Digitalisierung: Keine Angst vor der Cloud!

Kleine und mittelständische deutsche Unternehmen (KMU) investieren weniger in businesskritische Cloud-Technologien als andere europäische Länder. Dadurch lassen sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile entgehen.

Ines Bahr vom Businesssoftware-Portal Capterra untersucht im IT-Channel von buchreport.de, welche Cloud-Software den größten Mehrwert für Unternehmen bietet und wie deutsche KMU die Potenziale im Software as a Service-Markt besser ausschöpfen können – zumal die Auswahl an deutschen Cloud-Software-Anbietern heute groß ist.

Trend: Investitionen in die Digitalisierung sind in Deutschland höher als international

Die CIO-Umfrage (Login erforderlich) 2017 von Gartner untersucht IT-Trends im deutschen Markt im Vergleich zum internationalen Markt. Deutsche CIOs werden in diesem Jahr den höchsten Betrag an neuen Förderungen für BI & Analytics, ERP und Cloud-Lösungen ausgeben. Im Vergleich zu den weltweit befragten CIOs liegt Deutschland mit den geplanten Ausgaben hier über dem Durchschnittswert. Ihre Ausgaben für die Digitalisierung wollen deutsche Unternehmen im Jahr 2018 um 14% steigern.

Digitalisierung in Deutschland im internationalen Vergleich: Investitionsschwerpunkte. Grafik: Gartner.

Der vom ERP-Anbieter IFS beauftragten Digital Change-Studie zufolge liegen die Investitionsschwerpunkte in der Digitalisierung in Deutschland bei Big Data & Analytics (52%), Enterprise Resource Planning (46%) und Software as a Service (33%), gefolgt von Künstlicher Intelligenz sowie Robotik & Automation mit jeweils 29%.

Großunternehmen haben in der Digitalisierung die Nase vorn und haben bereits Cloud-Systeme in ihre Prozesse und ihren Arbeitsalltag implementiert. Sie planen in beiden Bereichen weitere Ausgaben für die folgenden Jahre. Diese Trends kommen auch bei kleinen und mittleren Unternehmen an, die bei der Implementierung von Cloud-Software jedoch noch deutlich hinterherhängen.

In seiner Digitalisierung ist der Mittelstand in Deutschland sozusagen erst etwa auf Wolke 4 angelangt. Wie kommt er aber auf Wolke 7?

Im Folgenden wollen wir untersuchen, was KMU davon abhält, den Schritt auf Wolke 7 zu wagen, und wie sie die digitale Transformation ihres Unternehmens zum Erfolg führen können.

Vorbehalte gegenüber Cloud-Systemen oder Angst vor Fehlinvestitionen?

Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und Forcont Business Technology haben im September 2017 eine Umfrage zum Thema Nutzung von Cloud-Services im Mittelstand durchgeführt und die Einwände, Herausforderungenchmie und Gründe für die Zurückhaltung aufgedeckt:

Einwände gegen Cloud Computing. Grafik: Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin/Forcont Business Technology.

Vergleicht man die Ergebnisse aus 2017 mit den Umfrageergebnissen der gleichen Studie aus 2015, ist ein extremer Anstieg der Sicherheitsbedenken zu erkennen – von 60 auf 91% der Nichtnutzer. Auch auf die Frage, was Hauptgründe für die Zurückhaltung bei SaaS-Lösungen sind, nennt ein Großteil der Teilnehmer (knapp 88%) Bedenken zur Datensicherheit.

Vor allem Datensicherheitsbedenken stellen eine große Barriere für Nichtnutzer dar. Doch es gibt noch einige Probleme bei der Softwaresuche und -auswahl, denen kleine und mittlere Unternehmen ausgesetzt sind und die dazu führen können, dass sie bei der Cloud-Implementierung scheitern:

• Schwierigkeiten, Ansprüche an eine Software zu definieren und benötigte Funktionen festzulegen
• Mangelnde Kompetenz sowie Fachpersonal
• Mangelnde Change-Management-Fähigkeiten auf Manager-Ebene
• Softwarekosten/Anschaffungskosten werden häufig überschätzt

Aus diesen Gründen ist die erste Softwareinvestition von Unternehmen oft mit einer Fehlinvestition verbunden. Dies belegt auch die Fujitsu-Studie The Digital Transformation PACT. Ein Drittel aller Unternehmen hat in den letzten zwei Jahren bereits ein Digitalisierungsprojekt abgebrochen. Die durchschnittlichen Kosten für gescheiterte Projekte liegen bei über 500.000 Euro. In Deutschland liegt die (zugegebene) Versagerrate bei 20%, was Kosten in einer Höhe von 1,1 Mrd Euro verursachte.

