Gemeinsam arbeiten und lernen mit Social Intranets

Gabriel Rath. Foto: Privat.

Alles wird stromlinienförmig digital. Nur nicht die Art, wie wir zusammenarbeiten. Da herrscht ein Gemisch von E-Mail, Telefon, Conferencing, Clouddiensten und und und. Wie lange wohl noch?

Arbeitsergebnisse und Prozess-Sicherheit leiden unter solchem Gemenge. Und besonders die E-Mail fördert das Fehlrouting von Informationen und das Silodenken. Zudem belastet es den einzelnen Mitarbeiter und kostet Unternehmen damit eine Stange Geld. Nur: E-Mail ist halt so schön gewohnt. Allerdings rebellieren besonders jüngere Mitarbeiter gegen die E-Mail. Und Großunternehmen versuchen sie einzudämmen, weil sie mehr Produktivität und informiertere Organisationen wünschen.

Gabriel Rath gehört zu diesen „Rebellen“. Er verantwortet bei der OstseeSparkasse Rostock die Bereich digitale Kommunikation und Collaboration. Auf der Corporate Learning Konferenz der Akademie der Deutschen Medien am 28. November 2019 im Literaturhaus München spricht Gabriel Rath über „Change Agents, digitaler Führerschein und Roboter Rudi: Wie Sie die digitale Transformation durch neues Lernen vorantreiben“. Im HR-Channel von buchreport.de zeigt er auf, wie Social Intranets nicht nur bei der gemeinsamen Bewältigung von Aufgaben, sondern auch beim gemeinsamen Lernen eine lohnende Alternative sind.

1. Transparente Zusammenarbeit wird möglich

Während E-Mail-Postfächer Informationen verschlucken, bietet ein Social Intranet, auch Enterprise Social Network genannt, eine Plattform, auf der die Themen und Inhalte offen zugänglich für die Mitarbeiter dargestellt werden. Unser „internes Facebook“ bei der OSPA wird seit drei Jahren intensiv genutzt und konnte einen deutlichen Rückgang von Mails bewirken. Dafür werden Blogs und Wikis geschrieben, kommentiert und empfohlen. Die Kommunikation wird also öffentlich.

2. Neue Ideen tragen schneller Früchte

Wir alle kennen das. In der Kaffeeküche wird darüber gesprochen, was man doch eigentlich mal machen könnte, um ein bestimmtes Problem zu lösen.

„Hey, gute Idee. Das müsstest du mal aufschreiben.“

„Ja, müsste ich eigentlich mal machen.“

In unserem Social Intranet „OSPA Connect“ nutzen wir Tools wie Ideen-Blogs und Foren, um neue Ideen der Mitarbeiter zu sammeln und diese dann auch bekannt zu machen. Ideen, die bei uns im Ideen-Blog einer Community eingestellt werden und von Kollegen mit einem Vote bewertet werden können. Das hat bei uns schon zu vielen neuen Aktionen geführt.

3. Alle Mitarbeiter sind bei wichtigen Themen schneller im Boot

Mail to all vom Vorstand? Das gehört bei uns der Vergangenheit an. Stattdessen wird der Vorstandsblog genutzt, um größere und manchmal auch kleinere News zu teilen.

Auf unserer Startseite ist der Vorstandsblog oben rechts gut sichtbar verbaut. Dort schaut quasi jeder Mitarbeiter täglich hin – und bleibt so auf dem Laufenden.

Ältere Blogartikel sind hier natürlich auch archiviert, so dass man nicht lange suchen muss, um sich eine frühere Neuigkeit nochmals anzusehen. Daneben gibt es unseren „Aktuelles“-Blog. Hier schreiben einige Redakteure aus dem Bereich Interne Kommunikation über übergreifende Themen.

Das kann der Firmenlauf sein, die Einführung eines neuen digitalen Produkts oder auch eine Einladung zu einer Betriebsfeier.

4. Mitarbeiter können ihr Wissen teilen

Teil der Plattform ist auch der Bereich „Dateien“, der ähnlich funktioniert wie Dropbox. Dateien müssen intern nicht mehr gemailt werden, sie werden geteilt. Diese Funktion hat sich innerhalb kürzester Zeit bei uns durchgesetzt. Und auch die IT freut sich über abnehmende Kosten, denn die Postfächer sind seitdem deutlich leerer.

Stattdessen werden Files hochgeladen, mit Kollegen und Communities geteilt und kommentiert. Ziemlich cool ist auch die Funktion der Versionierung. Wenn man also eine neue Version der Datei hochlädt, bleiben die älteren Versionen erhalten und sind jederzeit aufrufbar.

