Der digitale Arbeitsplatz – Treiber für Kreativität, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit

Analyst Maximilian Hille, Crisp Research. Foto: privat.

Geschäftsmodell digital, Arbeitsplatz analog? Nicht, wenn es nach der Mehrheit der deutschen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) geht. Sechs von zehn KMU wollen die Arbeitsplätze mittels IT attraktiver für Mitarbeiter und produktiver machen. Maximilian Hille von Crisp Research beschreibt im HR-Channel von buchreport.de, was Mitarbeiter und Vorgesetzte davon haben.

In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Bereitstellung eines digitalen Arbeitsplatzes einer der zentralen Bausteine der Digitalisierungsstrategie. Die empirische Studie „Digitale Arbeitsplatzgestaltung – Hub für vernetztes Arbeiten“ belegt, dass mehr als die Hälfte (59%) der KMUs und Mittelständler in Deutschland in den kommenden 24 Monaten einen modernen, vernetzten Arbeitsplatz bereitstellen wollen. Eine höhere Produktivität und schnellere Zusammenarbeit sind die zentralen Zielsetzungen hinter den Initiativen, um sich zukünftig im digitalen Wettbewerb zu behaupten. Mehr als 90% der Entscheider gaben zu Protokoll, ihre Investitionen in den digitalen Arbeitsplatz ihrer Mitarbeiter in den kommenden Jahren zu steigern.

Autor der Studie ist das Research- und Beratungsunternehmen Crisp Research AG, Auftraggeber war die Telekom Deutschland.

Genauso facettenreich wie die Digitalisierung an sich, gestaltet sich auch die digitale Arbeitsplatzgestaltung der unterschiedlichen Unternehmen, vom Kleinunternehmen bis zum Konzern. Die in Kooperation mit der Telekom entstandene Studie beleuchtet die Chancen und Risiken eines digitalen Arbeitsplatzes. Neben einer Gesamtbetrachtung geht es darum, Besonderheiten der KMUs und Mittelständler aufzuzeigen und einen Einblick zum derzeitigen Entwicklungsstand, den Potenzialen und Gestaltungsmöglichkeiten des digitalen Arbeitens zu verdeutlichen.

Digitale Arbeitsplatzgestaltung: Chance statt Challenge

Dass der digitale Wandel einen bedeutenden, nachhaltigen Einfluss auf die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes hat, ist insbesondere dem technologischen Fortschritt und der zügigen Adaption neuer Lösungen wie Cloud-Technologien, Mobile Devices, Breitbandausbau uvm. geschuldet. Zumeist sind es die großen Unternehmen und Technologiekonzerne, die dahingehend den Ton angeben – eine weltweite Arbeitsteilung vorleben, schnell Wissen entwickeln und auf die individuelle Nachfrage-Flut der Kunden reagieren können. Viele KMUs und Mittelständler sehen diese Marktentwicklung und spüren den steigenden Wettbewerbsdruck, aber sind unsicher, ob und inwieweit ihre internen Abläufe von den veränderten Rahmenbedingungen betroffen sind. Denn was hat z.B. ein Fliesenleger mit Cloud Computing zu tun?

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Neue Plattformen und Lösungen, die eine agile und flexible Arbeits- und Kommunikationsgrundlage darstellen und so für eine umfangreiche Neuordnung der Arbeit und Kundeninteraktion sorgen, werden derzeit auch schon in und von einigen KMUs und Mittelständlern vorgelebt und fordern die eigenen Reihen im digitalen Wettbewerb heraus: Online-Shops, die sich nicht an Öffnungszeiten orientieren und 24 Stunden-Shopping ermöglichen. Start-ups, deren Mitarbeiter mithilfe von Apps Aufträge verwalten, kommunizieren und ohnehin „viel digitaler“ sind. Aber auch Handwerker oder Fliesenleger, als nur eine von vielen Stellvertreter-Gruppen der typischen KMU-Betriebe, nutzen heute Smartphone und Tablet, um diese für Planung, Kalkulation und Beratung vor Ort zu verwenden und mit Kunden zu teilen.

