»Der deutsche Mittelstand muss technologisch aufgeschlossener werden«

Die Dynamisierung der Unternehmensprozesse macht Projektmanagement (PM) immer wichtiger – auch im Mittelstand. Gerade da ist es wichtig, dass Projekte schnell und gezielt durchlaufen. Aber wie? 

Wer als Projektleiter die Investition in eine Spezialsoftware durchsetzen will, weiß zumindest die Hälfte aller deutschen Mittelständler hinter sich. Word, Excel und Powerpoint sind aus der Sicht jedes zweiten KMU ungenügend als Projektmanagement-Software. Dies fand das Softwarevergleichs-Portal Capterra in einer Befragung von Fachleuten heraus. Als Risiken beim Einsatz der Office-Suite benannten Projektmanager vor allem Risiken beim Terminablauf, bei plötzlichen Änderungen von Projektzielen und -ablauf, bei der Aufgabenverteilung und – für die Kaufleute besonders wichtig – bei der Budgetsteuerung und -einhaltung.

Warum Projektmanagement-Software?

Ziel des Projektmanagements ist es, mit den richtigen Werkzeugen und Methoden Projekte so zu planen und zu steuern, dass Projektziele qualitativ, termingerecht und im Kostenrahmen erreicht werden. Software kann für Unternehmen ein hilfreiches Werkzeug zur Umsetzung dieser Ziele sein.

Die Verwendung der passenden Projektmanagement-Software erleichtert oft die Übersicht über das Projekt und erhöht die Transparenz. Software ermöglicht die Erkennung und Visualisierung von Projektrisiken, was die Gefahr von Fehlschlägen in Projekten verringern kann. Der Projektverlauf wird effizienter gestaltet und die Projektumsetzung kann schneller erfolgen. Außerdem kann PM-Software Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessern. Und gute Kommunikationsmöglichkeiten sind erfolgsentscheidend, da mehr als ein Drittel der Fehlschläge bei Projekten auf eine mangelhafte Kommunikation zurückzuführen sind. Soweit die Theorie.

Nur die Hälfte der deutschen KMU verwaltet ihre Projekte mit Hilfe von Software

In der Praxis nutzen der Capterra-Befragung zufolge weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen eine oder mehrere Software-Anwendungen zur Verwaltung ihrer Projekte:

• 54% nutzen keine spezielle PM-Software, sondern arbeiten mit Excel, Outlook oder nutzen manuelle Methoden.
• In 30% der Unternehmen wird nur eine einzelne Projektmanagement Softwarelösung eingesetzt.
• In 16% werden zwei oder mehr Lösungen verwendet.

Betrachtet man den Zusammenhang zwischen Unternehmensgröße und der Softwarenutzung, entsprechen die Ergebnisse dem Trend:

• In Unternehmen mit 1 bis 5 Mitarbeitern nutzen lediglich 33% eine oder mehrere Softwareanwendungen.
• In Unternehmen mit 51 bis 100 Mitarbeitern sind es fast doppelt so viele.

Eine weitere Studie von Capterra in Zusammenarbeit mit Prof. Dr. Schmietendorf zeigte auf, dass angesichts ihrer hohen Bedeutung zumindest die Bereiche Kundenmanagement, Projektmanagement, Enterprise-Ressource-Management und Personalmanagement mit Software unterstützt werden sollten. Unternehmen, die noch keine PM-Software verwenden, werden Arbeit wahrscheinlich mit mehr Aufwand erledigen und dabei weniger Gewinn erzielen, da sie mit dem Jonglieren von kleinen Aufgaben Zeit verschwenden, anstatt sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Das Managen von Projekten in großen Unternehmen wäre ohne Software undenkbar. In kleinen Firmen können Projekte häufig ohne Software gemanagt werden. Dies führt jedoch zu großen Nachteilen, Zeitverlust, Kommunikationslücken und menschlichen Fehlern, die durch Software vermieden werden können.

Das Implementieren einer Projektmanagement-Software stellt für viele kleine Unternehmen eine Herausforderung dar. Unternehmensprozesse müssen in die Software übertragen und darin abgebildet werden. In kleinen Unternehmen gibt es häufig keine definierten Prozesse. Diese müssen erst einmal abgebildet und festgelegt werden, um die Software wirkungsvoll zu nutzen. Ebenso häufig fehlt es an Fachpersonal, das die Implementation vornehmen kann.

Cloud-Software kann hier eine Lösung ein: Aufgaben, die Kompetenz, Fachpersonal und Zeitaufwand fordern – wie Installation, Konfiguration, Software-Updates usw. – können ausgelagert werden.

