Ehrhardt F. Heinold: Umsetzung digitaler Projekte – Glanz und Elend von Stabsstellen

Verlage brauchen einen Weg, um schneller und erfolgreicher digitale Projekte umsetzen zu können. Da in den bestehenden Abteilungen oft weder ausreichend Know-how noch genügend Ressourcen vorhanden sind, werden Stabsstellen oder sogar eigene Abteilungen gegründet. Ist das sinnvoll?

Eine Stabsstelle für digitale Projekte ist schnell eingerichtet. Meist wird sie an zentraler Stelle angesiedelt, z.B. bei der Verlags- oder der Geschäftsleitung. Der Vorteil: Mit Unterstützung von oben können hier an zentraler Stelle Know-how gebündelt und Projekte vorangetrieben werden. Die Stabsstelle unterstützt die einzelnen Abteilungen bei digitalen Projekten, manchmal ist sie auch für die Umsetzung verantwortlich. Sie fungiert damit sowohl als Beratungs- wie auch als Dienstleistungsstelle.

Eine Stabsstelle hat vor allem aus Sicht der Verlagsleitung Vorteile:

• Sie kann schnell eingerichtet werden,
• ohne dass die bestehende Organisation verändert werden muss.
• Durch die Ansiedelung direkt an der Verlagsleitung sind kurze Entscheidungswege möglich.
• Durch Besetzung mit einem neuen Mitarbeiter mit entsprechender Qualifikation kommen neue Sichtweisen und neues Know-how ins Haus.
• Die Unterstützung aller Digitalprojekte an einer Stelle schafft Überblick und ermöglicht eine zentrale Koordination.
• Die Abteilungen können schnell auf das Know-how zurückgreifen, ohne jeweils externe Unterstützung einkaufen zu müssen.

Mögliche Funktionen und Erfolgsfaktoren

Doch was genau soll eine solche Stabsstelle leisten? Was kann sie überhaupt leisten, wo doch das spezifische Know-how in den Fachabteilungen liegt (oder liegen sollte)? Hier gibt es mehrere Optionen:

• Soll die Stabsstelle als Super-Projektmanagement-Abteilung fungieren, in der die Projektverantwortung für alles Digitale liegt? Oder soll sie diese Funktion nur für einzelne Projekte erfüllen?
• Soll sie im Sinne des agilen Projektmanagements sogar als „Produkt Owner“ fungieren, also businessrelevante Entscheidungen fällen können?
• Soll sie eine eher beratende und unterstützende Funktion ausüben, bei der die Projektverantwortung in der jeweiligen Fachabteilung bleibt?
• Soll sie Innovationen entwickeln und somit als Business Development fungieren?

Die Aufzählung macht deutlich: Eine Stabsstelle ist schnell eingerichtet, mit einem Namen versehen und mit einer Person besetzt. Oft wird jedoch nicht genau geklärt, was die Aufgaben, Rolle, Kompetenzen und damit letztlich die Ziele sind. Das aber sind zentrale Voraussetzungen für den Erfolg.

Die Stabsstelle als Bitte-Bitte-Abteilung und Ort für Verantwortungsdelegation

Zur Beurteilung der Frage, ob eine Stabsstelle die richtige Antwort für einen Verlag sein kann, sollten aber auch einige kritische Punkte bedacht werden. So können Stabsstellen sich zu einem Ort für die Delegation von Verantwortung entwickeln. Wie? Ganz einfach: Die Fachabteilungen denken: Jetzt gibt es ja diese Zentralstelle für Digitales, wir können uns weiterhin auf unser klassisches Geschäft konzentrieren. Des Weiteren kann es Probleme mit nicht klaren Kompetenzen geben. Um es formal auszudrücken: Welche Weisungsbefugnis soll sie gegenüber wem haben? Oft sind Stabsstellen eine Bitte-Bitte-Einrichtung, die auf den Goodwill der einzelnen Abteilungen angewiesen sind. Auch die Vielfalt der Projekte kann einer Stabsstelle zu schaffen machen, und zwar aus Kapazitäts- und Know-how-Gründen. Die Stabsstelle kann sich so zu einem Flaschenhals entwickeln, auf der die Innovationsarbeit lastet.

Stabstelle: Glanz oder Elend?

Glanz oder Elend: Diese Alternative ist provokant formuliert. Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Zumal sich die Frage nach Alternativen stellt. Da gibt es im Grunde nur zwei Möglichkeiten:

• Statt einer Stabsstelle wird eine Business Development-Abteilung eingerichtet und in die Matrixorganisation integriert. Das ist eine Option für größere Verlagshäuser. Auch eine Stabsstelle kann sich in diese Richtung entwickeln.
• Innovationen werden in den Fachabteilungen umgesetzt. Für diese Option müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: In den Fachabteilungen müssen genügend Know-how und Kapazitäten vorhanden sein, und der Verlag sollte einen definierten Innovationsprozesses haben.

Fazit

Eine Stabsstelle kann ein schneller Einstieg in das digitale Projektmanagement sein. Um erfolgreich arbeiten zu können, müssen jedoch die in diesem Artikel genannten Bedingungen erfüllt sein. Und mittelfristig sollten die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in die Fachabteilungen wandern, so dass aus der Stabsstelle eine echte Business Development-Abteilung werden kann.

Ehrhardt F. Heinold, Unternehmensberater Heinold, Spiller & Partner

Quelle: Newsletter Heinold, Spiller & Partner