Elektronische Rechnungsstellung im Verlag

Wenn eine Bibliothek für eine digitale Zeitschrift per Post eine Rechnung erhält, was ist das? Anachronistisch. Aber weithin Realität.

Um die Verwaltung zu verschlanken, haben europäische und seit 2020 deutsche Behörden begonnen, auf digitalen Rechnungsempfang umzustellen, auch in der Privatwirtschaft wird er zunehmend gefordert. In der Buch- und Fachmedienbranche dominiert dagegen immer noch das Papier – besonders auch bei Fachzeitschriften. Schweitzer Fachinformationen als betroffener Lieferant hat daher die Initiative ergriffen, um die E-Rechnung als Standard zwischen Handel, Verlagen und Kunden zu etablieren.

COO Michael Kursiefen, der bei Schweitzer das Projekt E-Rechnung leitet und auch Sprecher der IG PRO (Prozesse, Rationalisierung, Organisation) des Börsenvereins ist, erklärt im IT-Channel von buchreport.de, warum an der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) kein Weg vorbeiführt und wie Verlage es angehen sollten.

Michael Kursiefen ist Operations Manager (COO) der Schweitzer Fachinformationen und Sprecher der Börsenvereins-Interessengruppe PRO – Prozesse, Rationalisierung, Organisation (Foto: Schweitzer)

E-Invoicing wird in Skandinavien seit den 90er Jahren eingesetzt – vor allem aufgrund des Wunsches nach Prozessvereinfachungen und Kosteneffizienz. Damit ist Skandinavien ein Pionier beim E-Invoicing in Europa und heute mit einer E-Invoicing-Rate von über 40% bei allen Rechnungen klar die führende Region Europas, bestätigten Marktstudien des E-Invoicing-Dienstleisters Billentis mehrfach.

In Deutschland ist der Austausch von E-Rechnungen ebenfalls in vielen Branchen wie Automotive, Logistik oder Lebensmittel-Einzelhandel durchgängige Praxis – Standards sind oft EDIFACT oder dessen Derivate. In der Buch- und Fachmedienbranche dagegen dominiert beim Austausch von Rechnungen leider immer noch das Papier – besonders auch bei den Fachzeitschriften.

E-Rechnung – die Uhr tickt

Ab November 2020 sind Bundes- und Landesbehörden nicht mehr dazu verpflichtet, gedruckte Rechnungen oder Ersatzformate wie PDFs als E-Mail-Anhänge anzunehmen. Auch Kommunen steigen in das Thema ein. Deshalb ist nicht nur unser Geschäft, sondern auch das Direktgeschäft der Verlage mit der öffentlichen Hand betroffen.

Auf allen Ebenen arbeitet die öffentliche Hand an der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Die Projektanfragen bei Schweitzer Fachinformationen nehmen stetig zu. Erste Pilotprojekte mit Verlagen stehen vor dem Start. Corona ist als Treiber der Digitalisierung ein erheblicher Faktor, denn das Homeoffice macht die manuelle Prüfung von Papierrechnungen erheblich aufwändiger.

Dass die Privatwirtschaft händeringend auf die E-Rechnung auch für ihre Fachinformationen wartet, versteht sich fast von selbst – sie arbeitet seit 20 Jahren an diesem Thema, und bei Schweitzer werden Bestellungen und Rechnungen bereits mit über 250 Kunden digital ausgetauscht.

Öffentliche Aufträge nur mit XRechnung

Den rechtlichen Rahmen des E-Invoicing geben mehrere Verordnungen auf EU- und deutscher Ebene vor. Die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014

• regelt die elektronische Rechnungsstellung öffentlicher Aufträge
• verpflichtet öffentliche Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren, daraus resultierende Rechnungen elektronisch entgegennehmen und verarbeiten zu können.