Die digitale Transformation ist nicht nur ein vorübergehender Trend, sondern eine Notwendigkeit, um das eigene Unternehmen auf einer wettbewerbsfähigen Position im Markt zu halten. Wie können die beschriebenen Barrieren überwunden werden und Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Transformation erfolgreich meistern, ohne eine Fehlinvestition zu riskieren?

Cloud-Technologien als treibende Kraft der digitalen Transformation

Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und Forcont Business Technology sowie Gartner betonen, dass Cloud-Technologien die digitale Transformation in Unternehmen antreiben. Durch die Auslagerung von Software in die Cloud entstehen zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

• Cloud-Lösungen sind je nach Bedarf des Unternehmens skalierbar.
• Aufgaben, die Kompetenz, Fachpersonal und Zeitaufwand fordern, können ausgelagert werden: Installation, Konfiguration, Datensicherung, Software-Updates etc.
• Es muss keine Hardware angeschafft werden.
• Unternehmensdaten sind von überall aus verfügbar und mobiles Arbeiten wird unterstützt.
• KMU haben durch den Einsatz von Cloud-Software einen relativen Kostenvorteil.

Der relative Kostenvorteil für kleine und mittlere Unternehmen kommt dadurch zustande, dass die Kosten für Cloud-Software auf einer monatlichen Basis entstehen. Für Großunternehmen fällt eine einmalige (hohe) Investition in die Softwareanschaffung auf lange Sicht gesehen oft billiger aus. Großunternehmen verfügen in der Regel auch über die benötigten Ressourcen und das Fachpersonal, um die Software zu installieren, zu konfigurieren und zu individualisieren.

Eine einmalige hohe Investition in Software ist hingegen vor allem für kleine Unternehmen eine große Belastung, die zudem immer mit dem Risiko einer Fehlinvestition behaftet bleibt. Cloud-Lösungen sind dynamischer und flexibler und können an das Wachstum und die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Unternehmen können sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und einen Wettbewerbsfaktor aufbauen. Das Geld, das an der Software-Investition „gespart“ wird, kann in das eigene Unternehmen investiert werden.

Welche Art von Software eignet sich am besten für den Einstieg in die Digitalisierung?

In welchen Bereichen werden Cloud-Systeme am häufigsten genutzt? Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und die Forcont Business Technology kommen zu folgenden Ergebnissen:

SaaS-Nutzung 2017. Grafik: Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin/Forcont Business Technology.

Zu dieser Grafik stellt sich die Frage, ob die Nutzungshäufigkeit dieser Softwarekategorien auch die Wichtigkeit für Unternehmen widerspiegelt. Es fällt besonders stark auf, dass sich die genutzten Softwarearten stark von den Top-Investitionsbereichen nach Gartner und IFS unterscheiden. An dieser Stelle ist es wichtig, diese zwei Sichtweisen getrennt voneinander zu untersuchen: Welche Softwarebereiche eignen sich am besten für den Einstieg in die Digitalisierung und der Einsatz welcher Kategorien bietet den größten Mehrwert für Unternehmen? Hierzu haben wir Andreas Schmietendorf, den Verfasser der Studie, befragt.

Die ersten Schritte in die Digitalisierung sind einfache Lösungsansätze. Ganz vorne geht es erstmal mit dem Cloud-Speicher los. Der erste Ansatz ist, Cloud als Datenspeicher und zum Datenaustausch zu nutzen. Erste Schritte in Richtung Digitalisierung kennzeichnen sich nicht durch eine prozessorientierte Vorgehensweise, sondern durch eine pragmatische. Erst einmal wählen Unternehmen einfach Dinge aus, wie Terminkoordination oder Kollaborationsplattformen, um zum Beispiel Videokonferenzen über die Cloud durchzuführen. Hier entstehen wichtige Aha-Effekte, ganz nach dem Motto: Aha, das ist ja einfach zu nutzen und kaum noch von einer On-Premise-Lösung zu unterscheiden.