Cloud-Software gehört in Deutschland immer noch zur Minderheit

Doch auch beim Einsatz von Cloud-Technologien zeigen sich große Lücken. Offenbar setzen nur wenige mittelständische Unternehmen auf eine Cloud-Lösung:

• Lediglich 13% der befragten Unternehmen nutzen eine Projektmanagement-Lösung aus der Cloud. Dieser geringe Anteil kann auf Datensicherheitsbedenken zurückgeführt werden.
• In knapp 44% wird On-Premises-Software genutzt. [„On-Premise“ bezeichnet die Lösung, bei der ein Unternehmen z.B. die Verlagssoftware auf eigenen Servern installiert und sowohl die Software als auch die Hardware (Server) durch die eigene IT-Abteilung warten lässt.]
• Fast genauso hoch ist der Anteil der Befragten, die nicht wissen, ob die im Unternehmen verwendete Lösung installiert oder Cloud-Software ist.

Cloud-Technologien sind nichts Neues. Dennoch sind die Arbeitnehmer in Deutschland offenbar kaum darüber aufgeklärt. Die gleiche Umfrage wurde in Frankreich durchgeführt. Ein Vergleich der Ergebnisse zeigt, dass in Frankreich ganze 35% der KMU Cloud-Software verwenden.

Die Vorteile einer Cloud-Software laut Capterra:

• Cloud-Lösungen sind je nach Bedarf des Unternehmens skalierbar.
• Sie sind dynamischer und flexibler und können an das Wachstum und die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
• Unternehmensdaten sind von überall aus verfügbar und mobiles Arbeiten wird unterstützt.
• Die Kosten für Cloud-Software entstehen auf einer monatlichen Basis und sind damit einer geringere Belastung als eine einmalige hohe Investition in installierte Software, die zudem immer mit dem Risiko einer Fehlinvestition behaftet bleibt.
• Durch spezielle Projektmanagement-Software aus der Cloud sind alle Vorgänge und Änderungen an einem Projekt für alle beteiligten Mitarbeiter in Echtzeit sichtbar und die Projekttransparenz und Kommunikation im Unternehmen werden verbessert. Dokumente können den Projekten zugefügt werden und sind von überall aus einseh- und abrufbar.
• Auch die Zeiterfassung wird durch eine Cloud-Lösung deutlich einfacher und ist auch mit dem Smartphone möglich.

Was also spricht gegen die Cloud? Besonders in Deutschland sind Datensicherheitsbedenken hoch und hindern viele Unternehmen daran, in entscheidende Cloud-Technologien zu investieren und Wettbewerbsvorteile zu nutzen. In einer Capterra-Umfrage zum Nutzerverhalten auf dem Vergleichsportal wird „Kein Vertrauen in die Cloud bzgl. Datensicherheit“ mit 29 % als die größte Herausforderung bei der Auswahl von Cloud-Software genannt.

Herausforderungen im Projektmanagement sind auf fehlende Software zurückzuführen

Die Befragten wurden aufgefordert, die drei größten Schwierigkeiten beim Projektmanagement auszuwählen. Ergebnis:

• Für 18% ist es schwierig, Termine einzuhalten.
• 13% der Studienteilnehmer haben Probleme, schnell auf Änderungen innerhalb eines Projekts zu reagieren.
• 12% nennen das Organisieren von Aufgaben als Herausforderung.
• Für 9% ist es ein Problem, innerhalb des Budgets zu bleiben.

Projektmanagement-Software unterstützt Unternehmen hauptsächlich in den Bereichen Projektplanung, -steuerung und -verfolgung, Zeitmanagement und Terminplanung, Aufgaben- und Budgetverwaltung, Teamkommunikation und Kollaboration. In diese Bereiche fallen auch die von den Unternehmen genannten Probleme und es ist anzunehmen, dass sie mit einer Projektmanagement-Software gelöst werden könnten.

Die meistgenutzten Funktionen der Projektmanagement-Anwendungen sind Zeitmanagement (24%), Aufgabenverwaltung (18%), Dokumentenmanagement (17%) und Budgetmanagement (10%).

Agile Methoden werden nur von knapp 2% der Teilnehmer genannt, obwohl sie für viele von ihnen hilfreich sein könnten. Die Befragung zeigt, dass es für viele Projektmanager eine Herausforderung ist, auf Änderungen und unerwartete Risiken im Projekt schnell zu reagieren. Hier könnten agile Methoden eine Hilfe sein:

• Agiles Projektmanagement macht es möglich, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu eliminieren.
• Aufgaben werden in kleine Arbeitspakete zerlegt, wodurch Lösungs- und Entscheidungsprozesse vereinfacht werden.
• Unternehmen können dadurch flexibler mit Änderungen umgehen.

