So beherrschen Sie Ihr E-Mail-Postfach

Auch ohne Spam und Phishing: Viele Arbeitnehmer leiden unter den Massen an Anfragen und Anweisungen per E-Mail, die sie von ihren eigentlichen Zielen ablenken. Arbeitgeber sollten diesen Produktivitätskiller eindämmen. Nur wie?

Der US-Professor Cal Newport ist kein Feind neuer Medien und Technologien, doch er sieht auch, welche Defizite sie hinterlassen: Sie sorgen dafür, dass das fokussierte, konzentrierte Arbeiten – Newport nennt es Deep Work  – im Berufsalltag immer stärker durch Shallow Work ersetzt wird – oberflächliches Herumgerühre in Mail-Ordnern und Social-Media-Accounts. Für ihn steht fest, dass immer mehr Menschen die Fähigkeit zum erfolgswichtigen Deep Work abhanden kommt. Auch Unternehmen sind für ihn daher in der Pflicht, ihren Mitarbeitern regelmäßig Raum zum Deep Work zu gewähren, um ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit und Attraktivität zu erhalten.

In seinem Buch „Konzentriert arbeiten” (Redline Verlag) erklärt Cal Newport, wie Menschen ihr Arbeitsleben nach der Deep-Work-Methode neu organisieren können. In einem Auszug im HR-Channel von buchreport.de gibt er Tipps in Bezug auf E-Mails:

Mehr Zeit fürs Wesentliche durch effektive Mail-Bearbeitung (Foto: Unsplash)

Seien Sie schwer erreichbar

Keine Diskussion über Shallow Work wäre vollständig, ohne E-Mails zu erwähnen. Die Nachrichten ziehen besonders heimtückisch die Aufmerksamkeit des Wissensarbeiters auf sich, denn sie bieten einen ständigen Strom von speziell an sie gerichteten Ablenkungen. Allgegenwärtige E-Mail-Erreichbarkeit ist so verankert in unseren beruflichen Gewohnheiten, dass wir ihre Rolle in unserem Leben gar nicht mehr beeinflussen zu können glauben. (…)

Die hier besprochene Strategie soll diesem Fatalismus etwas entgegensetzen. Nur weil Sie dieses Tool nicht vollständig vermeiden können, heißt das noch lange nicht, dass Sie sämtlichen Einfluss über seine Rolle in Ihrer mentalen Landschaft abgeben müssen. In den folgenden Absätzen gebe ich Ihnen drei Tipps, wie Sie die Autorität darüber zurückgewinnen können, auf welche Weise diese Technologie Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit beansprucht (…) Widerstand ist nicht zwecklos: Sie haben mehr Kontrolle über Ihre elektronische Kommunikation, als Sie zunächst glauben mögen.

Tipp Nr. 1: Lassen Sie Leute, die Ihnen E-Mails schicken, mehr arbeiten

Die meisten Sachbuchautoren sind leicht zu erreichen. Sie setzen eine E-Mail-Adresse auf ihre Autorenwebsite, gekoppelt mit einer offenen Einladung, ihnen jede beliebige Nachfrage oder Anregung zuzusenden. Viele begrüßen dieses Feedback sogar als notwendigen Bestandteil der illusionären, aber viel zitierten Wichtigkeit des Aufbaus einer „Community“ mit ihren Lesern.

Dazu kann ich nur sagen: Ohne mich. Wenn Sie die Kontaktseite meiner Autorenwebsite aufrufen, finden Sie keine Allzweck-E-Mail-Adresse. Stattdessen führe ich verschiedene Personen auf, die Sie zu spezifischen Zwecken kontaktieren können: meinen Literaturagenten für Rechtenachfragen zum Beispiel oder meinen Vortragsagenten für Redeanfragen. Wenn Sie mich erreichen wollen, finden Sie lediglich eine zweckbeschränkte Mail-Adresse, die mit Bedingungen einhergeht und die Hoffnung auf meine Antwort dämpft:

„Wenn Sie ein Angebot, eine Chance oder eine Vorstellung zu bieten haben, die mein Leben interessanter machen könnten, schreiben Sie mir unter interesting@calnewport.com. Aus den oben genannten Gründen antworte ich nur auf jene Angebote, die sich gut in meine Pläne und Interessen einfügen lassen.“

Ich bezeichne dieses Vorgehen als Absenderfilter, denn ich bitte meine Mail-Korrespondenten, sich selbst auszufiltern, ehe sie versuchen, Kontakt mit mir aufzunehmen. Dieser Filter hat die Zeit, die ich mit meinem Posteingang verbringe, deutlich reduziert. Ehe ich den Absenderfilter verwendete, hatte ich die übliche Allzweck-Mail-Adresse auf meiner Website. Es ist kaum überraschend, dass ich damals eine große Zahl langer E-Mails erhielt, die um Rat bei speziellen (und oft sehr komplizierten) Studien- oder Berufsfragen baten. Ich helfe anderen gern, aber diese Anfragen wurden einfach zu viel – es kostete die Absender nicht viel Zeit, sie zu verfassen, aber ihre Beantwortung erforderte viele Erklärungen und Schreibarbeit.

