Notizen machen und digital weiterverarbeiten mit Notion

Auch im Verlagswesen sollen möglichst viele Arbeitsschritte digitalisiert werden. Aber wenn es darum geht, mit Notizen das Gedächtnis zu entlasten, bleiben die meisten lieber analog – mit der Gefahr, dass einige Ideen den Medienbruch nicht überleben.

Werkzeuge wie Notion können helfen. Roman Schurter bricht im zweiten Teil seiner dreiteiligen Serie zur digitalen Notiz-Erfassung eine Lanze für diese Anwendung.

Notion ist das beste und flexibelste Notizen-Tool, welches ich bisher kennengelernt habe. Besonders praktisch: ich kann nicht nur einzelne Notizen, sondern ganze Datenbanken mit Notizen anlegen – und ich kann diese Notizen mit eigenen Metadaten beschreiben und organisierbar machen.

Notion ist für mich eine Wiederentdeckung. Ich hatte schonmal von dem Tool berichtet, hatte dann aber irgendwie keine Verwendung dafür. Das hat sich im vergangenen Frühling geändert. Ich habe zusammen mit meinem Kollegen Georg Gusewski ein LinkedIn-Training zu Unterrichtsideen für den Fernunterricht produziert und er hat mir Notion als Drehbuch-Werkzeug vorgeschlagen.

Nun also Liebe auf den zweiten Blick…

Was ist Notion?

Notion ist eine Notiz-App, die es einem ermöglicht, sehr strukturierte Notizen zu erstellen. Man arbeitet mit Inhaltsblöcken, wie man das aus anderen Systemen wie zum Beispiel WordPress mit Gutenberg kennt. Natürlich kann man auch ganz einfache Textnotizen machen und sofort losschreiben. Es gibt aber auch Blöcke für Listen, Zitate, Code-Elemente etc. Dazu kommen Blöcke um Elemente wie Bilder, Multimedia oder Bookmarks einzubetten. Umfangreiche Notizen kann man mit Überschriften verschiedener Hierarchien strukturieren.

Die Basis von Notion ist letztlich Markdown, eine einfache Struktursyntax, die aus bloßem Text einen strukturierten Inhalt macht. Warum strukturierter Inhalt wichtig ist, erkläre ich in einem LinkedIn-Videotraining.

Is it a page? No it’s a base!

Notion kann ganze Datenbanken mit Notizen anlegen. Hier zum Beispiel meine Rezepte-Datenbank.

Das Pfiffige an Notion ist aber, dass man den Inhalt nicht zwingend in eine Page schreiben muss. Vielmehr kann man an jeder Stelle in Notion eine kleine Datenbank eröffnen. Dort  landen dann die Pages und man bekommt so zusätzlich die Möglichkeit, die Pages mit Metadaten, sogenannten Properties, zu versehen. So kann man Inhalte mit Schlagworten und Kategorien versehen. Man kann aber auch beliebig viele eigene Properties definieren. Die Properties gelten für je eine Datenbank, und Datenbanken kann man beliebig viele anlegen.

Beispiel gefällig? Ich habe ein Datenbank mit Rezepten angelegt: Jedes Rezept wird auf einer Seite beschrieben und besitzt Schlagworte und kurze Kommentare als Properties. Nach diesen Metadaten kann ich filtern und suchen. Die Rezept-Datenbank kann ich als Liste, Tabelle oder Galerie anzeigen. Oder als Board oder als Kalender.

Diese Datenbankfähigkeit macht meine Notizen extrem flexibel. Ich führe in Notion neben meiner Rezepte-Sammlung auch je eine Datenbank für Bookmarks, für Blog-Themen, für wichtige Grafiken aus meinem Berufsalltag, für das Inventar meiner diversen Technik-Gadgets, …

Flexibilität

Notion macht es mir einfach, meine Notizen zu entwickeln. Was als einfaches Bookmark in der Datenbank startet, wird später zu einer Notiz mit meinen eigenen Kommentaren und Gedanken. Diese Notiz verlinke ich an anderen Orten und fasse sie mit anderen Notizen zu Collections zusammen. Ich habe mir auch eine persönliche Startseite zusammengestellt, über die ich sofort zu den wichtigsten Notizen gelange.

Export-Formate

Was ich zudem an Notion schätze, sind die vielfältigen Exportmöglichkeiten. Ich kann meine Notizen zu Markdown oder CSV-Dokumenten exportieren und so in diversen anderen Apps weiterverwenden.

Zudem kann ich meine Notizen direkt in PDFs unwandeln. Oder auf Wunsch auch in HTML. Damit habe ich eine nachhaltige Möglichkeit gefunden, meine Notizen zu speichern.

Übrigens: Da Notion im Kern ein Online-Dienst ist, hat man die Möglichkeit, Notizen direkt übers Web zu teilen. Wahlweise nur zum Lesen oder zum Mitarbeiten. Denn Notion ist auch als Kollaborations-Werkzeug angelegt.

Was sonst noch toll ist

Notion hat noch weitere Asse im Ärmel: Da ist zum Beispiel der Webclipper, mit dem ich in Firefox und Chrome direkt Inhalte von Webseiten in meine Notizen speichern kann. Dann kann Notion auch als eine Art persönliches Wiki genutzt werden, weil in Notizen direkt Links auf andere Notizen eingefügt werden können.

Ein ganz wichtiges Element sind Templates: Man kann aus verschiedenen Templates auswählen oder eigene erstellen. Sitzungsprotokolle, Rezepte, Business Canvas, ja ganze Datenbanken können so über Templates schnell erstellt werden.

Was noch besser werden könnte

Meine größte „Pain” in Notion ist im Moment das Backup: Zwar kann ich manuell auf Knopfdruck alle Daten exportieren, und ich habe mir die Pro-Version gegönnt, die eine Versionierung aller Notizen bereithält. Letztlich bin ich aber auf Notion und dessen funktionierende Server angewiesen. Mir wäre es wohler, wenn es eine Option gäbe, alle meine Inhalte regelmäßig zum Beispiel in meine Dropbox zu speichern.

Der Webclipper ist gut, aber noch nicht perfekt. Da ist das Vorbild von Evernote bisher unschlagbar. Auch die mobilen Apps sind in Ordnung, letztlich aber nur Container für die Webseite. Das merkt man im Alltag, weil sie sich nur bedingt ins System integrieren.

Ansonsten gibt’s nicht viel zu meckern: Notion ist eine tolle Lösung und das Beste daran: Fast alle Features sind kostenlos nutzbar. Ausprobieren ist also jederzeit möglich.

Weitere Informationen zum Tool finden Sie auf der Webseite von Notion.

Dieser Beitrag ist zuerst bei Publishingblog.ch erschienen.

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