Die erste Stufe der Einführung der Branchensoftware knkVerlag bei der VDE VERLAG GmbH ist zu Beginn des Jahres 2019 erfolgreich abgeschlossen worden. Der VDE VERLAG nutzt knkVerlag nun für das Normengeschäft und den Buch- und E-Book-Vertrieb. Shop-Systeme wie z.B. die NormenBibliothek und der Webshop sowie Backend-Systeme wie das optische Archiv wurden in dieser Stufe bereits mit angebunden. Nach dem gelungenen Abschluss der ersten Projektphase wurde bereits mit der Umsetzung der zweiten Phase begonnen.
Bernd Binder, IT-Leiter der VDE VERLAG GmbH, begründet die Wahl von knkVerlag: „Das wichtigste Entscheidungskriterium für uns war die Zukunftsfähigkeit von knkVerlag. Wir wollten sicher sein, dass wir auch in 10 Jahren noch eine aktuelle Plattform nutzen können, die unseren Anforderungen gerecht wird. Das ist nun sichergestellt, denn die fortlaufende Weiterentwicklung und die regelmäßigen Updates von knkVerlag und Innovationsschübe durch Microsoft kommen uns direkt zugute. Zusätzlich haben wir eine Software gesucht, die von der Oberfläche her leicht zu bedienen ist und alle Verlagsfunktionen integriert abdecken kann. Nun läuft die operative Vertriebsabwicklung für unser Normen-, Buch- und E-Book-Geschäft in knkVerlag.“
In der ersten Projektphase hat der VDE VERLAG in verschiedenen Building Blocks die Bereiche Kontaktverwaltung, Abonnement, Auftragsabwicklung sowie Lager- und Logistikverwaltung eingeführt. Bestellungen in der verlagsspezifischen NormenBibliothek (Online-Datenbank aller VDE-DIN-Normen) werden nun in Echtzeit nach knkVerlag übertragen und direkt zur Abrechnung gebracht. Neben der Anbindung des verlagseigenen Lagers wurden auch verschiedene Schnittstellen umgesetzt, z.B. die E-POST (Post-Versandabwicklung über die Deutsche Post), Multinav Mail, Multiship, SAP sowie nscale zur Archivierung und EDI-Schnittstellen für die Auslieferer KNV und Libri.
Christian Becker, Leiter des Kundenservices beim VDE VERLAG, beschreibt die Verbesserungen im Arbeitsalltag: „Da knkVerlag auf Microsoft-Technologie basiert, ist die Software für die Anwender intuitiv zu verstehen und einfach zu handhaben. Wir sind z.B. in der Auftragserfassung für Webshop- und Einzelbestellungen dicht am Standard geblieben. Die Abbildung der Abonnements im System ist hingegen auf die speziellen Bedürfnisse der Normen und die Anbindung an die NormenBibliothek zugeschnitten. Außerdem haben wir unsere Prozesse analysiert, verschlankt und durch Nutzung von Vertragsvorlagen weitestgehend automatisiert, so dass die Erfassung eines neuen Abonnements ungefähr doppelt so schnell wie früher abgewickelt werden kann. Wir sind sehr zufrieden mit knkVerlag, alle individuellen Anforderungen wurden umgesetzt und unsere Vorstellungen zur neuen Software mehr als erfüllt.“
Heike Beyer-Wenzel, Senior Consultant der knk Business Software AG und Leiterin des Projekts, blickt auf das Projektgeschehen der ersten Phase zurück: „Der VDE VERLAG hat sich für ein Vorgehen mit themenbezogenen Building Blocks entschieden. Als IT-Managerin mit 20 Jahren Erfahrung in Verlagsprojekten habe ich dieses komplexe Projekt dabei von Anfang an in sehr enger Zusammenarbeit mit dem VDE VERLAG geführt. Die anstehenden Arbeitspakete haben wir gemeinsam detailliert geplant, in regelmäßigen Jour-fixes überprüft und bei Bedarf auf kurzen Kommunikationswegen vorausschauend angepasst. Es gab ein kooperatives Miteinander im Projektteam, die Key User waren sehr engagiert. Insgesamt war diese erste Phase ein großartiges Gemeinschaftsprojekt und ich freue mich schon auf die zweite Phase.“
