Hosted in Europe: die Top-Projektmanagement-Tools

Früher mächtige Werkzeuge für die Großindustrie, kommt Projektmanagement-Software heute leichtfüßig daher. Denn der Mittelstand hat die Vorteile professionellen Projektmanagements längst erkannt. Doch wie findet man unter Hunderten von Anwendungen das passende Tool?

Eine Übersicht im Dschungel der Möglichkeiten bietet der Softwaremarktplatz Capterra, der zum Reich des amerikanischen IT-Research- und Marktforschungs-Riesen Gartner gehört. Capterra-Analystin Ines Bahr zeigt die besten Tools, die in Europa gehostet werden. Das Hosting kann dabei für die Betriebssicherheit zu einem entscheidenden Faktor werden.

Foto: 123RF.com/nicoelnino

Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Projekte und Aufgaben müssen verwaltet werden. Neue Teammitglieder und Stakeholder treten hinzu, neue Niederlassungen werden eröffnet und es dauert nicht lange, bis es ohne eine gute Projektmanagement-Lösung unmöglich ist, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten. Glücklicherweise ist dies dank Projektmanagement-Software kein Problem, und die Auswahl und Vielfalt an Tools auf dem Markt scheint schier unerschöpflich.

Doch nicht nur Projekte und Unternehmensstrukturen, sondern auch Gesetze und Vorschriften, insbesondere im Bereich Datenschutz, werden immer komplexer. Gerade im Projektmanagement werden häufig sensible und personenbezogene Daten verarbeitet.

Unternehmen müssen daher vor einer Entscheidung für eine bestimmte Software genau darauf achten, ob sie beispielsweise DSGVO-konform ist. Also lohnt es sich für Teams und Unternehmen mit Sitz in Deutschland, Projektmanagement-Software aus Deutschland genauer im Blick zu halten. Sehr viele von ihnen werden sogar direkt in Deutschland (oder Europa) gehostet.

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So profitieren Unternehmen auch von Tools, die in der Regel direkt in deutscher Sprache verfügbar sind. Ein weiterer gemeinsamer Vorteil: Das Support-Team der Anbieter spricht Deutsch und befindet sich in der gleichen Zeitzone, was eine bessere Erreichbarkeit ermöglicht.

Für diesen Artikel habe ich sechs Tools ausgewählt und in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt, deren Anbieter ihren Sitz in Deutschland haben. Um in die Auswahl zu kommen, mussten alle Tools eine Gesamtbewertung von mindestens 4,0 Sternen auf Capterra erreichen und in den vergangenen zwei Jahren mindestens 20 Nutzerbewertungen erhalten haben, unserer Definition von Projektmanagement-Software entsprechen und die wesentlichen Merkmale einer Projektmanagement-Software besitzen:

• Aufgabenmanagement
• Projektverfolgung und Reporting
• Kollaboration

1. Awork

Awork bietet Teams einen gemeinsamen digitalen Workspace für Projekt- und Aufgabenmanagement, Arbeitsablaufplanung und Zeiterfassung. Jedes Team kann die verschiedensten Projektvorlagen, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Ressourcenplanungsoptionen nutzen, To-Do-Listen mit wiederkehrenden Aufgaben und Erinnerungen erstellen und das Zeiterfassungstool mit Kalendern und Abrechnungstools verbinden. Angepasste Dashboards, Messaging- und Tagging-Funktionen erleichtern die Zusammenarbeit ebenso wie Optionen für die Rechteverwaltung und den Gastzugang. Teamplanungsansichten zeigen auf einen Blick die Meilensteine aller laufenden Projekte sowie die Auslastung und Abwesenheiten einzelner Teammitglieder. Automatisierungsfunktionen helfen, Prozesse zu beschleunigen.

Dank zahlreicher Integrationen über das Online-Workflow-Tool Zapier und einer offenen REST-API lässt sich Awork in bestehende Arbeitsabläufe integrieren. Awork funktioniert browserbasiert und ist somit von Mac, PC und Smartphone aus nutzbar. Mobile Apps für iOS und Android sind aktuell in Arbeit. Awork ging 2019 produktiv. Das SaaS-Unternehmen ist in Hamburg ansässig, ist DSGVO-konform und garantiert ISO 27001-zertifizierte Serverstandorte in Europa.

2. Conceptboard

Conceptboard bietet Online-Whiteboards für die visuelle Zusammenarbeit im Team, die für das Projektmanagement ebenso wie für viele andere Aufgaben nutzbar sind. Man kann Dateien verschiedener Formate importieren, Aufgaben verwalten, Teammitglieder per @-Erwähnung markieren und andere Personen per Moderation durch ein Board führen. In der Vorlagenbibliothek findet man Templates für verschiedene Anwendungsfälle wie das Brainstorming, agiles Management, Workshops oder Design Thinking. Man kann auch projektspezifische Boards und Ordner erstellen und mit benutzerdefinierten Berechtigungen an interne und externe Stakeholder freigeben. Die Boards werden über die cloudbasierte Plattform synchronisiert und sind so von jedem Gerät aus zugänglich.