Mein Absenderfilter hat einen Großteil dieser Art von Kommunikation eliminiert und dadurch die Zahl der Nachrichten in meinem Mail-Eingang drastisch verringert. Im Interesse der Hilfestellung für meine Leser lenke ich diese Energie jetzt auf Umstände, die ich sorgfältig aussuche, um die Wirkung zu maximieren. Statt zum Beispiel jedem Studenten der Welt zu ermöglichen, mir eine Frage zu schicken, arbeite ich jetzt eng mit einer kleinen Zahl von Studentengruppen zusammen, für die ich gut erreichbar bin und denen ich eine umfassendere und effektivere Beratung bieten kann.

Ein weiterer Vorteil eines Absenderfilters ist, dass er die Erwartungen dämpft. Die entscheidendste Zeile in meiner Erklärung ist: „Ich antworte nur auf jene Angebote, die sich gut in meine Pläne und Interessen einfügen lassen.“ Das scheint nebensächlich, aber es verändert maßgeblich, wie intensiv meine Mail-Korrespondenten über ihre Botschaften an mich nachdenken. Allgemein gilt für E-Mails die Übereinkunft, dass Sie jemandem, der Ihnen etwas schickt, eine Antwort schulden, es sei denn, Sie sind berühmt. Bei den meisten löst ein Postfach voller Nachrichten daher ein starkes Gefühl der
Verpflichtung aus.

Wenn Sie stattdessen die Erwartungen der Anfragenden mit der Tatsache vertraut machen, dass Sie vermutlich nicht antworten werden, ist diese Erfahrung eine veränderte. Der Posteingang ist jetzt eine Sammlung von Möglichkeiten, die Sie sich anschauen können, wenn Sie Freizeit haben – und aus der Sie jene aussuchen können, für die sich zu engagieren Sie für sinnvoll halten. Aber die Liste ungelesener Nachrichten löst nicht länger dieses Gefühl der Pflicht aus. Sie könnten Sie alle ignorieren, wenn Sie wollten, und nichts Schlimmes würde passieren. Auf psychologischer Ebene kann das befreiend sein.

Zu Beginn machte ich mir Sorgen, dass die Verwendung eines Absenderfilters prätentiös wirken könne – als wäre meine Zeit wertvoller als die meiner Leser – und dass ich die Leute damit verärgern würde. Aber diese Angst war unbegründet. Die meisten Leute akzeptieren die Vorstellung, dass Sie ein Recht darauf haben, Ihre eigenen Nachrichteneingänge zu kontrollieren, so wie sie dieses Recht auch selbst gerne hätten. Und was noch wichtiger ist, die Leute wissen Deutlichkeit zu schätzen. Für die meisten ist es in Ordnung, keine Antwort zu erhalten, wenn sie keine erwarten. (Im Allgemeinen überschätzen Menschen mit einer geringeren öffentlichen Präsenz, wie zum Beispiel Autoren, wie wichtig es anderen ist, dass sie auf ihre Nachrichten antworten.) In manchen Fällen kann diese Erwartungsdämpfung Ihnen sogar mehr Ansehen einbringen, wenn Sie dann doch antworten. (…)

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Technologie der E-Mail sich in Entwicklung befindet, die aktuellen sozialen Konventionen in unserer Anwendung dieser Technologie jedoch unterentwickelt sind. Die Vorstellung, dass alle Nachrichten, unabhängig von Zweck oder Absender, in demselben undifferenzierten Posteingang landen, und die Erwartung, dass jede Nachricht eine (zeitnahe) Antwort verdient hat, sind geradezu absurd unproduktiv. Der Absenderfilter ist ein kleiner, aber nützlicher Schritt zu einer besseren Lösung, und seine Einführung ist an der Zeit – zumindest für die wachsende Zahl von Selbstständigen und Freiberuflern, die sowohl einen sehr großen Posteingang als auch die Fähigkeit haben, ihre Erreichbarkeit selbst zu bestimmen. (Ich wäre auch sehr für die flächendeckende Einführung ähnlicher Regeln bei der internen Kommunikation in großen Unternehmen, aber dies ist vermutlich noch weit von der Realität entfernt.)

Wenn Sie dazu in der Lage sind, betrachten Sie Absenderfilter als eine Möglichkeit, um eine gewisse Kontrolle über Ihre Zeit und Ihre Aufmerksamkeit zurückzugewinnen.