Der neue Webauftritt: Wie man ihn optimal vorbereitet und die richtige Agentur findet

Um Kosten für den Internetauftritt zu sparen, bietet sich der Einsatz eines Open Source Content Management Systems an. Aber wie findet man die richtige Agentur für den eigenen Webauftritt? Wie kann man verhindern, dass der Start durch mangelnde Vorbereitung verzögert wird? Am Beispiel von Typo3 wird gezeigt, was ein KMU beachten sollte, wenn es gilt, ein Webprojekt mit einem Open Source CMS bestmöglich umzusetzen.

Früher war alles einfacher. Etwas Text, ein paar Bilder, vielleicht noch den Geschäftsführer auf die Startseite, schon war der Webauftritt fertig. Mit etwas Glück machte das der Sohn des Nachbarn für eine Kiste Bier. Oftmals herrschte auch die Vorstellung, dass das Internet etwas „Technisches“ sei, das man am besten bei der IT unterbrachte. Dann kamen die Designer aus dem Printbereich an die Reihe. Sie hatten einen anderen Zugang zur Gestaltung, meist jedoch Schwächen beim technischen Verständnis oder den internetgerechten Texten. Mit den wachsenden Anforderungen an den Onlineauftritt und der Zunahme der Komplexität entstand eine Diversifizierung an Aufgaben. Sie machte es sinnvoll, externe Hilfe einzukaufen oder auch die Realisierung von Webauftritten komplett an externe Dienstleister zu vergeben.

Die Anforderungen an Webseiten sind seitdem enorm gestiegen. Immer mehr Inhalte aus unterschiedlichen Bereichen sollen mit ansprechendem Design auf jedem Endgerät perfekt ausgegeben werden – und natürlich soll die Seite bei einer Google-Suche ganz oben erscheinen.

So unterschiedlich wie die Firmen sind auch die Online-Strategien und die unternehmensinternen Fachkenntnisse. Kunden müssen deshalb die Kriterien für die Wahl der passenden Agentur von Projekt zu Projekt neu gewichten.

Die Vorbereitung – was Unternehmen vor der Agentursuche klären sollten

Bevor Unternehmen die Suche beginnen, müssen sie zunächst klären, was sie mit ihrem Online-Auftritt erreichen wollen. Sind die wichtigsten Punkte zusammengestellt, ist zu klären, in welchen Bereichen Unterstützung benötigt wird. Paradoxerweise lässt sich die Relevanz der einzelnen Punkte oft erst verstehen, wenn sie aus Expertensicht beleuchtet wurden – also von einer Agentur. Grundsätzlich sollte diese daher so früh wie möglich in den Planungsprozess einbezogen werden. Erschwerend kommt noch hinzu, dass die Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Bereichen und insbesondere ihre Relevanz oft schwer zu beurteilen sind, wenn man nicht regelmäßig Webprojekte durchführt. Beispiele sind Seitenstruktur und Seitennamen. Eine gute Agentur wird frühzeitig auf die SEO-relevanten Aspekte sowie mögliche Schwächen für die Navigation und Erweiterbarkeit der Seite hinweisen, die den Kunden oft erst in der Umsetzung deutlich werden.

Wichtig: Insbesondere bei größeren Projekten sollte von Anfang an eine gute Dokumentation gepflegt werden. Allein die Verschriftlichung kann Klarheit schaffen und ein gemeinsames Verständnis entstehen lassen. Zudem lassen sich so mögliche Stolpersteine und Problembereiche aufdecken, aber auch Aspekte, die unberücksichtigt blieben.

Als erstes sollten folgende Punkte geklärt werden:

• Verantwortlichkeiten
  Wer ist im Unternehmen bei der Konzeption der Webseite zu beteiligen? Welche internen und externen Anforderungen gibt, es, wer sind die Stakeholder? Neben PR, Marketing und Vertrieb kommen hier auch die Bereiche Support, HR, Investor Relations, Datenschutz u.v.a. ins Spiel.
• Zielgruppen und Kommunikationsziele
  Wie definiert sich die Zielgruppe und wie wird sie angesprochen?
• Webstrategie/Social-Media-Strategie/Newsletter
  Welche Inhalte werden auf welchen Kanälen ausgespielt, ergeben Webseite und Social-Media-Kanäle ein einheitliches Bild? Wird ein Newsletter in Verbindung mit der Seite gewünscht? Wie erfolgt die Abstimmung zwischen den Kanälen?
• Sprachen und Regionen, regionale Besonderheiten
  Welche Sprachen und Länder sollen individuell angesprochen werden? Muss gegebenenfalls auf religiöse Besonderheiten Rücksicht genommen werden?
• Komponenten und Schnittstellen, Shop
  Liste der Komponenten die benötigt werden: Shop (gegebenenfalls als eigene Seite), Galerien, Foren, interne Suche, Anbindung an die Warenwirtschaft oder das Produktinformationssystem der Firma, Reseller, Intranet/Extranet
• Rechtesystem und Workflow zur Freigabe
  Wer soll was bearbeiten können/dürfen? (Und wer gibt frei, wenn die Mitarbeiterin krank und ihr Vertreter im Urlaub ist?)
• CI/CD
  Welche Vorgaben existieren für die Gestaltung, was muss gegebenenfalls ergänzt oder aktualisiert werden?
• Apps oder Responsive Design?
  Responsive Design, mit dem die Ausgabe der Webseite auch mobil gelöst ist, ist heute der Standard. Trotzdem kann eine individuelle App, die dem Besucher auf mobilen Endgeräten besondere Funktionalitäten bietet, sinnvoll sein.

