»Möglichst gut auf die Wünsche der Anwender eingehen«

Etliche Branchenunternehmen sind im Zuge der Coronakrise aufs Homeoffice umgestiegen und üben sich – für zahlreiche Mitarbeiter eine komplett neue Erfahrung – in dezentraler Zusammenarbeit. Dieser Change-Prozess im Hauruckverfahren ist mit Herausforderungen verbunden und wirft auch Perspektivfragen auf, je länger die Situation andauert: Wie lässt sich die Kommunikation nicht nur kurzfristig aufrechterhalten, sondern dauerhaft effizient gestalten? Wie bleibt die Arbeitsleistung konstant auf hohem Niveau? Und welche Software-Tools bewähren sich dabei, auch wenn man wieder zurück im Büro ist?

Alexander Leupold ist Software Engineer bei dem Innovations- und Produktentwicklungsdienstleister Zühlke Engineering. Er entwickelt Internet-of-Things-Produkte und beschäftigt sich mit Funktechnologien und IT-Sicherheit. Im Interview mit Unternehmercoach Paul Maisberger im IT-Channel von buchreport.de gibt er einen Überblick über die Werkzeuge, die Zühlke für die digitale und agile Zusammenarbeit nutzt. Neben der Grundvoraussetzung, dass die Tools zu den Bedürfnissen von Mitarbeitern und Projekten passen, spielt auch die enge Integration der Tools untereinander eine wichtige Rolle. 

Welche Tools kommen bei Zühlke Engineering zum Einsatz?

In unserem Unternehmen kommen vor allem Tools von zwei Herstellern zum Einsatz: Microsoft mit Outlook, Teams, Skype for Business, Sharepoint und Team Foundation Server. Und Atlassian mit Jira, Confluence und Bitbucket.

Aus welchen Gründen haben Sie sich für die genannten Tools entschieden?

Für den Einsatz der genannten Tools gibt es verschiedene Gründe. Skype for Business, Teams und Sharepoint sind eng miteinander und mit unserer „Groupware“ – Outlook plus Exchange für Mail, Kalender, Kontakte etc. – integriert. Die Atlassian-Tools sind untereinander ebenfalls eng integriert und stellen eine sehr vollständige und weit verbreitete Suite für die Unterstützung verschiedener Bedürfnisse von Entwicklungsprojekten dar. Außerdem unterstützen sie unsere agile Vorgehensweise, und sie können weitgehend an die Arbeitsabläufe in spezifischen Projekten angepasst werden.

Die Entscheidungen über die Tools, die zum Einsatz kommen, werden von unserem IT-Center, der Projekt-Support-Gruppe und den Engineering-Bereichen – insbesondere bei Entwicklungswerkzeugen – getroffen, um möglichst gut auf die Bedürfnisse und Wünsche der Anwender einzugehen. Jedes Tool wird ausgiebig getestet, bevor es zum Einsatz kommt, und firmenweit ausgerollt.

Können Sie eine kurze Beschreibung der Funktionalität der Tools geben?

Skype for Business ist ein Kommunikationstool, mit dem man Video-Telefonie und Online-Meetings mit mehreren Teilnehmern durchführen kann. Außerdem kann der Bildschirminhalt eines Teilnehmers für alle anderen Teilnehmer übertragen werden. Das Tool wird bei uns eingesetzt, um standortübergreifend zu kommunizieren. Wir verwenden es auch, um Vorträge und Präsentationen an andere Standorte zu übertragen. Das Tool ist gut in die Microsoft-Landschaft integriert, und es gibt Apps für Android und iOS.