Die Umsetzung gemäß Artikel 11 der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland ist auf Bundesebene durch die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungs-Verordnung – E-Rech-VO)“ geregelt. Sie bezieht sich auf die Sicherstellung des Empfangs elektronischer Rechnungen und schreibt folgende Bereitstellungstermine vor:

• bis zum 27.11.2019 für zentrale Regierungsstellen
• bis zum 18.04.2020 für subzentrale öffentliche Auftraggeber (Bundesländer und Kommunen)
• bis zum 27.11.2020 Verpflichtung für Auftragnehmer zur Lieferung von XRechnung

Es folgt die Umsetzung auf Landesebene, zum Beispiel in Bayern durch das Bayerische E-Government-Gesetz. Das BMI hat im Dezember 2018 in Zusammenarbeit mit der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) die Definition für die XRechnung veröffentlicht. Andere öffentliche Stellen und seit einiger Zeit die Wirtschaft arbeiten auch mit dem ZUGFeRD-Standard, der es auf Basis des Datenformats PDF/A-3 erlaubt, Dokumente auszustellen, die gleichzeitig maschinen- und menschenlesbar sind.

Was ist eine elektronische Rechnung – und was ist keine?

Ziel der E-Rechnung ist es, zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität Teile der Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. Dafür bedarf es eines Datenformats, das von Maschinen verarbeitet werden kann. Eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie

• ist eine Rechnung, die in strukturiertem Datenformat erstellt, übermittelt und empfangen wird
• erlaubt eine automatisierte, elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch
• erlaubt bei Bedarf die Einbindung von rechnungsbegleitenden Dokumenten (Angebotsunterlagen, Bilder usw.).

Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist also keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen nicht.

XRechnung: Die deutsche Lösung

Die XRechnung ist die deutsche Lösung für die Vorgaben der EU-Richtlinie. Im Auftrag des Bundes und der Länder wurde das Format XRechnung von der KoSIT (Koordinierungsstelle ‎für IT-Standards) entwickelt. Damit soll sichergestellt werden, dass es einen Standard für die elektronische ‎Rechnung gibt, der die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, allgemein verfügbar ist und dauerhaft auf ‎dem aktuellen Stand gehalten wird.‎

XRechnung gilt als verbindlicher nationaler Standard (sog. Core Invoice Usage Spezifikation [CIUS]) für die gesamte Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen.

Gleichwohl ist es nach dieser Regelung möglich, auch andere Datenaustauschformate zu nutzen, sofern sie die CIUS abbilden. Somit ist gewährleistet, dass bereits in der Wirtschaft eingesetzte Datenformate wie ZUGFeRD auch für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung kompatibel sind und nicht durch die E-RechV behindert werden.

Die X-Rechnung ist eines der Formate, das die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt. In anderen EU-Ländern gibt es bereits andere etablierte E-Rechnung-Standards, etwa

• FatturaPA in Italien
• ‎Factur-X in Frankreich
• FacturaE in Spanien.

ZUGFeRD: Maschinenlesbare Daten in einem PDF-Dokument

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines menschenlesbaren PDF-Dokuments. Gleichzeitig wird innerhalb des PDF ein inhaltlich identisches Abbild der Rechnung im XML-Format mitversandt.

Die auf diese Weise strukturierten Rechnungsdaten ermöglichen nach Implementierung entsprechender Workflows in das unternehmensspezifische Softwaresystem die elektronische Verarbeitung der Rechnung.

Während einige Rechnungseingangsportale öffentlicher Auftraggeber, zum Beispiel die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform, lediglich nur rein strukturierte XML-Rechnungsdaten akzeptieren, ermöglicht ZUGFeRD auch die Erstellung einer Rechnung ohne die begleitende PDF-Datei.

IT-Grundlagen und Technologien der Zukunft

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Die Einspar- und Rationalisierungspotenziale echter E-Rechnungen

Die Herausforderungen für Unternehmen bestehen vor allem in der Prozessanpassung und in der Integration von entsprechenden IT-Lösungen in die IT-Landschaft des Unternehmens – bei großen Unternehmen ist dies häufig deutlich komplexer. Allerdings können Unternehmen, die ihre betrieblichen Prozesse weitgehend digitalisieren und soweit möglich automatisieren, hohe Sparpotenziale mobilisieren. Die Nutzung von E-Rechnungen in Form von strukturierten Datensätzen eröffnet erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen.

Einer Studie von ibi research an der Universität Regensburg zufolge besteht hohes Optimierungspotential bei Bearbeitungsprozessen:

• 40% drucken elektronische Rechnungen zur weiteren Bearbeitung aus, 42% erfassen die vorliegenden Rechnungsdaten nochmals manuell.
• Bei der Archivierung verstoßen deutsche Unternehmen häufig gegen Aufbewahrungsvorschriften: Nur 7 von 10 Unternehmen archivieren elektronische Eingangsrechnungen im digitalen Original.