Die Säulen des digitalen Arbeitsplatzes

Durch die zunehmende Veränderung des Technologieumgangs im Alltag ist ein neues, verändertes Kunden- und Mitarbeiterverhalten entstanden, welches die Arbeit der Zukunft zunehmend digital beeinflusst. Der digitale Arbeitsplatz dient dabei als Basis, um sich den Herausforderungen des digitalen Wettbewerbs zu stellen und die Mitarbeiter- und Kundeninteraktion auf die nächste Stufe zu befördern. Die maßgeblichen Ziele, die bei der Ausgestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes verfolgt werden, sind vor allem:

• Kommunikation – In den Bereich Kommunikation fallen alle Anwendungen und Systeme, die für einen direkten Austausch zweier oder mehrerer Personen dienen können. Dazu zählen insbesondere Unified Communication-Lösungen bzw. Voice- Calls, Video, Chats, soziale Netzwerke, aber auch die klassische E-Mail. Das Verhältnis zwischen Desktop und mobilen Endgeräten verschiebt sich zunehmend auf den ortsunabhängigen Kanal.
• Teamwork / paralleles Arbeiten an einer Aufgabe – Teamwork beschreibt die Möglichkeit, parallel innerhalb eines Teams auf Dokumente und Dateien zuzugreifen und diese zu ändern. Es wird sichergestellt, dass Informationen und Daten untereinander mittels Collaboration-Lösungen in Echtzeit ausgetauscht und bearbeitet werden können. Zu diesen Collaboration-Lösungen zählen vor allem Filesharing-Lösungen, Projektmanagementsoftwares, Social Intranets oder bereits Cloud-basierte Office- und Produktivitätsplattformen, die gemeinsames Arbeiten an einem Dokument ermöglichen.
• Produktivität – Im Übergang zum Bereich Produktivität ist vor allem das Cloud-basierte Office, zum Beispiel Microsoft Office 365 oder Google G Suite, eine gute Schnittstelle. Denn eigentlich ordnen sich diese Plattformen eher der Kategorie Produktivität zu, sind jedoch durch den Cloud- und Echtzeit- Charakter auch zunehmend als Teamwork-Applikation in Nutzung. Zur Produktivität zählen aber auch Programme für Design, wie beispielsweise die Adobe Suite. Ebenso gehören Kalender- und Task-Management- Lösungen dazu. Diese sind häufig nicht für die Teamarbeit, sondern zur individuellen Nutzung gedacht.
• Management / Sicherheit – Management und Sicherheit haben bei Collaboration maßgeblich eine Querschnittsfunktion inne. Über alle Bereiche hinweg müssen die Management-Werkzeuge und Sicherheitsstandards greifen, damit keine undichte Stelle im System auftritt und über alle Speicherorte (Data at Rest) und Übertragungswege (Data in Motion) die Zugriffsrechte und notwendige Schutzmaßnahmen greifen.

Beim Einsatz neuer Technologien im Filial- oder traditionellen Familienbetrieb geht es nicht darum, flächendeckend neue digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln oder von Hype zu Hype zu springen. Der digitale Arbeitsplatz soll vor allem langfristige Effekte, wie die Steigerung der Arbeitgeberattraktivität, Kundenbindung, Kreativität etc. eröffnen. Gerade vor diesem Hintergrund haben nahezu alle Verantwortlichen somit klar die neueste Evolutionsstufe des digitalen Arbeitsplatzes auf ihrer Agenda, um interne Prozessabläufe wie auch den unmittelbaren Kundenkontakt mit den besten technologischen Möglichkeiten zu unterstützen.

Grafik: Crisp Research AG.

Die schnelle Umsetzung einer modernen, vernetzten Kollaborationslösung hat schon heute bei KMUs und Mittelständlern höchste Priorität. So wollen 59% schon innerhalb der nächsten 24 Monate einen Arbeitsplatz der nächsten Generation etabliert haben. Dazu zählt vor allem, frühzeitig einen ersten Schritt in die richtige Richtung zu machen. Insbesondere, wenn die Unternehmen dort ansetzen, wo bereits bestehende Technologien jahrelang schon im Einsatz sind, kann die Weiterentwicklung gut vorangetrieben werden. So haben bspw. viele Unternehmen einige Jahre auf der klassischen Lizenzversion von Microsoft Office erfolgreich gearbeitet. Durch die zunehmenden Anforderungen an Mobilität, Flexibilität und user-basierte Abrechnungsmodelle sowie neueste Standards in der Collaboration, wird die Frage nach entsprechenden Cloud-Services wie u.a. Office 365 als logische Weiterentwicklung der bisherigen Suites immer lauter.