Teams ist Microsofts Antwort auf das erfolgreiche Tool „Slack“. Neben Videotelefonie und der Möglichkeit, Dateien zu teilen, bietet es vor allem Gruppenchats, sogenannte Channels. Die Channels werden bei uns genutzt, um beispielsweise projektspezifische Diskussionen zu führen, und sind sehr praktisch, da andere Teammitglieder die Diskussionen später nachlesen können. Teams entwickelt sich in die Richtung, bald eine komplette Arbeitsumgebung für Entwicklungsteams bereitzustellen. Außerdem soll Teams Skype for Business ersetzen. Sharepoint ist ein Tool zur Sammlung von Inhalten, ähnlich einem Intranet-Wiki. Es wird von uns verwendet, um firmeninterne und organisatorische Informationen zu sammeln.

Team Foundation Server oder TFS wird bei uns in manchen Projekten zum Projektmanagement eingesetzt. Es unterstützt unter anderem Softwarekonfigurationsmanagement, Thementracking, Aufgabenplanung sowie die Automatisierung von Versionierungen und Tests.

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Jira ist unser Tool für Aufgabenverwaltung und Workflow-Management, das Scrum und Kanban abbilden kann. Es kommt bei uns in den meisten Projekten zum Einsatz und ist eines der wichtigsten Tools im Unternehmen. Es eignet sich sehr gut zur Verwaltung der anfallenden Aufgaben in Projekten und hat einen hohen Grad an Konfigurierbarkeit und Erweiterbarkeit, um auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Projekte einzugehen. Trotz der umfassenden Funktionalität ist die Usability von Jira gut, und meist findet man sich nach kurzer Eingewöhnungszeit zurecht.

Confluence ist ein Werkzeug  zur Sammlung von Inhalten, ähnlich wie Microsofts Sharepoint. Es wird bei uns verwendet, um projekt- oder themenspezifische Informationen und multimediale Inhalte zu sammeln. Es hat eine sehr gute Usability und ist erweiterbar. Zum Beispiel gibt es Plug-ins, mit denen schnell und einfach Grafiken im Browser erstellt werden können. Außerdem besteht die Möglichkeit, einzelne Seiten oder Bereiche für firmenexterne Teilnehmer, zum Beispiel an Kunden, freizugeben.

Bitbucket ist ein Source-Code-Verwaltungstool von Atlassian. Wir verwenden es in vielen Projekten, um den Code unserer Software zu verwalten und zu versionieren. Es arbeitet sehr gut mit Jira und Confluence zusammen. Zum Beispiel ist es möglich, in einem Jira-Ticket, das ein neues Feature für ein zu entwickelndes Produkt beschreibt, direkt einen neuen Code-Zweig auf Bitbucket zu erstellen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit den Tools gemacht? Wie hoch ist der Lern- und Einarbeitungsaufwand?

Zu den meisten Tools sind keine Schulungen notwendig. Generell kann man sich in alle genannten Tools durch Learning by Doing einarbeiten, und wenn man mal nicht mehr weiter weiß, kann man einen Kollegen fragen. Meine Wahrnehmung ist, dass die Atlassian-Tools in unserem Unternehmen besonders beliebt sind, da sie einfach gut funktionieren.

Welche Tools sind teamintern, für Kunden und für Stakeholder aus dem Management geeignet?

Die Microsoft-Tools werden bei uns gleichermaßen von allen Mitarbeitern verwendet. Die Atlassian-Tools kommen vor allem bei Ingenieuren und Projektmanagern zum Einsatz und lassen sich außerdem gut zum Austausch von Inhalten mit Kunden nutzen.

Was würden Sie Kollegen in anderen Unternehmen empfehlen?

Ein Tool, das ich sehr gerne nutze, ist Microsoft Teams. Es kommt bei uns seit Kurzem zum Einsatz und vereint viele praktische Funktionen – Gruppenchats, Dateiaustausch, Gruppen-Videotelefonie, Übertragung von Bildschirminhalten – und eignet sich so hervorragend zur Kommunikation in Projekten. Außerdem arbeite ich gerne mit den Tools von Atlassian, da sie besonders gut auf die Bedürfnisse unserer Projekte passen.

Mit freundlicher Genehmigung des Hanser Verlags. Aus dem Buch:

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