Bernd Binder, VDE VERLAG, ergänzt: „Als IT-Leiter war ich in der Konzeptionsphase stark involviert und inhaltlich aktiv. Wir haben gemeinsam mit knk eine detaillierte Planung auf Tages- und Wochen-Ebene gemacht und die Projektphasen gut strukturiert. Auch der Vor-Ort-Einsatz der knk-Berater hat sich gelohnt, denn so konnten wir – sozusagen auf dem kurzen Dienstweg – viele Fragen direkt klären. Alle Projektmitarbeiter haben sich richtig in die Arbeit vertieft und entwickelten ein hohes Zusammengehörigkeitsgefühl. Dies, zusammen mit einem hervorragenden Projekt-Controlling, war ein Garant dafür, dass die Implementierung von knkVerlag in der Phase 1 innerhalb der zeitlichen Vorgaben und des Budget-Rahmens umgesetzt wurde.“
Mark Lieder, Senior Konzipierer und technischer Projektleiter bei knk, berichtet über die Projektinhalte aus technischer Sicht: „Der VDE VERLAG hat während der ersten Projektphase das frühere Softwaresystem abgelöst, knkVerlag eingeführt und diverse Fremdsysteme angebunden. Eine technische Besonderheit war die Umsetzung der Normen-Abonnementverwaltung unter Berücksichtigung des degressiven Preismodells. Die nun angebundene NormenBibliothek und der Webshop wurden im Rahmen des Projekts so umgestellt, dass der VDE-VERLAG-Kunde mit einem einzigen Account Zugriff auf beide Plattformen erhält. Besonders stolz sind wir auf die Integration der NormenBibliothek, welche den Austausch von Produkten, Benutzern, Warenkörben und Berechtigungen in Echtzeit zulässt. Vom Abschicken des Warenkorbs über die Rechnungsstellung bis hin zur Freischaltung der Produkte vergehen nur wenige Sekunden – mit dem Ergebnis, dass der Kunde direkt nach dem Kauf Zugriff auf seine neu erworbenen Produkte erhält. Wir haben einen reibungslosen Übergang in den Echtbetrieb hinter uns und starten nun in das zweite Teilprojekt.“
Die zweite anstehende Projektphase beim VDE VERLAG soll voraussichtlich zum Herbst 2019 abgeschlossen sein. Diese beinhaltet die Einführung der knkVerlag-Module Honorare, Anzeigen und Rezensionen. Weitere Folgeprojekte befinden sich aktuell in der Abstimmung zwischen dem VDE VERLAG und der knk Business Software AG.
Über die VDE VERLAG GmbH:
Der VDE VERLAG ist einer der traditionsreichsten und renommiertesten Fachverlage für Elektro- und Informationstechnik. Zu dem Portfolio gehören das umfassende VDE-Vorschriftenwerk der DIN-VDE-Normen, Fachbücher und E-Books, Fachzeitschriften sowie Seminare, Webinare und Foren. Mit dem Erwerb des technischen Buchprogramms der Hüthig Jehle Rehm GmbH, der Eingliederung des Herbert Wichmann Verlags, der HEALTH-CARE-COM GmbH und dem Fachbuchprogramm der EW Medien und Kongresse GmbH wurde das Spektrum thematisch um die zukunftsweisenden Bereiche Kälte- und Klimatechnik, Gebäudetechnik, Geodäsie und Geoinformatik, Gesundheit sowie Energiewirtschaft erweitert. Weitere Informationen unter: www.vde-verlag.de.
Über die knk Gruppe:
knk entwickelt und vertreibt mit knkVerlag die einzige von Microsoft zertifizierte Branchensoftware für das Verlagswesen weltweit. knkVerlag basiert auf modernster Web- und BI-Technologie. Die Software ist sowohl on Azure in der Cloud als auch on Premise einsetzbar und kann gekauft oder gemietet werden. Einführungsprojekte in der Cloud dauern bei kleinen Verlagen rund 6-12 Wochen.
knk ist Fördermitglied im Verband Deutscher Zeitschriftenverleger und korrespondierendes Mitglied im Börsenverein des deutschen Buchhandels. Die knk Gruppe betreut mit rund 180 Mitarbeitern über 450 Verlage in Deutschland, Europa, Nordamerika und Asien.
Zur knk Gruppe gehören auch die Marken „muellerPrange“ und „VM Verlags-Manager“, die im deutschsprachigen Raum marktführende Anzeigen- und Leser-Software für Publikumszeitschriften und Zeitungen, sowie Bradbury Phillips International, die Spezialsoftware für das Lizenzgeschäft und Honorarsoftware aus Großbritannien. Die knk Customer Engagement GmbH hat sich als Teil der knk Gruppe auf die Bereiche CRM, Marketing Automation und KI-Anwendungen spezialisiert. Die knk Cloud Services GmbH bietet Managed Services, Cloud Deployment und spezifische Web-Apps.
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