Weitere Artikel rund um das Thema IT und Digitalisierung finden Sie im IT-Channel von buchreport.

Kriterien für die Auswahl einer Web-Agentur

Diese Liste enthält die wichtigsten Anforderungen. Sie zeigt die Komplexität und Vielfalt der Anforderungen. Deshalb ist die Wahl der richtigen Agentur oft eine Gratwanderung zwischen optimaler Unterstützung und bezahlbarer Leistung. Bei der Suche nach der Agentur, die die Anforderungen am besten abdeckt, sollten Unternehmen u.a. folgende Punkte beachten:

• Geschäftsmodell und Schwerpunkte der Agentur
  Setzt die Agentur eher auf Lösungen von der Stange oder nachhaltige Kundenbeziehungen? Liegen ihre Stärken im Design oder der Programmierung? Gibt es genügend Fachwissen im Marketing?
• Referenzen
  Bewertung der Referenzen, Nachfrage bei Kunden nach ihren persönlichen Erfahrungen. Kann die Agentur die zentralen Prioritäten durch Referenzen abdecken?
• Agenturgröße und Kapazitäten
  Die Mitarbeiterzahl der Agentur hat auf verschiedene Faktoren Einfluss. Größere Agenturen realisieren in der Regel lieber größere Projekte. Sie haben mehr Erfahrung und können leichter höhere Preise aufrufen. Zu kleine Projekte werden oftmals gleich abgelehnt. Mitarbeiter, die krank werden, fallen weniger ins Gewicht. Es stellt sich auch nicht so sehr die Frage, ob die Agentur eher aus dem Bereich Design oder Programmierung kommt. Die Agenturgröße allein garantiert natürlich nicht, dass alle gewünschten Kenntnisse ausreichend abgedeckt werden. Nicht selten hört man Klagen von Kunden, die den persönlichen Kontakt vermissen und merken, dass ihr Projekt der Agentur eigentlich nicht groß genug ist und unter Umständen andere Projekte Vorrang haben.
• SEO/SEA-Erfahrung
  Der Erfolg einer Seite erfordert immer stärkeres Engagement für gutes Ranking in Suchmaschinen. SEO muss sich wie ein roter Faden durch die Arbeit ziehen. SEO muss „gedacht und gelebt“ werden. Das fängt bei der Konzeption der Seitenstruktur an und endet bei der Schulung der Redakteure.
• Schulung und Support
  Zu einem CMS sollte mindestens auch eine Schulung gebucht werden können. Die Schulung sollte insbesondere die individuellen Besonderheiten der Webseite abdecken und nicht als „Lösung von der Stange“ ausgerichtet werden. Wie geht der Dienstleister mit Fragen um? Erhalten Redakteure kurzfristig eine Antwort und Unterstützung, wenn sie mit ihrem Fachwissen mal nicht weiterkommen?
• Umgang mit Kundenwünschen und Kommunikation
  Die Entwicklung von Webseiten wird immer mehr zu einem kontinuierlichen Prozess. Wie agil arbeitet die Agentur? Wie bezieht sie die Kunden in den Produktionsprozess ein? Gibt es gegebenenfalls Mock-ups, also Modelle ohne Funktionalität, oder frühzeitigen Zugang zu Testsystemen? Wird im Team mit Repository, also einer speziellen Datenbank zur systematischen Ablage von Modellen und deren Bestandteilen, gearbeitet, um Änderungen professionell verwalten zu können?
• Social Media, E-Mail-Marketing
  Welche Kompetenzen hat die Agentur, um andere Kanäle für das Marketing einzurichten und zu „bespielen“?
• Preis
  Preise sind in der Regel schwer vergleichbar. Was nützt ein günstiger Tagessatz, wenn die Zahl der Tage ausufert? Festpreise bieten den Vorteil, dass es weniger Überraschungen gibt. Wurden Details nicht exakt genug besprochen, kann es aber leichter zu Diskussionen über den Leistungsumfang kommen.
• Wird die gleiche Sprache gesprochen?
  Ein Anwalt oder Notar wird weniger „hip“ kommunizieren wollen als eine Jugenddisco. Kaum eine Agentur kann alle Kunden perfekt ansprechen.