Prof. Andreas Schmietendorf, Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin

Die momentan von KMU verwendeten Cloud-Technologien sind ein einfacher Einstieg in die Digitalisierung. Datensicherheitsbedenken sind bei Software für Business Collaboration oder Dokumentenmanagement geringer als bei Kategorien wie CRM oder ERP, bei denen es um den Umgang mit empfindlichen Unternehmensdaten geht. Außerdem sind die Auswahl und die Implementierung dieser Systeme im Unternehmen weniger kompliziert.

An dieser Stelle ist erstaunlich, dass Personalmanagement-Software von ganzen 27,7% der Unternehmen eingesetzt wird. Schmietendorf zufolge liegt dies daran, „dass sich im Personalmanagement derzeit sehr viel ändert. Hier muss anders vorgegangen werden als bisher. Die meisten Unternehmen haben Probleme, Personal zu finden und müssen daher stark ins Web gehen.“

Welche Software hat den größten Mehrwert für Unternehmen?

Schmietendorf zufolge müssen angesichts ihrer hohen Bedeutung „zumindest die Geschäftsprozesse CRM, ERP und Supply-Chain-Management mit Software unterstützt werden. Wenn ich mich als Unternehmen etablieren möchte, muss ich die genannten Bereiche unterstützen. Daran führt kein Weg vorbei.“ Weitere Kategorien, die einen erheblichen Mehrwert für Unternehmen bieten, sind das Projektmanagement samt Aufgabenmanagement und Zeiterfassung sowie das Personalmanagement.

Wie sich KMU für Cloudcomputing entscheiden. Grafik: Capterra.

Die Kundenorientierung ist ein erheblicher Wettbewerbsfaktor für jedes Unternehmen. Durch den Einsatz einer CRM-Software kann das Kundenmanagement zeitsparender ablaufen und deutlich in der Qualität verbessert werden. Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden. Eine Cloud-Lösung ist vor allem bei Kundenbesuchen von großem Vorteil. Alle Kundendaten und -vorgänge können vor Ort eingesehen und aktualisiert werden.

IT-Grundlagen und Technologien der Zukunft

Mehr zum Thema IT und Digitalisierung lesen Sie im IT-Channel von buchreport und den Channel-Partnern knk und Rhenus. Hier mehr…

Ein besonders wichtiger Faktor bei HR-Software aus der Cloud ist die Möglichkeit, ein Self-Service-Portal anzubieten. Bewerber können sich über das Internet einloggen und ihre Daten und Bewerbungsunterlagen selbst einstellen. Weiterhin haben Mitarbeiter auch von unterwegs aus Zugriff auf das Intranet des Unternehmens. HR-Software wird zunehmend wichtig, da Bereiche wie das Talentmanagement und digitale Personalakten an Bedeutung gewinnen. Manager und Teamleiter haben von überall aus Zugriff auf Mitarbeiterdaten, um diese zu aktualisieren oder um Feedback zu verfassen. In Unternehmen mit mehreren Niederlassungen vereinfacht Cloud-Software die Zusammenarbeit untereinander erheblich.

Durch eine Projektmanagement-Software aus der Cloud sind alle Vorgänge und Änderungen zu einem Projekt für alle beteiligten Mitarbeiter in Echtzeit sichtbar und die Projekt-Transparenz in einem Unternehmen steigt. Dokumente können den Projekten zugefügt werden und sind von überall aus einseh- und abrufbar. Auch die Zeiterfassung wird durch eine Cloud-Lösung deutlich einfacher und ist auch mit dem Smartphone möglich.

Supply-Chain-Management- und ERP-Systeme optimieren Geschäftsprozesse, Informationsflüsse und organisatorische Strukturen im Unternehmen. Supply-Chain-Management-Software (SCM-Software) umfasst die Verwaltung alle Prozesse entlang der Lieferkette (Beschaffung, Produktion und Vertrieb) vom Lieferanten bis zum Kunden. ERP-Software setzt sich zusätzlich aus Modulen wie z.B. Projektmanagement, CRM, Personalmanagement, Finanzbuchhaltung und Marketing zusammen. Idealerweise deckt ein ERP-System sämtliche Unternehmensbereiche ab. Daher gelten die Vorteile für CRM-, HR- und Projektmanagement-Software aus der Cloud in gleicher Weise für ERP.

