Schöne Bilder nutzen – teure Abmahnungen vermeiden

Foto: 123rf.com/nexusplexus

Viele Verlage unterschätzen die Menge an Mediendaten – Fotos, Videos, Grafiken, Audiodateien –, die sie nutzen. Mit den verschiedenen Varianten kommen schnell fünfstellige Zahlen zusammen. Die zugehörigen Bildrechte gilt es richtig zu verwalten, um Kosten und Aufwand zu vermeiden.

Jeder Verlag, der viel mit Agenturbildern oder sonstigen Media Assets fremden Ursprungs arbeitet, sollte daher über den Einsatz einer dedizierten Mediendaten-Verwaltung nachdenken. Den Kosten für Beschaffung und Betrieb eines solchen Systems stehen erhöhte Rechts- und Prozess-Sicherheit gegenüber, wie Christian Weisz, Senior Sales & Partner Manager beim Software-Hersteller S.I.X. Offene Systeme im IT-Channel von buchreport.de feststellt.

Bilder sind Rechtsobjekte

Die Anzahl der zugelassenen Fachanwälte für Urheber- und Medienrecht in Deutschland ist laut Statista von 9 im Jahr 2007 auf 417 (2020) angestiegen. Ein Anlass für diesen Anstieg dürften auch Novellen des Urheberrechts sein. Die dort beschlossenen Änderungen räumen dem Urheber von zum Beispiel einer Fotografie mehr Rechte als zuvor ein. Gleichzeitig nimmt die Bedeutung von digitalen Kanälen für die Produktwerbung rasant zu, und Unternehmen, auch Verlage, erkennen die Potenziale von E-Commerce-Systemen, sozialen Medien und eigenen Webseiten für die Vermarktung ihrer Produkte.

Dass bei der Verwendung digitaler Assets immer Urheber-, Personen-, Markenrechte zu beachten sind, wird jedoch im hektischen Arbeitsalltag oft übersehen. Wenn jedoch Bilder ohne gesicherte, dokumentierte Nutzungsrechte und ohne das Einverständnis des Urhebers verwendet werden, handelt es sich um eine Urheberrechtsverletzung.

Dem Urheber stehen dann Ansprüche auf Unterlassung, Schadensersatz, Beseitigung, Vernichtung und Auskunft zu. Neben den rein finanziellen Schäden, die aus dem Schadensersatzanspruch resultieren, ist mit diesen Vorgängen ein sehr hoher zeitlicher Aufwand verbunden. Auch nicht zu unterschätzen ist der entstehende Imageschaden, wenn in der Branche bekannt wird, dass legitime Rechte von Kreativen ignoriert werden.

Sperrige Bildverwaltung »zu Fuß«

Den zuständigen Abteilungen obliegt es daher, dafür zu sorgen, dass die erworbenen Nutzungsrechte transparent, sicher, dauerhaft und zuverlässig verknüpft mit dem jeweiligen Asset verwaltet werden. Eine Umfrage des Software-Herstellers S.I.X. Offene Systeme ergab jedoch, dass zwei Drittel der Unternehmen Bildrechte entweder gar nicht oder nur rudimentär in Form einer Excel-Tabelle verwalten.

Zugegeben: Vor dem Hintergrund der offensichtlichen Komplexität des Themas scheint die „Vogel-Strauß-Taktik“ zunächst verständlich. Denn wer weiß schon ohne die entsprechende Schulung über die verschiedenen Lizenzbestimmungen Bescheid? Ohne juristische Beratung geht in diesem Bereich leider nicht viel.

Allerdings hat diese Vermeidungstaktik ihren Preis: Um schnell an die richtige Lizenzinformation zu einem Bild zu kommen, braucht es einen oft aufwändigen Suchprozess. Viele Ordner auf dem Filesystem (oder im Aktenschrank) müssen durchsucht werden. Nicht selten weiß auch nur genau eine Person im Unternehmen genau Bescheid. Und die Aktualität von Rechteinformationen in Hilfsdokumenten ist immer zweifelhaft, denn alle, die zum Zugriff auf eine der typischen Excel-Tabellen berechtigt sind, können in der Regel auch Änderungen vornehmen und in bester Absicht die eingetragene Information verunklären.