Das agile Projektmanagement kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und wird zunehmend als neue Denkweise im Projektmanagement im Gegensatz zu der planungsorientierten und traditionellen Weise verstanden. Im traditionellen Projektmanagement ist es das Ziel, Abweichungen vom anfänglich erstellten Plan hinsichtlich Kosten, Zeit und Umfang möglichst minimal zu halten. Bei agilen Methoden findet die Planung flexibel während der Projektausführung statt und der Fokus liegt auf dem zu liefernden Produkt.

Die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer ist an Projektmanagement-Software interessiert

Die Anzahl der Unternehmen, die agile Methoden verwenden, wächst stetig und es gibt einige Softwareanwendungen auf dem Markt, die sich auf das agile Projektmanagement spezialisieren. In deutschen KMU scheint dieser Trend noch nicht angekommen zu sein:

• 50% der Unternehmen zeigen Interesse an (neuer) PM Software und 46% nutzen schon eine Lösung.
• 22% der Softwarenutzer sind mit ihrer Lösung zufrieden und nicht auf der Suche nach einer Alternative.
• 23% der Unternehmen scheinen mit ihrer verwendeten Lösung nicht zufrieden zu sein und geben an, trotz der momentanen Softwarenutzung an einer Alternative interessiert zu sein.
• 28% der Unternehmen, die keine Software für ihr Projektmanagement nutzen, sind auch an keiner interessiert.
• 27% der Teilnehmer nutzen keine Software, aber hätten Interesse daran.

Die geringe Softwarenutzung in deutschen Unternehmen ist also nicht nur auf mangelndes Fachwissen und Schwierigkeiten bei der Softwareauswahl und -implementation zurückzuführen, sondern auch auf fehlendes Bewusstsein und Unaufgeschlossenheit. In einigen Unternehmen würde die Prozessabbildung in einer Software viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch aus diesem Grund ist häufig kein Interesse an einer PM-Lösung vorhanden.

70 % der deutschen KMU würden 10 bis 50 Euro monatlich für PM-Software ausgeben

Deutsche Unternehmen sind bereit, monatlich zwischen 10 und 50 Euro für Projektmanagement-Software auszugeben. Die meisten Projektmanagement-Lösungen aus der Cloud liegen in der Preisspanne von 15 bis 30 Euro im Monat. Viele Tools aus den USA sind sogar noch günstiger und bieten ihre Basis-Version für um die 10 Euro an.

22 % der Unternehmen würden nur kostenlose Tools in Betracht ziehen. Gerade auf dem Markt für Cloud-Projektmanagement gibt es viele kostenlose Lösungen, die meist durch die Anzahl an Nutzern und/oder Funktionen eingeschränkt sind. Diese Tools eignen sich gut für kleine Unternehmen sowie für den Einstieg und das Ausprobieren von verschiedenen Produkten. Wenn das Unternehmen wächst und zusätzliche Nutzer und Funktionen benötigt, kann für ein Upgrade bezahlt werden.

60 % der deutschen Unternehmen würden für Software aus Deutschland mehr bezahlen

Knapp 60 % der Unternehmen würden eine teurere Software aus Deutschland gegenüber einer kostengünstigeren Lösung aus Amerika, die dafür nur die US-Datenschutzstandards erfüllt, bevorzugen.

Internationale bzw. amerikanische Cloud-Lösungen weisen oft einige Vorteile gegenüber deutschen Produkten auf: Sie sind im Durchschnitt billiger, technologisch ausgereifter und weisen oftmals eine höhere Funktionsvielfalt auf. Die Vorteile deutscher Softwareprodukte liegen jedoch in der Sprache, der Lokalisierung und der Datensicherheit. Nur die wenigsten internationalen Anbieter stellen ihre Software, Kundensupport und zusätzliche Services wie beispielsweise Schulungen und Kurse in deutscher Sprache bzw. in Deutschland bereit. Weiterhin unterliegen deutsche Softwarehersteller auch deutschen Rechtsnormen und die Rechenzentren befinden sich meist im Land oder in Europa.

Seit Mai dieses Jahres können aufgrund der DSGVO in einigen Bereichen (Buchhaltung, Kassensoftware, Personalmanagement usw.) viele amerikanische Softwareprodukte in Deutschland rechtlich nicht mehr verwendet werden. Dies trifft jedoch nicht auf das Projektmanagement zu. Es ist davon auszugehen, dass aus diesem Grund 35% der Unternehmen antworten, dass das Herkunftsland und Datenschutz nach deutschen Standards für ihre Zwecke nebensächlich sind.