Einsparpotenziale der E-Rechnung lassen sich auch über den Weg einer verkürzten Rechnungsbearbeitungsdauer darstellen. Die Skontoquote steigt erfahrungsgemäß. Besonders große Potenziale lassen sich in der elektronischen Weiterverarbeitung, d. h. durch optimierten Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe und Zahlung der Rechnung, heben.

Die manuelle Rechnungsverarbeitung kostet versendende Unternehmen zwischen 0,70 und 4,00 Euro, bisweilen sogar 13 Euro pro Rechnung, und den Empfänger zwischen 2 und 30 Euro. Mit elektronischer Rechnungsbearbeitung könnten diese Kosten, wie Trend Reporteine Studie von Capgemini zitiert, um bis zu 75% gesenkt werden.

Konkrete Vorteile sind unter anderem:

• medienbruchfreie Verarbeitung, wodurch fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden
• Reduzierung von Personalaufwand bei der Rechnungsprüfung und -erfassung
• kürzere Durchlaufzeiten
• weniger Druckkosten und Papierverbrauch
• Reduzierung von Portokosten und Transportwegen
• optimalerweise Automatisierung im Rechnungseingang, indem E-Rechnungen elektronisch eingelesen, zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.

Wo die Daten für E-Rechnungen herkommen können

Die Daten für E-Rechnungen kommen aus den ERP- und/oder Buchhaltungssystemen der Verlage. Dort liegen die Daten bereits in elektronischer Form vor und müssen nur in ein digitales Rechnungsformat umgewandelt und exportiert und elektronisch an den Kunden versandt werden.

Wie ein E-Rechnungs-Projekt abläuft

Die Stufen eines E-Rechnungs-Projekts in Verlagen sind üblicherweise die folgenden:

• Schaffung der technischen Voraussetzungen im Verlag, elektronische Rechnungen im Format XRechnung und/oder ZUGFeRD exportieren zu können
• Optimalerweise Schaffung der Möglichkeit, auch Bestellungen für Abonnements elektronisch empfangen zu können – das bedeutet, dass der BWA-Standard nicht, wie im Buchbereich, genutzt werden kann
• Festlegung der Ansprechpartner beim Kunden – der Firma, Bibliothek oder Behörde – und beim Verlag für die Umsetzung
• Einrichtung eines Tests
• Einrichtung der steuerungsrelevanten Daten im Kunden- und Auftragsmanagement-System: Definition des Exportweges und des Formats mit dem Kunden
• Erstellen erster Testrechnungen
• Umstellung auf Einzelrechnung
• Abgleich der Bestellpositionen und entsprechender Referenzen zwischen dem Kunden-Warenwirtschaftssystem (WWS) und dem Verlagssystem
• Bestellungen über ein WWS im Buchhandel sind Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf, denn nur so ist gewährleistet, dass Bestellreferenzen zum automatischen Abgleich fehlerfrei zur Verfügung stehen.
• Bestellungen über EDI (zum Beispiel EDIFACT oder EANCOM) erleichtern den gesamten Prozess, beschleunigen die Abwicklung und verringern mögliche Fehler auf beiden Seiten.

Anbieter, die unterstützen könnten

Auf der Suche nach unterstützenden Partnern kommen mehrere infrage. Erster Ansprechpartner ist der Hersteller der eigenen ERP-Software. Weitere größere Dienstleister unter vielen anderen sind zum Beispiel Systemintegratoren und/oder E-Invoicing-Softwarehäuser:

• SAP-ARIBA
• Seeburger
• Basware
• Comarch
• u.v.m.

Wünschenswert wäre, wenn sich innerhalb der Branche bekannte Anbieter für das Thema begeistern und die Erstellung und den Versand als Dienstleistung anbieten würden. Die entsprechenden Stellen der Barsortimente, etwa das KNV-Clearing Center, haben heute bereits die Strukturen für die Bestellübermittlung im Buchbereich, aber auch die IBU oder die BAG wären mögliche Player.