Conceptboard wird in Deutschland gehostet und entwickelt und ist DSGVO-konform sowie ISO-zertifiziert. Integrationen sind für Google Drive, Microsoft Teams und Dropbox verfügbar. Conceptboard gibt es bereits seit 2010 und das Unternehmen wurde in Stuttgart gegründet.

3. MeisterTask

MeisterTask ist eine Aufgabenmanagement-Software, die Boards im Kanban-Stil und vielfältige Funktionen für die agile Aufgabenplanung bietet. Ein Dashboard zeigt anstehende Aufgaben, eingehende Benachrichtigungen und Optionen für die Zeiterfassung an und jedes Teammitglied sieht sämtliche für sich relevanten Aufgaben in einer eigenen Agenda. Zeitleisten helfen dabei, Aufgaben zu visualisieren und Auslastungen sowie mögliche Engpässe im Blick zu behalten.

Auch Automatisierungen sind möglich, etwa um Aufgabentypen an bestimmte Personen zuzuweisen, vordefinierte Checklisten zu Aufgaben hinzuzufügen oder den Status oder Tags von Aufgaben zu aktualisieren. Berichte und Statistiken geben eine Übersicht über das aktuelle Arbeitspensum sowie erstellte und erledigte Aufgaben. Teams, die noch mehr visuelle Arbeitsmöglichkeiten wünschen, können das Tool durch das Mindmapping-Tool MindMeister erweitern. Für die ausführlichere Projekt- und Prozessdokumentation oder Informationssammlung bietet sich das Notiz- und Dokumentationstool MeisterNote an.

MeisterTask wird in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt am Main gehostet, ist DSGVO-konform und von Trusted Cloud zertifiziert. Es nutzt eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und zweistufige Authentifizierung. Neben der Webversion sind mobile Apps für iOS und Android verfügbar.

4. Redmine by Planio

Redmine ist eine webbasierte freie Projektmanagement-Software, die in Ruby geschrieben wurde und das Framework Ruby on Rails nutzt. Die Open-Source-Lösung bietet umfassende Funktionen für die Projektplanung und -verwaltung und Funktionen zur automatischen Erstellung von Projektkalendern, Zeitberichten und Gantt-Diagrammen. Durch das integrierte Issue-Tracking-System ist Redmine auch für das Bug-Tracking geeignet und wird häufig von Web-Entwicklungsteams für agile Scrum-Prozesse verwendet. Ebenfalls enthalten ist ein Wiki zum Bereitstellen von Projektinformationen und Diskussionsforen und Sie können im integrierten Repository mit Versionsverwaltungssystemen Dokumente und Dateien verwalten.

Redmine lässt sich durch Themes beliebig im Aussehen verändern und durch Plugins erweitern und an Ihre Arbeitsweise anpassen, etwa mit einem Agile-Plugin für Kanban- und Scrum-Projekte, einem Checklisten-Plugin, einem Plugin für Nutzerfeedback und Fehlerberichte oder einem CRM-Plugin.

Redmine ist auf allen Unix-, Linux-, Mac- und Windows-Systemen nutzbar, für die Ruby verfügbar ist. Auch iOS- und Android-Apps gibt es, die über die REST-API auf Funktionen von Redmine zugreifen. Wer Redmine nicht selbst hosten möchte, kann Redmine by Planio verwenden: Planio ist Mitglied im offiziellen Datensicherheitsteam von Redmine und bietet Redmine als cloudbasierte Version mit automatischen Updates. So braucht man sich nicht um Backups und Wartung zu kümmern und hat zusätzlich Zugriff auf ausgewählte, bereits integrierte Plugins.

Zu diesen gehören das Redmine Agile Plugin für agiles Projektmanagement, ein Ticketsystem, eine Dateiverwaltung, ein Helpdesk, Team-Chats und Tools für das klassische Projektmanagement wie Roadmaps, Meilensteine und Gantt-Diagramme. Die Macher von Planio sind langjährige aktive Mitglieder der Redmine-Community und engagieren sich in der Weiterentwicklung von Redmine und im Kundensupport.

Planio aus Berlin nutzt ein DGVO-konformes und nach ​​ISO/IEC 27001:2013 zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland zur Datensicherung.

