Mitarbeitergespräche führen – leicht gemacht

Hermann Müller, Business Coach und Mediator. Bild: m+co

Mindestens einmal im Jahr steht es an: das Mitarbeitergespräch. Viele Mitarbeiter gehen nur ungern in diese Termine. Auch viele Führungskräfte würden sich am liebsten davor drücken, stellt Management-Trainer Hermann Müller im HR-Channel von buchreport fest. Denn Jahres- und Feedbackgespräche betreffen den Mitarbeiter auf einer sehr persönlichen Ebene – anders als die häufigen Begegnungen zwischen Chef und Mitarbeiter auf dem Gang, bei denen oft unter Zeitdruck noch operative, projektbezogene Dinge besprochen werden.

Vorteil der Jahres- und Feedbackgespräche: sie haben eine andere Qualität. Und Sie können sich in der Regel darauf vorbereiten.

Wozu sind Mitarbeitergespräche gut?

Wieso ist es so wichtig, dass Sie regelmäßig ein Mitarbeitergespräch führen? Die Mitarbeiter können in den meisten Fällen ihren aktuellen Leistungsstand selbst nicht sehr gut einschätzen. Durch regelmäßiges Feedback können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren und zu guten Leistungen anspornen. Außerdem lernen Sie Ihre Mitarbeiter so besser kennen – Sie lernen besser einzuschätzen, wem Sie welche Aufgaben übergeben können und wie Sie mit einzelnen Mitarbeitern auch in schwierigen Situationen umgehen können.

Zusätzlich wird durch gute Feedbackgespräche auch das Vertrauen untereinander gestärkt, was zu größerer Loyalität und besserer Arbeitsleistung führt.

Wie oft sollte man Mitarbeitergespräche führen?

Obwohl manche Personalabteilungen einen festen Turnus für ein Mitarbeitergespräch festlegen, ist es nicht leicht, den richtigen Zeitpunkt für Feedbackgespräche zu bestimmen. Oft ist nämlich nicht die vergangene Zeit, sondern ein abgeschlossenes Projekt der perfekte Zeitpunkt, um Ihren Mitarbeitern Rückmeldung zu geben. Dies kann ein- bis zweimal pro Jahr, aber auch fünf- bis sechsmal pro Jahr der Fall sein. Ihre erste wichtige Aufgabe als Führungskraft ist es, den jeweils richtigen Zeitpunkt zu erkennen und Ihren Mitarbeitern frühzeitig Terminvorschläge zu machen.

Wie sollte ein Mitarbeitergespräch bzw. Feedbackgespräch ablaufen?

Es ist nicht verkehrt, mit einem „Warming-Up“ zu beginnen. Harmloser Smalltalk beruhigt die Gemüter, gibt Aufschlüsse über das gegenwärtige Befinden des Mitarbeiters und inhaltliche Ansätze zum Einhaken in die Sachdiskussion, die optimalerweise nach folgendem graphischen Schema abläuft:

Der Aufbau eines guten Mitarbeitergesprächs. Bild: m+co

Auch das Ende sollten einige freundliche, wertschätzende Bemerkungen markieren.

Mehr Artikel zum Thema Personalmanagement finden Sie im HR-Channel von buchreport und Bommersheim Consulting.

Wie wird das Mitarbeitergespräch zum Erfolg?

Vorbereitung

Das wohl wichtigste ist die richtige Vorbereitung. Dazu gehört natürlich zu allererst die Bestimmung der Eckdaten: Wann soll das Gespräch stattfinden? Und wo soll es stattfinden? Denken Sie auch daran, den Termin frühzeitig mit Ihrem Mitarbeiter abzustimmen.

Zu einer guten Vorbereitung gehört aber noch viel mehr. Sie müssen sich vor allem über den Inhalt des Mitarbeitergesprächs im Klaren sein. Grenzen Sie diesen so weit wie möglich ein, um mögliches Abschweifen zu verhindern. Denn das kostet Sie sonst nur unnötig Zeit und Sie werden im schlimmsten Fall das Ziel des Gesprächs nicht erreichen.