Was zeichnet eine gute Typo3-Agentur aus?

Open Source-Lösungen haben zahlreiche Vorteile und erfreuen sich zunehmender Verbreitung. Am Beispiel Typo3 zeigen wir die Besonderheiten für Open Source-Systeme bei der Agentursuche. Typo3 erfordert keine Lizenzgebühren, es wird weltweit durch eine große Community weiterentwickelt und zeichnet sich besonders durch seine Vielfältigkeit, Sicherheit und Skalierbarkeit aus. Insbesondere bei größeren Präsenzen kommt es deshalb oft zum Einsatz und wird als präferiertes CMS in den Lastenheften genannt.

Eine Agentur, die Typo3 nur einsetzt, weil dies so gewünscht wird und die ansonsten kaum Erfahrung mit diesem System hat, wird nur sehr begrenzt in der Lage sein, die Vorteile dieses Systems richtig auszuspielen und ein Projekt voranzubringen.

Jedes CMS ist nur so gut wie die Agentur, die es installiert und betreut!

Die bisher aufgeführten Kriterien gelten natürlich auch für spezielle Typo3-Agenturen. Wollen Unternehmen eine besonders gute Agentur, sollten sie zusätzlich noch auf folgende Punkte achten.
Merkmale für die Auswahl einer Typo3-Agentur:

• Referenzen, Referenzen, Referenzen!
  Auch für Typo3-Agenturen gilt: Rücksprache mit Kunden nach ihrem Eindruck von der Agentur und gegebenenfalls zur Umsetzung der folgenden Punkte:
• Wie breit ist das Fachwissen verteilt?
  Hat die Agentur mehrere Entwickler, die zum Beispiel auch zertifiziert sind (Developer, Integrator) oder wird das Fachwissen extern „eingekauft“? Verfügen auch die Projektleiter über ausreichende Kenntnisse zu Typo3 oder gehen Informationen auf dem Weg zu den Entwicklern verloren?
• Individuelle Konfiguration, Frontend Editing, Userrechte
  Es gibt Agenturen, die ihren Kunden einen Administratorzugang für ein Backend in englischer Sprache geben. Für die schnelle Erledigung von Arbeiten sollte jedoch immer auch die Bearbeitung per Frontend Editing ermöglicht und das Backend auf die Sprache sowie die Anforderungen des jeweiligen Redakteurs angepasst werden.
• Extension-Entwicklung
  Die Typo3-Extensions (Module) sind das Salz in der Suppe. Zu allen gängigen Anwendungen gibt es Extensions. Bevor die Agentur Kosten für die Entwicklung einer Extension abrechnet, sollte sie sich vergewissern, ob nicht die gewünschte Lösung längst existiert. Zugleich spricht es aber für die Agentur, wenn sie die Typo3-Gemeinschaft durch die Bereitstellung von freien Extensions unterstützt.
• Aktiv in der Gemeinschaft
  Die weltweite Typo3 Community zeichnet sich durch eine gute Zusammenarbeit an vielen Interessanten Projekten aus. Agenturen, die sich in der Gemeinschaft engagieren, haben meist ein solideres Fachwissen und sind vor anderen zu neuen Themen im Bilde. Aktivität in der Gemeinschaft kann das Treffen einer Usergroup, das Sponsoring von Projekten oder die Mitgliedschaft in der Typo3-Association sein. Hier die Liste der Mitglieder der Typo3-Association.
• SEO „out of the box“
  Typo3 bietet bereits einige Funktionen zur Suchmaschinenoptimierung „out of the box” oder in Extensions: Was hat die Agentur bereits „vorinstalliert“, was kostet extra?
• Updates und Hosting-Support
  Keine aktuelle Software kommt heute ohne regelmäßige Aktualisierung aus. Bietet die Agentur Service-Verträge oder kooperiert sie mit einem Hoster, der sich auf das Hosting von Typo3 spezialisiert hat?

Wolfgang Schröder, Geschäftsführer Netzweber

Unabhängigkeit sichern

Mit Open Source Lösungen gewinnen Kunden mehr Freiheit bei der Wahl des Anbieters. Fragen Sie ihn gegebenenfalls auch, wie er eine Übergabe an eine andere Agentur organisieren würde. Die Freiheit des Agenturwechsels kann im Notfall viel Ärger und Arbeit ersparen.

Der Autor: Wolfgang Schröder

studierte an der Hamburger Universität Biologie und Informatik und ist seit 2012 Geschäftsführer der von ihm mit gegründeten Webagentur „Netzweber“, die den Mittelstand und öffentliche Auftraggeber mit CMS-, Shop- und Kataloglösungen unterstützt.