5. SeaTable

SeaTable ist ein browserbasiertes Tool, das auf den ersten Blick an eine Tabellenkalkulation erinnert. Durch die Möglichkeit zur Verknüpfung von Tabellen handelt es sich jedoch um eine vollwertige Datenbank, die für beliebige Anwendungszwecke etwa im Projektmanagement, Marketing, Vertrieb oder in der Softwareentwicklung nutzbar ist. Informationen lassen sich strukturieren in Tabellen und Bases mit verschiedenen Spaltentypen, einschließlich Bildern, Dokumenten, Checkboxen, Auswahllisten und E-Mails.

Zu den verfügbaren visuellen Ansichten gehören Galerien, Kanban-Boards, Kalender, Zeitleisten sowie Statistiken und Grafiken. Filter- und Sortierungsfunktionen sowie durch Regeln festgelegte farbliche Hervorhebungen sorgen für Überblick. Dabei kann man rollenbasiert festlegen, wer bestimmte Objekte wie Tabellen, Spalten, Ansichten und Zeilen bearbeiten darf. Bei den Bases handelt es sich um Container für eine oder mehrere Tabellen, die relationale Datenbankfunktionen sowie eine vollständige Versionierung unterstützen. Mit dem grafischen Formulareditor erstellt man interaktive Webformulare. Berechnungsfunktionen sowie Automatisierungsregeln erleichtern die Datenverarbeitung.

Teams können in Gruppen zusammenarbeiten und interaktive Kommentare sowie Freigabe- und Benachrichtigungsoptionen nutzen.

Das Tool funktioniert nach dem Do-it-yourself-Baukastenprinzip: Man kann individuelle Prozesse und Softwarelösungen bauen und mit anderen Lösungen verbinden. Die REST-API sowie Zapier, Integromat und n8n sorgen für Integrationsmöglichkeiten und Sie können wiederkehrende Aufgaben mit eigenen Skripten in JS und Python automatisieren.

SeaTable wurde 2020 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Mainz. SeaTable hat sich letztes Jahr von Amazon Web Services verabschiedet und speichert alle Kundendaten entsprechend der DSGVO in deutschen Rechenzentren.

6. Zenkit

Die Zenkit-Suite bietet Teams unterschiedliche Tools für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Wissensmanagement, Teamkommunikation und mehr, die entweder für sich oder gemeinsam nutzbar sind und auf dieselbe Datenbasis zugreifen.

Zenkit Projects unterstützt die unterschiedlichsten Projektmanagement-Methoden wie agiles oder kommunikationsbasiertes Projektmanagement, Mindmaps, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, kritische Pfade und mehr, wobei die verschiedenen Ansätze flexibel kombiniert werden können. Globale Ansichten mit Listen, Kalendern und Kanban-Boards zeigen sämtliche Aufgaben aller Projekte im Überblick. 720 verschiedene Reports geben Detailanalysen. Funktionen zur Ressourcenplanung informieren über Auslastung und Verfügbarkeit von Teammitgliedern und sorgen dafür, dass Aufgaben projektübergreifend optimal verteilt werden.

Zenkit bietet direkte oder indirekt über Zapier laufende Integrationen für über 1500 Dienste wie Google Kalender, Salesforce oder Microsoft. Die Plattform bietet Funktionen für die Zugriffsverwaltung, Provisionierung, Identitätsverwaltung und Audits sowie zur Offline-Verwendung. Die Server des in Karlsruhe ansässigen Unternehmens befinden sich in Deutschland. Die Einhaltung der DSGVO wird garantiert.

Wie habe ich diese Projektmanagement-Softwares ausgewählt?

Die ausgewählten Top 6 Tools entsprechen folgenden Kriterien:

• Der Anbieter der Tools hat seinen Hauptsitz in Deutschland
• Das Tool hat eine Gesamtbewertung von mindestens 4,0 Sternen auf Capterra
• Das Tool hat mindestens 20 Nutzerbewertungen in den letzten 2 Jahren auf Capterra erhalten
• Die Software entspricht unserer Definition von Projektmanagementsoftware: Projektmanagementsoftware umfasst eine Reihe verschiedener Lösungen von einfacher aufgebauten Aufgabenmanagement-Tools bis hin zu umfassenden Projektverwaltungslösungen. An nicht-technische Nutzer gerichtete Arbeitsmanagement-Software unterstützt Teams beim Planen und Verwalten von Arbeitsabläufen, Aufgaben und Aktivitäten und bietet unter anderem Funktionen für die Zusammenarbeit, Benachrichtigungen sowie Berichts- oder Projektverfolgungsfunktionen. Umfassendere Projektmanagementsoftware dient technisch versierten Projektmanagern dazu, Projekte einschließlich zeitlicher und finanzieller Budgets zu planen und auszuführen.
• Die Software umfasst die Hauptfunktionen von Projektmanagement-Software (Aufgabenmanagement, Projektverfolgung und Reporting sowie Kollaboration).