Bewerber-Auswahl: Software liest mit

Foto: 123rf/Hanna Kuprevich.

Wer heute eine Bewerbung abschickt, kann nicht unbedingt sicher sein, dass die Bewerbung im ersten Schritt von einem Menschen geprüft wird. Immer öfter kommen elektronische Bewerbermanagement-Systeme zum Einsatz, die Bewerbungen in nur wenigen Sekunden prüfen und für den Recruiter strukturiert aufbereiten sollen. 

Constantin Wintoniak hat mit Prescreen eine cloud-basierte Bewerbermanagement-Software mitentwickelt. Im HR-Channel von buchreport.de erklärt er, wie solche Matching-Tools arbeiten und welche Vor- und Nachteile sich aus Sicht der Bewerber ergeben. 

In welchen Branchen sind Jobs besonders hart umkämpft und in welchen Bereichen haben Bewerber die höchsten Chancen, eingestellt zu werden?

Bei einer Erhebung unserer Kundendaten konnten wir feststellen, dass gerade im Bereich Marketing Jobs eher knapp sind, hier kämpft man durchschnittlich mit 24 anderen Bewerbern um eine freie Stelle. Mehr Freiraum hat man im Bereich IT, hier werden laufend neue Mitarbeiter gesucht. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit, nach einer Bewerbung tatsächlich eingestellt zu werden, in den Bereichen Medizin und Pflege auch sehr hoch.

Wann werden die meisten Bewerbungen verschickt? 

Darüber haben wir uns selbst gewundert: Dann, wenn die Leute eigentlich arbeiten sollten. Denn die meisten Bewerbungen werden montags und dienstags verschickt. Am Wochenende, sprich Samstag und Sonntag, landen am wenigsten Bewerbungen auf dem Recruiter-Schreibtisch. Hat man also Angst, die Bewerbung könnte unter vielen anderen untergehen, so sollte man diese nicht am Wochenanfang zwischen 9 und 17 Uhr senden. Bei Unternehmen, die ein Bewerbermanagementsystem verwenden, ist die Wahrscheinlichkeit, „verloren“ zu gehen, jedoch sehr gering.

Studien zeigen, dass Personaler Bewerbungen oft in nur 5 Minuten checken. Als Bewerber, der viel Zeit in die Erstellung der Unterlagen investiert hat, muss man da erstmal schlucken. Da stellt sich gleich die Frage: Wie lange braucht ein Online-Tool pro Bewerbung?

Bewerber müssen jetzt stark sein: Bewerbermanagementsysteme sind beim Checken einer Bewerbung sogar noch schneller. In wenigen Sekunden ist die Bewerbung ausgelesen im System. Jedoch können Kandidaten aufatmen, denn man sollte nicht vergessen, dass das Auslesen einer Bewerbung nicht die Arbeit eines Recruiters ersetzt, sondern diese vor allem vereinfacht.

Wie kann man sich als Bewerber die Matching-Technologie hinter einem Bewerbermanagementsystem vorstellen?

Für die freie Stelle werden im Vorhinein wichtige Faktoren wie Berufserfahrung, Studienrichtung oder Abschluss definiert, nach denen später gematched wird. Je nachdem, wie gut Bewerber für die Position geeignet sind, können sie in einer Rangliste angezeigt werden. Dies soll aber natürlich keine Handlungsempfehlung für den Recruiter sein, sondern eine strukturierte Aufbereitung, die ihm helfen soll, sich einen besseren Überblick über die Kandidaten zu verschaffen.

Welche Vor- und Nachteile haben Bewerber durch die erste Bewertung durch ein Onlinetool?

Der wesentliche Vorteil für Bewerber ist, dass eine ausgefallene Bewerbung, die sich abhebt, für den Recruiter genau so übersichtlich und transparent aufbereitet wird wie jede andere. Daten werden zwar automatisch aus dem Lebenslauf ausgelesen, dieser bleibt aber als Dokument erhalten. Wir sind der festen Überzeugung, dass die „Aufmachung“ einer Bewerbung ebenfalls viel über die KandidatInnen aussagt, somit haben auch schön designte Bewerbungen ihren Platz. Die ausgelesenen Datenkategorien sind bei jedem Kandidaten dieselben, was einen direkten Vergleich ermöglicht und eine Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht oder ähnlichem ausschließt. Ein weiterer Vorteil eines Online-Bewerbermanagementsystems ist, dass keine Bewerbung untergeht oder verloren wird. Hierbei ist auch wichtig zu erwähnen, dass die Daten der Kandidaten der neuen Datenschutzgrundverordnung entsprechend behandelt werden.

Ist es auch möglich, das Bewerbungstool auszutricksen?

Ganz ehrlich: Bei jeder Form der Bewerbung kann getrickst werden. Man kann sich in einem Lebenslauf immer besser und qualifizierter geben, als man wirklich ist. Hier gilt es für den Personaler, diese Lügen zu erkennen und die wahren Kompetenzen von Kandidaten abzuschätzen. Im Internet kursieren oft Gerüchte, dass das explizite Einfügen von vermeintlich passenden Schlagwörtern einen Vorteil verschafft – das stimmt so jedoch nicht und wirkt sich nicht auf das Matching in Prescreen aus.

Worauf müssen Bewerber achten, um den Auswahlprozess eines Online-Tools bestmöglich zu bestehen?

Online-Bewerbermanagementsysteme und die dahinterstehenden Algorithmen leben von den Informationen, die man ihnen zur Verfügung stellt. Es ist also vorteilhaft, so viele relevante Informationen wie möglich von sich mitzuteilen. Die angegebenen Daten sollten korrekt eingetragen werden und der Wahrheit entsprechen, nur dann hat man die besten Chancen auf die Stelle. Es sei denn, man bewirbt sich auf einen Marketing-Job, dann muss man seine 24 Konkurrenten vielleicht noch im Schwertduell besiegen.

Mit freundlicher Genehmigung von kununu, der nach eigenen Angaben größten Arbeitgeber-Bewertungsplattform in Europa.

Constantin Wintoniak ist der Managing Director und Co-Gründer von Prescreen.io. Sein Interesse an innovativen Technologien in unserer von stetigem Wandel geprägten Arbeitswelt hat er von Beginn an in die Weiterentwicklung von Prescreen miteingebracht. Prescreen ist eine cloud-basierte Bewerbermanagementsoftware und seit Juli 2017 ein Tochterunternehmen von XING.