So funktioniert Projektarbeit bei der dfv-Mediengruppe

Larissa Weightman erklärt, wie die verlagsübergreifende Koordination von Projekten der dfv-Mediengruppe funktioniert.

Ehrhardt Heinold trifft Larissa Weightman

Zur dfv-Mediengruppe gehören über 80 Fachmedienmarken mit aktuell 160 Wachstumsprojekten. Larissa Weightman, Leiterin des Projektmanagement Office, sorgt mit ihrem Team für Synergien. Am 25. Februar spricht sie bei „Pubiz meets Innovation“ darüber mit Ehrhardt Heinold.

Wie kann man sich die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in der dfv Mediengruppe vorstellen?

Ende 2020 wurden alle Bereiche dazu aufgerufen, ihre Wachstumsprojekte für die nächsten 5 Jahre aufzustellen. Anfang 2021 haben wir das Projektmanagement Office (PMO) gestartet mit dem Ziel die 160 festgestellten Projekte voranzutreiben, von denen auch einige schon auf dem Markt sind. Die Liste wird in Absprache immer wieder bereinigt, neue Projektideen werden hinzugefügt. Das PMO monitort und unterstützt vielversprechende Projekte mit einem Projektmanager. Damit decken wir Synergien und Skalierungseffekte auf. Wir sehen zum Beispiel, dass Verlagsbereiche oft die gleichen Ideen haben und parallel entwickeln. Dem beugen wir vor. Das PMO sorgt aber auch dafür, dass Projekte rechtzeitig abgebrochen werden, wenn sie nicht erfolgversprechend sind. Zusammen mit der Geschäftsführung haben wir Bewertungskriterien aufgestellt, über die wir uns eng abstimmen. Für einen möglichst optimalen bereichsübergreifenden Austausch sorgt auch die wöchentliche Task Force, zu der immer mittwochs rund 100 Mitarbeitende zusammenkommen. In diesem Rahmen werden die neuesten Projekte, Entwicklungen, Studienergebnisse etc. vorgestellt und wichtige Learnings daraus weitergegeben. So erfahren die Kolleginnen und Kollegen, was in anderen Verlagsbereichen gut oder weniger gut funktioniert und können für sich Schlüsse daraus ziehen.

Was definieren Sie als Projekt?

Grundsätzlich handelt es sich bei Projekten um Vorhaben, die ein bestimmtes Ziel, mit einem bestimmten Budget verfolgen und einen Anfang und ein Ende haben. Viele unserer Wachstumsprojekte sind eigentlich Produkte, bei denen es um Weiterentwicklung geht. Ein Wachstumsprojekt ist z.B. das HOX-Umfragepanel der „Allgemeinen Hotellerie- und Gastronomie-Zeitung“. Das können wir für die redaktionelle Arbeit nutzen, aber auch Unternehmen aus der Branche können gegen Entgelt eine Umfrage schalten. Die Teilnehmenden am Panel bekommen dafür Incentives. Ein anderes Beispiel ist das Wachstumsprojekt „Digital Storytelling“, ein neues Format für Anzeigenkunden. Dieses neue Format wurde von einer verlagsübergreifenden Projektgruppe entwickelt und allen Bereichen zur Verfügung gestellt.

Welche Vorteile bietet die Organisationsstruktur neben den erwähnten Synergien?

Man wächst als Verlag als Ganzes noch mehr zusammen und kommt vom Silo-Denken weg, auch wenn das Herz naturgemäß stark für das eigene Objekt schlägt. Uns wird gespiegelt, dass man über die Information der anderen froh ist und dass man voneinander lernen kann.

An welchen Stellen müssen Sie noch nachjustieren?

Manchmal wird aus dem Verlagsbereich eine Idee gepitcht, ohne dass es ein Projektteam gibt. Dann hilft es auch nicht viel, einen einzelnen Projektmanager aus dem PMO zu schicken. Wir arbeiten auch noch an Fragen wie: Was sind überhaupt vielversprechende Projekte? Woran macht man das fest? Was hat Priorität? Das ist ein kontinuierlicher Prozess… Auch unsere Bewertungskriterien, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um Projektmanagement Kapazitäten aus dem PMO zu bekommen, sind natürlich nicht starr und müssen auch immer wieder überprüft werden. Aktuell wollen wir vor allem noch das Monitoring der Projekte weiter standardisieren und vereinfachen, auch wenn jedes Projekt natürlich anders gelagert ist.

Was würden Sie aus den bisherigen Learnings empfehlen?

Generell braucht man Geduld, wenn man neue Strukturen einführt; mit sich selbst und anderen. Man muss lernen, welches Feedback man aufgreift und welches nicht. Wichtig ist, klare Erwartungen zu kommunizieren: Was möchten wir eigentlich genau damit erreichen?

> In der Online-Gesprächsreihe „Pubiz meets Innovation“ trifft Ehrhardt Heinold am 25. Februar um 14 Uhr Larissa Weightman zu einem halbstündigen Gespräch. Anmeldung: www.pubiz.de