5. Mitarbeiter vernetzen sich neu – sowohl beruflich als auch privat

Auf unserer Startseite stellen wir die neuen Mitarbeiter vor, so dass ein Kennenlernen unkompliziert möglich ist. Außerdem hat jeder Kollege ein persönliches Profil, das man besuchen und kommentieren kann. Dann wäre da noch unsere „bunte Community“, eine Community für die verschiedenen Betriebssportgruppen.

Nicht zu vergessen ist unser „Ebay-Kleinanzeigen-Bereich“, in dem man private Dinge wie Konzertkarten oder Kindersitze anbieten und verkaufen kann. Außerdem gibt´s noch Widgets für Dienstjubiläen, Geburtstage und Nachwuchs.

6. Bewegtbild geht durch die Decke

Wir haben ein internes YouTube aufgebaut, das sich wachsender Beliebtheit erfreut. Dafür haben wir uns entsprechendes Equipment wie Kamera und Mikrofon eingekauft, Software installiert und einfach losgelegt. Videos werden in-house gedreht und geschnitten und anschließend im Intranet veröffentlicht.

Dazu betten wir die Videos in den Blogartikeln ein. Die Mitarbeiter in unseren Filialen haben alle Kopfhörer bekommen und können damit zeitversetzt die Videos je nach Interessenlage anschauen. So werden auch trockene Themen oft kurz und knackig präsentiert zum Beispiel in Form von Interviews und Tutorial-Videos. Bei uns gibt es mittlerweile schon eigene Formate und sogar eine kleine Sitcom.

7. Kommunikation in Echtzeit

Wir alle kennen das Problem bei Mails. Man bekommt eine Nachricht, antwortet und muss bei dringenden Anliegen warten, bis die Antwort endlich da ist. Das kann nerven.

Hilfreich ist es hier, wenn man chatten kann. Dafür haben wir in OSPA Connect „ein eigenes Skype“, mit dem auch Screensharing möglich ist.

8. To Do oder Tu Du?

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auch ein To-Do-Tool enthalten ist, das für die Planung von Aktivitäten hilfreich ist. Hier kann man Aufgaben planen, sie delegieren und Deadlines definieren.

Wenn eine Aufgabe erledigt ist, hakt man sie einfach ab. Per Mail wäre dafür ein ziemliches Ping-Pong nötig.

9. Kalender-Integration

Termine und Veranstaltungen können bequem geplant werden und Mitarbeiter können in Kommentaren bei Bedarf Fragen dazu stellen.

10. Bookmarking

Auch ein Lesezeichen-Tool ist an Bord. So können externe und auch interne Links übersichtlich passend zum Thema in der jeweiligen Community gespeichert werden.

Und schon freut sich der eine oder andere gleich über wunderbaren Content.

Fazit

Ein Social Intranet bietet weitaus mehr Möglichkeiten als klassische Arbeitsumgebungen, auf verschiedenen Ebenen zusammenzuarbeiten. Der Shift von der geschlossenen Kommunikation in Mails zur offenen Collaboration ist dennoch kulturell nicht zu unterschätzen. Es bedarf einer nachhaltigen Veränderung in der Art und Weise, wie im Unternehmen interagiert wird. Dabei liegt der Fokus klar auf der Eigeninitiative der Mitarbeiter. Vorher reagierte man auf Mails. Heute hat man die Verantwortung, den Communities und Personen zu folgen, mit denen man inhaltlich zusammenarbeit.

Das macht im ersten Schritt mehr Arbeit, da man sich neu orientieren muss. Im zweiten Schritt erkennt man aber den Vorteil, da sich Netzwerke rund um Themen bilden, die weder mit alten Hierarchien noch mit E-Mail-Ping-Pong etwas zu tun haben. Menschen erfahren voneinander und helfen einander. Ideen werden übernommen, Erfolgsgeschichten geteilt. Auch Fehler werden deutlich, doch daraus können eben gleich mehrere Leute lernen.

Natürlich gibt es auch für E-Mail noch Einsatzfälle, etwa bei diskreter One-to-One-Kommunikation oder Austausch mit Externen. Doch der Arbeitsaufwand verringert sich bei gleichzeitigem Einsatz eines Enterprise Social Networks deutlich. Und wenn das ganze Thema einen echten Mehrwert bietet, macht es auch Spaß.

Gabriel Raths Beitrag erschien erstmals in dessen Blog gabrielrath.com.