Das Beispiel des Mittelständlers MACMA, der sich zusammen mit der Telekom an eine solche Transformation gemacht hat, illustriert gut, welche Beweggründe, Ziele und möglichen Ergebnisse ein solches Projekt treiben. So starten viele Unternehmen, bedingt durch anstehende Updates der Workplace-Software und eine notwendige Verbesserung der Reaktionsfähigkeit gegenüber Partnern und Kunden, auf diese Reise. Wie auch durch die Studienergebnisse bestätigt, geht es dann vorwiegend darum, die Produktivität der Mitarbeiter mit den neuen Lösungen zu steigern, die Teamarbeit und Kundenbindung zu optimieren oder mobil arbeitsfähig zu sein. Dies lässt sich vor allem mit der neuen Generation cloudbasierter Collaboration-Lösungen erreichen. Die Story von MACMA ist noch einmal im Studienreport nachzulesen.

Auf der Agenda: neue Endgeräte, Anwendungen zur Vernetzung sowie ein hohes Sicherheitsniveau

Bei einer Vielzahl von KMUs und Mittelständlern steht den konkreten Herausforderungen auch ein Defizit in den strategischen und technologischen Kompetenzen gegenüber. Insbesondere Kleinunternehmen hatten bislang nur wenige Berührungspunkte mit digitalen Lösungen im Unternehmen gehabt und damit wenig eigene Erfahrung. Trotzdem steht es auch kleinen Unternehmen zu, hohe Ansprüche an die neue Collaboration-Plattform zu stellen. Auch sie verlangen einen umfassenden Support und möchten künftig den höchsten Standards in Sachen User Experience und Funktionsumfang genügen. Dazu zählt auch, dass alle Unternehmen im Rahmen ihrer breiteren Nutzung von Cloud- und Mobility-Technologien den Anforderungen durch neue regulatorische Standards wie bspw. die EU-Datenschutzgrundverordnung gerecht werden.

Grafik: Crisp Research AG.

Die kleinen und mittelständischen Unternehmen haben daher ein klares Anforderungsprofil an ihren Service Provider. Dieser muss ihnen den Zugang zu den neuesten Lösungen bieten und gleichzeitig in der Lage sein, intelligente Vernetzungen zwischen einzelnen Collaboration-Modulen zu schaffen. Trotz des Zusammenschlusses aus mehr als einer Lösung im Hintergrund verlangen viele KMUs daher eine ganzheitliche Lösung, die ihre Collaboration-Plattform als sichere Verbindung aus (mobilen) Endgeräten, Workplace- und Kundenapplikationen sowie der entsprechenden Anbindung umfasst. Dafür gibt es bereits einige Provider, die als Partner der großen Technologie-Hersteller wie Microsoft, Apple, Samsung, Google, VMware oder MobileIron auftreten und KMU-gerechte Lösungen bieten. Dazu zählt unter anderem auch die Deutsche Telekom mit ihrem eigenen Mittelstandsportfolio rund um den Digital Workplace. Jedes vierte KMU legt bereits besonders großen Wert auf umfassenden Support und setzt schon heute auf Managed Service Provider. Diese begleiten sie von Anfang an bei der Umsetzung der Collaboration- und Mobility-Strategien und sorgen auch langfristig dafür, dass immer die neuesten Technologien und Standards bereitgestellt werden.

Weitere Informationen sowie fundierte Einblicke in die Art und Weise, wie kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland ihren digitalen Arbeitsplatz zukünftig gestalten, liefert die Studie „Digitale Arbeitsplatzgestaltung – Hub für vernetztes Arbeiten“. Die Studie aggregiert die Einschätzungen und Planungen von rund 400 IT- und Unternehmens-Entscheidern aus Unternehmen verschiedener Branchen und Größenklassen. Neben den empirischen Ergebnissen gibt die Studie Einblicke in die konkrete Einführung und Ausgestaltung eines Digital-Workplace-Projektes, wie am Beispiel MACMA dargestellt.

Maximilian Hille ist Senior Analyst und Practice Lead für Mobility, Collaboration und User Experience des Research- und Beratungsunternehmens Crisp Research. Er ist verantwortlich für die Marktforschungs- und Beratungsinitiativen insbesondere in den Bereichen Digital Workplace und Mobile Business. Zuvor war er Research Manager in der „Cloud Computing & Innovation Practice“ der Experton Group. Seine Schwerpunktthemen sind Digital Workplace Design, digitale Geschäftsmodelle, Unified User Experience, Mobile Backend & Development Plattformen, Mobile Management & Security, Mobile Web Experience, mobile Technologien, Mixed Reality, Chatbots, digitale Sprachassistenten und Collaboration. Maximilian Hille war Jurymitglied bei den Global Mobile Awards 2016, 2017 und 2018.