassen und die vielen technischen Möglichkeiten nutzen können. Wir wollen weniger Schleifen drehen, an vielen Stellen digitaler und wirklich nachhaltig im Sinne von nachvollziehbar transparent arbeiten. Hier musste sich jetzt über Nacht einiges ändern und es funktioniert.

Mehr zum Thema im buchreport-Channel

Wurde ein Schalter umgelegt?

Ja, zum Teil auch wortwörtlich. Und auch Kolleginnen und Kollegen, die manche Programme bisher nicht oder wenig genutzt haben, sind jetzt dankbar, dass wir diese Möglichkeiten haben. Denn ohne die digitale Welt würde der Betrieb jetzt nicht mehr funktionieren. So unschön der Anlass ist: Die Krise verlangt es uns mit einem Mal ab, alle Arbeitsweisen und Gewohnheiten auf den Prüfstand zu stellen.

Wie steht es um die Effizienz?

Im Homeoffice, in der dezentralen Produktion, brauchen manche Dinge etwas mehr Zeit. Die Leitungen der privaten WLANs bremsen manchmal und hier und da gibt es auch mehr Abstimmungsbedarf. Man kommt eben schneller zum Ziel, wenn man gemeinsam auf einen Proof oder einen Entwurf schaut. Wenn alles wieder unter normalen technischen Bedingungen laufen kann, werden wir aber einen Effizienzschub erleben, vor allem in der Schnittstelle zu anderen Abteilungen oder externen Geschäftspartnern. Ich sehe da eine echte Chance für unsere Branche.

Mit welchen Weiterungen?

In der Zeit nach den aktuellen Einschränkungen werden wir die Uhr nicht wieder einfach auf Anfang März 2020 zurückstellen. Die aktuellen Erfahrungen verändern uns alle, auch wenn die Gefühlslage natürlich unterschiedlich ist. Die einen haben sich mit der Situation gut arrangiert, finden die Arbeitsweise zu Hause womöglich auch ganz charmant und sei es, weil sie vielleicht eine Stunde Fahrt sparen. Andere zählen wiederum die Tage, bis sie wieder ins Büro dürfen … So oder so wird es aber unsere Arbeit nachhaltig verändern. Das sehen auch viele Kollegen aus anderen Verlagen so, mit denen ich mich ausgetauscht habe. Wir werden etwa Routinen und Abläufe mit Ausdrucken, Kurieren und manchen Zwischenkontrollstufen reduzieren. Dabei wird uns die aktuelle Erfahrung helfen.

Wenn alles wieder unter normalen technischen Bedingungen laufen kann, werden wir  einen Effizienzschub erleben.

Verändert sich die Rolle der Herstellung?

In den vergangenen Wochen sind viele Herstellerinnen und Hersteller, insbesondere die aus unserem Digitalteam, auch in die Rolle von Schulungsmitarbeitern hineingewachsen. Sie vermitteln den Kolleginnen und Kollegen in den anderen Abteilungen, besonders in Lektorat und Redaktion, aber auch externen Mitarbeitern wie Korrektoren, Übersetzern, Außenlektoren, das technische Know-how und die damit verbundenen Abläufe, damit alles gut funktioniert.

Vermutlich verändert sich auch dadurch die Wahrnehmung der Produktionsabteilungen in den Verlagen. Wir beschäftigen uns seit Langem mit Prozessen und Organisationsfragen. Die aktuelle Situation trägt sicher auch dazu bei, dass der Vorteil, eine technisch ausgerichtete Herstellungsabteilung innerhalb eines inhaltegetriebenen Unternehmens zu haben, jetzt deutlicher wahrgenommen wird.

Wielleicht konnten wir Herstellerinnen und Herstellern in der Vergangenheit manche Vorteile und Chancen auch nicht gut genug vermitteln.

War das bisher weniger gut vermittelbar?

Na ja, vielleicht konnten wir Herstellerinnen und Herstellern in der Vergangenheit manche Vorteile und Chancen auch nicht gut genug vermitteln. Die jetzt notwendig gewordenen Umstellungen zeigen aber, dass die Planungen, Konzepte und digitalen Vernetzungen für alle große Vorteile haben.

Wie organisieren Sie die Kommunikation in einem größeren Verlag, der ja auch eine ausgeprägte Konferenzkultur hat?

Die Verlagsarbeit lebt vom Austausch, von unterschiedlichen Meinungen und Sichtweisen. Es gibt deshalb natürlich auch weiterhin Meetings, jetzt eben in Form von Telefon- oder Videokonferenzen. Es ist eine andere Form, die sich nach meinem Eindruck aber als ausgesprochen zielorientiert erweist.

Meine Abteilung umfasst 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in verschiedenen, den Verlagen zugeordneten Teams arbeiten. Einmal im Monat treffen wir uns aber zu einer großen Abteilungsrunde. Das haben wir jetzt bereits einmal über Skype organisiert, mit 58 Leuten! Davor war ich wirklich aufgeregt, aber es hat hervorragend geklappt. Und die aktive Beteiligung war fast stärker als in den Präsenzrunden, die so ein bisschen was von Hörsaal und Frontalunterricht haben.

Wie sehr fehlt der direkte menschliche Kontakt?

Der fehlt, keine Frage. Je länger die Situation andauert, umso mehr. Für den sozialen Ausgleich haben wir jeden Morgen einen kleinen Morning Stand-up ins Leben gerufen. 20 Minuten, eine Video-/Telefonrunde, da kann sich jeder einwählen. In der plauschen wir ein bisschen und tauschen uns aus, wie wenn wir uns in der Kaffeeküche treffen würden.