Wichtige deutsche Cloud-Anbieter

Wie wir bereits gesehen haben, sind die Sicherheitsbedenken in Deutschland sehr hoch und lokale Anbieter werden bevorzugt. Aus diesem Grund habe ich im Folgenden eine Liste von nützlichen deutschen Cloud-Softwareprodukten in den genannten Kategorien zusammengestellt, die entsprechenden Kriterien genügen: Alle genannten Softwareanbieter stellen ein Cloud-Produkt bereit, das für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist, und haben ihren Hauptstandort sowie ihre Rechenzentren in Deutschland.

Wichtige deutsche Cloudanwendungen. Grafik: Capterra

Content Management Systeme speichern keine sensiblen Unternehmensdaten und bilden somit bei den Softwarepräferenzen der Deutschen eine der Ausnahmen. In dieser Kategorie werden auch internationale Produkte wie WordPress oder Typo3 genutzt. Deutsche Content-Management-Systeme sind meist Open-Source-Produkte, z.B. Redaxo, pagekit oder kirby CMS. Ein bewährtes deutsches Cloud-CMS ist Gogol Publishing.

Fazit

Deutsche Unternehmen planen in diesem Jahr höhere Investitionen im Bereich der Digitalisierung als der internationale Durchschnitt. Im Vergleich zu anderen europäischen Ländern sind die Vorbehalte gegenüber Cloud-Software in Deutschland allerdings noch sehr hoch. In Unternehmensbereichen, die keinen Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten erfordern, werden deutsche Softwareanbieter bevorzugt. Wenn es um unternehmenskritische Anwendungen geht, werden sogar fast nur Cloud-Systeme aus dem deutschen Raum in Betracht gezogen. Doch obwohl eine breite Auswahl an hervorragenden deutschen Cloud-Produkten zur Verfügung steht, von denen einige in diesem Artikel aufgeführt wurden, tun sich Unternehmen dennoch schwer damit, ihre Unternehmensprozesse in die Cloud auszulagern. KMU lassen sich dadurch einen wichtigen Wettbewerbsfaktor entgehen, der durch den Einsatz von Cloud-Lösungen besonders in den Kategorien HR, CRM, Projektmanagement und ERP erreicht werden könnte.

Kleine und innovative Unternehmen sind mehr aufgeschlossen und tun sich leichter, Cloud-Software einzusetzen. Die Hürde ist bei ihnen geringer. Gewachsene KMUs aus Deutschland, die seit zehn Jahren oder sogar länger im Markt sind, ticken deutlich konservativer. Bis die sich entschieden, Daten in die Cloud umzulagern und Geschäftsprozesse über cloud-basierte Lösungen abzuwickeln, ist ein langer Überzeugungsprozess notwendig. Hier werden erst einmal die sogenannten niedrighängenden Früchte abgepflückt und genau das sind die erwähnten Cloud-Speicher, Kollaborationsprogramme, Videokonferenz-Plattformen etc.

Prof. Andreas Schmietendorf, Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin

Auch wenn manche zögern, den Umstieg in Angriff zu nehmen, lohnt es sich durchaus, als Kleinunternehmen auf die Cloud zu setzen: Mit der richtigen Software spart man Zeit und Geld und rüstet sich für die digitale Zukunft. Unternehmen, die bereits jetzt auf Cloud-Computing setzten, bauen sich frühzeitig einen Wettbewerbsvorteil auf.

Vor allem das mobile Arbeiten ist ein Mitarbeitertrend und ein Hauptgrund für den Wunsch nach Cloud-Software im Unternehmen. Das flexible Büro samt Home-Office, das Arbeiten von unterwegs sowie BYOD (Bring Your Own Device) gewinnen zunehmend an Bedeutung. Mit einer cloudbasierten Lösung steigt die Flexibilität in allen Unternehmensbereichen und ein Unternehmen wird als Arbeitsplatz attraktiver.

Die in diesem Artikel genannten Cloud-Softwareprodukte sollen KMU erste Ideen geben, in welchen Bereichen sich Investitionen lohnen könnten, insbesondere wenn großer Wert auf Software aus Deutschland gelegt wird.