Der deutsche Markt für On-Premises-Software bietet zahlreiche Hersteller und gute Produkte, der SaaS-Markt in Deutschland hinkt dagegen noch hinterher. Besonders Cloud-Produkte aus den USA sind deutlich billiger als SaaS-Tools aus Deutschland. René Büst, Research Director bei Gartner, meint hierzu jedoch: „Man muss sagen, der deutsche SaaS-Markt hat in den letzten Jahren kräftig aufgeholt. Das gilt grundsätzlich, was Software angeht und auch, was die Bedürfnisse der Kunden angeht. Der deutsche Markt war lange Zeit weit hinterher. Mittlerweile gibt es viele Initiativen, die auch im internationalen Wettbewerb konkurrenzfähig sind.“

Schlussbetrachtung

Knapp die Hälfte der deutschen KMU setzen Software für die Verwaltung ihrer Projekte ein. Diese Anzahl ist noch sehr gering, wenn man die unzähligen Vorteile bedenkt, die Software bieten kann. Gleichzeitig nutzen Unternehmen mehr Software im Projektmanagement-Bereich als bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen. Eine Studie zur CRM-Softwarenutzung zeigt, dass nur 26% der deutschen KMU ihre Kundenkontakte mit Software verwalten. Die Unternehmen, die keine PM-Software zur Unterstützung ihrer Unternehmensprozesse einsetzen, büßen wichtige Wettbewerbsvorteile gegenüber den Software-Nutzern ein. Vor allem wertvolle Arbeitszeit kann durch die Unterstützung von Software effizienter eingesetzt werden, da sie nun nicht mehr für einfache Verwaltungsaufgaben benötigt wird. Außerdem werden menschliche Fehler deutlich reduziert, wiederkehrende Prozesse automatisiert und die erfolgsentscheidende Projektkommunikation erheblich verbessert.

Es ist bemerkenswert, dass die Nicht-Nutzung von Software zum einen auf Schwierigkeiten bei der Auswahl und Implementation sowie fehlendes Fachwissen und Fachpersonal zurückzuführen ist, sowie auf fehlendes Interesse. In der Studie zur CRM-Nutzung zeigen immerhin 37% der KMU Interesse an Software, auch wenn sie bislang noch keine einsetzen. In der PM-Studie sind jedoch 28% der Unternehmen, die keine PM-Software nutzen, auch an keiner interessiert. Dieses Ergebnis ist unerwartet. Vielen Arbeitnehmern bzw. Geschäftsleitungen scheinen die Vorteile von Software gar nicht bewusst zu sein. Es ist auch anzunehmen, dass sich viele vor der Veränderung fürchten oder Software nicht als einen nötigen Zusatz in ihrem Unternehmen ansehen, da es anscheinend auch ohne funktioniert. Selbst wenn eine Nutzung nicht notwendig scheint, kann geeignete Software Prozesse optimieren und Aufgaben automatisieren, was zu einem effizienteren Projektabschluss führt.

Deutsche Unternehmen hinken bei der Implementation von Cloud-Technologien im Vergleich mit der internationalen Konkurrenz deutlich hinterher. Cloud-Technologien liefern Unternehmen weitere Vorteile, die in Deutschland noch zu einem hohen Grad ungenutzt bleiben. Insbesondere in Deutschland kommen starke Datensicherheitsbedenken zur Liste der Faktoren hinzu, die Unternehmen davon abhalten, in die Cloud zu wechseln. Cloud-Software made in Germany könnte für dieses Problem die Lösung sein. Setzen Unternehmen Cloud-Produkte ein, die aus Deutschland stammen, müssen sie sich über das Thema Datensicherheit deutlich weniger den Kopf zerbrechen.

Die Empfehlung von Capterra: „Um weiter erfolgreich zu sein, sollten deutsche KMU technologisch aufgeschlossener werden und neue Prozesse in ihrem Unternehmen zulassen. Neben dem dringend benötigten Einsatz von Software bzw. Cloud-Technologien sollten sie auch neue Trends wie beispielsweise das agile Projektmanagement nicht außer Acht lassen. Die Zeiten von klassisch-traditionellen Methoden im Projektmanagement, in denen man mit großem Planungsaufwand und der Netzplantechnik händisch Projekte in Excel plant, sind vorbei.“

Methodik der Studie

Um die Daten für diesen Report zu sammeln, hat Capterra eine Online-Umfrage durchgeführt. Die Antworten stammen aus einer Stichprobe des Zielmarktes Deutschland. Die Ergebnisse sind für diese Umfrage repräsentativ, jedoch nicht unbedingt für die Bevölkerung als Ganzes. Die Umfrage wurde an 537 Personen verschickt, woraufhin sich durch Screeningfragen 247 Teilnehmer für die Vervollständigung der Umfrage qualifiziert haben. Qualifizierte Teilnehmer sind berufstätig (vollzeitbeschäftigt, teilzeitbeschäftigt oder selbstständig) und arbeiten in einem kleinen bis mittleren Unternehmen (1 bis 250 Mitarbeiter).