Von einem Tag auf den anderen hat Corona Angestellte aus ihren Büros vertrieben. Viele Betriebe waren nicht aufs mobile Arbeiten vorbereitet und mussten sich spontan anpassen. Jetzt müssen tragfähige Strukturen her, die auch langfristig funktionieren. Welche Tools können dabei helfen?
Damit die interne Kommunikation optimal und ohne Reibungsverluste läuft, ist es heute wichtiger denn je, Kommunikationssoftware zu nutzen, die den Bedürfnissen der einzelnen Teams im Unternehmen gerecht wird. Ines Bahr, International Content Analyst bei Capterra, einem Beratungsunternehmen für Software-Analyse, stellt im IT-Channel von buchreport.de 5 kostenlose Tools vor.
Die folgenden Kommunikationstools wurden von mindestens 100 Nutzern mit mehr als 4 von 5 Sternen auf Capterra bewertet, bieten eine kostenlose Version an und sind auf Deutsch verfügbar.
Slack
Kanäle und private Nachrichten in Slack
Gesamtbewertung: 4,6/5
- Benutzerfreundlichkeit: 4,6/5
Mit Slack kann der E-Mail-Verkehr im Team reduziert werden, da das Tool ein Nachrichtensystem enthält, das nach Gesprächsthemen organisiert ist. Slack ist ein Team-Chat und erleichtert die Kommunikation im Team, da Förmlichkeiten nicht eingehalten werden müssen und Antwortzeiten im Vergleich zu E-Mails kürzer sind. Mit Slack lassen sich in Gesprächen auch Dateien und Bilder versenden und Emojis und GIFs verwenden. Das Tool kann mit einigen Kundenverwaltungsprogrammen (CRM), einigen Aufgabenverwaltungstools sowie mit Kalendern und E-Mail-Anwendungen integriert werden.
Capterra-Nutzer schätzen das Tool aufgrund seiner einfachen Benutzbarkeit und der Suchfunktion. Die Suche von Nachrichten anhand von Schlagwörtern funktioniert sehr gut.
Empfehlung: Die einfache Erlernbarkeit von Slack macht es zu einem perfekten Werkzeug für Teams, die eine Kommunikationssoftware schnell implementieren müssen. Auch schafft das Chat-Tool einen Spaßfaktor im Team.
Zoho Desk
Ticket-System von Zoho Desk
Gesamtbewertung: 4,5/5
- Benutzerfreundlichkeit: 4,4/5
Zoho Desk ist eines der kostenlosen Team-Kommunikationswerkzeuge, das neben der internen Kommunikation auch den Kundenservice in den Mittelpunkt stellt. Die Software enthält ein Service-Aufgaben-System, das visuell nach der Priorität der Aufgaben geordnet ist. Jede dieser Aufgaben kann einer bestimmten Person, einem Team oder mehreren Teams zugewiesen werden, um sie zu betreuen. Somit sieht jeder im Team, wer gerade woran arbeitet.
Capterra-Nutzer schätzen die fließende Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sowie die einfache Organisation und Verfolgung der Tickets. Einer der Nachteile ist der Kundensupport, der langsam antwortet und nur auf Englisch verfügbar ist.
Empfehlung: Da es sich um ein Instrument handelt, das sich auf den Kundendienst konzentriert, ist es ein idealer Verbündeter für KMU, in denen mehrere Teams miteinander kommunizieren müssen, um besser auf Kundenbedürfnisse eingehen zu können.
Google Meet
Sprach- und Videoanrufe in Google Meet
Gesamtbewertung: 4,5/5
- Benutzerfreundlichkeit: 4,6/5
Mit Google Meet lassen sich Sprach- und Videoanrufe zwischen einer oder mehreren Personen führen. Es handelt sich um eine einfach zu bedienende Anwendung, die entweder über den Browser oder mit einer auf dem Smartphone installierten Anwendung ausgeführt werden kann. Es ist ein ideales Werkzeug, um kostenlos per Sprache oder Video mit anderen zu kommunizieren und um Videokonferenzen zwischen den Mitgliedern eines Arbeitsteams abzuhalten. Die Anwendung ermöglicht es den Teilnehmern eines Videoanrufs auch, Nachrichten zu senden und ihren Bildschirm mit Teammitgliedern zu teilen.