TIPP: Informieren Sie Ihren Mitarbeiter im Vorfeld über den Inhalt, damit auch er sich vorbereiten kann.

Kommunikation

Stellen Sie sicher, dass das Mitarbeitergespräch ein Dialog ist und sich nicht zu einem Monolog Ihrerseits entwickelt. Sie haben sich im Vorfeld sehr sorgfältig auf das Gespräch vorbereitet und wissen genau, was Sie sagen möchten. Doch im besten Fall hat auch Ihr Mitarbeiter sich gründlich vorbereitet. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, das Gespräch zu leiten und die Punkte anzusprechen, die Ihr eigentlicher Grund für das Gespräch sind. Doch lassen Sie auch Ihren Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommen. Stellen Sie gezielt Fragen – so behalten Sie die Zügel in der Hand und erfahren gleichzeitig mehr über Ihren Mitarbeiter.
Probleme ansprechen

Ganz wichtig: Sprechen Sie Probleme an. Nur so können diese aus der Welt geschafft werden. Und dies führt langfristig zu einem besseren Arbeitsklima und führt in vielen Fällen auch zu einer höheren Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Sie müssen nur den Mut haben, die Probleme auch anzusprechen. Aber Vorsicht: Übertreiben Sie es nicht – beweisen Sie Fingerspitzengefühl und finden Sie den goldenen Mittelweg.

Wahrnehmungen wiedergeben

Leiten Sie Sätze, in denen Sie Kritikpunkte anbringen wollen, mit Phrasen wie diesen ein:

„Ich empfinde etwas so und so…“
„Ich habe den Eindruck, dass…“

So fühlt sich Ihr Mitarbeiter nicht direkt angegriffen. Dies hilft Ihnen, Probleme anzusprechen, ohne dass sich Ihr Gegenüber verschließt oder sofort abblockt.

Nun kennen Sie die Standpunkte. Ihre Aufgabe ist es nun, gemeinsam mit dem Gesprächspartner Lösungsoptionen zu erarbeiten. Was ist den Parteien besonders wichtig? An welcher Stelle können Kompromisse geschlossen werden? Welcher Weg ist der richtige für alle Beteiligten?

Ziele definieren

Egal welche Art von Mitarbeitergespräch Sie führen: Feedbackgespräch, Jahresgespräch oder Projektgespräch – Ziele sollten immer gesetzt werden. So geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Art Ankerpunkt, an dem Sie sich orientieren können.

Bei der Aufstellung von Zielen kann Ihnen beispielsweise die SMART-Methode zur Zielformulierung helfen. Denn Ziele sollen smart formuliert werden. SMART steht dabei für

• S – spezifisch
• M – messbar
• A – aktionsorientiert
• R – realistisch
• T – terminiert

Ergebnisse festhalten

Was helfen die besten Ziele und getroffenen Vereinbarungen, wenn sie nicht auch schriftlich festgehalten werden? Der Zweck dahinter ist, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter sich auch nach längerer Zeit an die wesentlichen Punkte des Gesprächs erinnern können. Außerdem können mit Hilfe der Dokumentation unterschiedliche Wahrnehmungen zu getroffenen Vereinbarungen oder Zielen auf einen gemeinsamen Nenner gebracht und Diskussionen darüber vermieden werden.

Das Führen von Mitarbeitergesprächen stellt für viele Führungskräfte eine sehr große Herausforderung dar. Doch auch hier gilt: Übung macht den Meister. Wenn Sie die oben genannten Punkte beachten und regelmäßig Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen, werden Sie sehr schnell merken, dass sie gar nicht so schwer sind.

Achten Sie darauf, nicht nur dann ein Mitarbeitergespräch mit Ihren Mitarbeitern zu vereinbaren, wenn sie Fehler gemacht haben oder etwas nicht ganz so läuft wie es soll. Positives Feedback stärkt das Vertrauen in Sie, steigert die Motivation Ihrer Mitarbeiter und führt zu einer besseren Arbeitsatmosphäre und somit zu einer höheren Produktivität.

Mit freundlicher Genehmigung von m+co Business Coaching und Mediation, Augsburg.