Unter den Rezensionen, die Capterra-Nutzer über Google Meet geschrieben haben, stimmen viele hinsichtlich der einfachen Nutzung des Tools und der guten Videoqualität überein. Nutzer schätzen die Integration in den Kalender von Google, da sie Anrufeinladungen direkt in ihrem Kalender erhalten können. Einige Nutzer bemängeln jedoch als Nachteil, dass die Browser-Version nur mit Google Chrome gut funktioniert und ein Google-Mail-Konto für alle Nutzer erforderlich ist.
Empfehlung: Das Tool ist ein ideales Kommunikationswerkzeug für KMU mit externen Mitarbeitern oder für Unternehmen, die Online-Schulungen durchführen müssen.
Microsoft Teams
Arbeitsbereiche in Microsoft Teams
Gesamtbewertung: 4,4/5
- Benutzerfreundlichkeit: 4,2/5
Microsoft Teams ist eines der kostenlosen Kommunikationstools, die Teil der Office-365-Familie sind. Microsoft Teams integriert an einem Ort Chat-, Sprach- und Videoanrufdienste und ermöglicht es Nutzern außerdem, Word-, Excel– und PowerPoint-Dateien in Echtzeit mit anderen Teammitgliedern auszutauschen und zu bearbeiten. Das Tool ist speziell darauf ausgerichtet, die Zusammenarbeit und Kommunikation sowohl kleiner als auch großer Arbeitsteams zu erleichtern, insbesondere für diejenigen, die remote arbeiten.
Capterra-Nutzer schätzen, dass verschiedene Arbeitsbereiche erstellt werden können und dass es innerhalb dieser Arbeitsbereiche möglich ist, Gespräche per Chat, Anruf und Videoanruf zu führen, bei denen nur die Mitglieder des jeweiligen Bereichs anwesend sind. Die Einstellungsoption der Hintergrundunschärfe in Videoanrufen hat sich für Nutzer als nützlich erwiesen, die während eines Geschäftsmeetings nicht zeigen wollen, was sich hinter ihnen verbirgt. Einige Nutzer beschweren sich jedoch über die Schwierigkeiten bei der Nutzung einiger der darin enthaltenen Funktionen.
Empfehlung: Microsoft Teams ist ein sehr nützliches Tool für KMU, die mit Office 365 arbeiten und Mitarbeiter und Teams an entfernten Standorten haben, die einer ständigen Kommunikation unterliegen.
Trello
Kanban-Board in Trello
Gesamtbewertung: 4,5/5
- Benutzerfreundlichkeit: 4,5/5
Trello ist ein Werkzeug, mit dem man Aufgaben innerhalb eines Teams erstellen und organisieren kann. Es hat eine sehr visuelle Umgebung, die einzelne Aufgaben in Kartenform zeigt, die einem oder mehreren Teammitgliedern zugewiesen und zwischen verschiedenen Spalten verschoben werden können als wären es Haftnotizen. Es lassen sich auch Kommentare zu jeder der Aufgaben hinzufügen.
Capterra-Nutzer schätzen, dass Trello in sehr kurzer Zeit erlernt werden kann und dass es die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Mitgliedern, die am gleichen Projekt arbeiten, erleichtert. Sie schätzen auch die Geschwindigkeit und Leichtigkeit, mit der sich der Status eines Projekts überwachen lässt. Einige Nutzer klagen jedoch über die Schwierigkeit, Informationen in bereits erledigten Aufgaben zu suchen und abzurufen.
Empfehlung: Da es sich um ein einfach zu bedienendes und sehr visuelles Werkzeug handelt, ist es eines der besten kostenlosen Teamkommunikationswerkzeuge für Teams, die kein kompliziertes Projektmanagement-Tool nutzen wollen.
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Kommunikationsprogramme sollten grundsätzlich kostenlos sein.
Denn Kommunikation muss immer selbstverständlich, freiwillig und einfach bleiben.
Genauso, wie auch die Begegnung mit Menschen gratis bleiben muss.
Kommunikation und Vireschutz muss freiwillig und kostenlos bleiben.
Und es darf keine Ausgrenzungen, Bevorzugungen und Teilnahme nur bei Bezahlung geben !!!
Rausschmiss oder Strafe muss es geben, sobald ein Teilnehmer sich strafbar äussert oder Schweigepflichtiges in Verbreitung bringt.
Die Handhaben sollte einfach sein-für Jeden idiotensicher.