Komfortabel im MAM-System: Detaillierte, nicht übersehbare Rechte-Informationen direkt am Bild. (Grafik: S.I.X. OS)

Eine der gravierendsten Folgen fehlender Aufmerksamkeit für die Details von Bildrechten ist dabei sicherlich das hohe Risiko, dass Ablauffristen von Nutzungsrechten übersehen werden. Denn die Verwendung von Assets ist oft zeitlich begrenzt. Sich eigens ein zuverlässiges „Frühwarnsystem“ zu etablieren, ist allerdings aufwändig, wenn Excel die „source of truth“ ist.

Mögliche Lösung: ein Media Asset Management-System

Zeitersparnis, aber vor allem mehr Rechtssicherheit kann der Einsatz eines Media Asset Management-Systems (MAM) schaffen: Hier erhalten die Lizenz-/Rechtsabteilung und Fachabteilungen Zugriff auf zentral gespeicherte digitale Assets, die durch Zugriffsrechte geschützt sind. Direkt an den jeweiligen Abbildungen, Fotos oder Videos sind alle notwendigen Informationen auch zu den Nutzungsrechten vorgehalten. Es ist nicht notwendig, diese Bild für Bild händisch herauszuschreiben, denn ein MAM-System kann die in den Bildern gespeicherten XMP-Informationen wie zum Beispiel das Copyright vollautomatisch auslesen.

Eine solche Lizenzrechtsverwaltung dient zum Beispiel in Verlags- oder Medienunternehmen als „Schnittstelle“ zwischen anfordernder Redaktion und Herstellung. Sie gibt den mit dem Lizenzeinkauf betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Möglichkeit, die im Verlagsbereich oft sehr komplexen Lizenzsituationen sinnvoll zu verwalten und alle relevanten Informationen im Überblick zu behalten. Hierzu gehören zum Beispiel

• der Urheber
• die Art der eingekauften Lizenz
• die Dauer der Nutzung 
• zulässige Verwendungsmöglichkeiten.

Speziell für Medienunternehmen, die Druckwerke produzieren, ist ein MAM eine notwendige Bedingung, um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden: Kaum vorstellbar, dass ein Titel in den Druck geht, ohne dass der Rechteinhaber der Bildrechtenutzung zugestimmt hat. Besonders dann, wenn aus Kostengründen kein umfassendes, für alle Ausgaben gültiges Recht beschafft werden konnte, ist die Beziehung zwischen Asset und mehreren Nutzungsrechten komplex, nämlich „1 zu n“: ein Bild, mehrere individuelle Regelungen. Ein System wie das erwähnte MAM sorgt in solchen Fällen für die erforderliche Transparenz, indem es das eingekaufte Asset, die in der Herstellung entstandenen Versionen und die multiplen Verwendungen zentral einsehbar macht. Wenn das System mit den entsprechenden Zugriffs- und Änderungsrechten versehen wird, entsteht so ein sicheres und nachhaltiges Werkzeug, dessen Zusatznutzen auch noch Zeitersparnis und Nervenschonung sind. Denn komfortable Such- und Filtermechanismen, die personalisiert werden können, ersetzen die entsprechenden manuellen Prozesse auf dem Filesystem.

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Um bei einer Vielzahl von unterschiedlichen Lizenzen das Datum im Blick zu haben, an dem das Nutzungsrecht endet, helfen automatisierte Benachrichtigungen. Sie informieren den oder die relevanten Mitarbeiter zum Beispiel per E-Mail über das nahende Ende eines zeitlich begrenzten Rechtes. Die Zuständigen können sich dann mit dem Rechtegeber für eine Nachlizenzierung in Verbindung setzen.

Bei der Ablage und der Verwaltung von Metainformationen wie den Lizenzrechten ist jedoch noch nicht das Ende der Einsatzmöglichkeiten und Vorteile einer MAM-Lösung erreicht: Gerade Medienunternehmen wünschen häufig dasselbe Bild in verschiedenen Ausgabemedien zu verwenden, zum Beispiel für die Printproduktion, für eine digitale Leseprobe und für die Werbung in Katalogen oder auch auf Social-Media-Plattformen. Sie benötigen es daher in verschiedenen Datenformaten und Bildgrößen. Anstatt nun dasselbe Bild in unterschiedlichen, händisch konvertierten Formaten vorzuhalten, speichert ein MAM wie zum Beispiel SixOMC „die Mutter aller Assets“: das Original. Passend zum jeweiligen Verwendungszweck kann die Konvertierung direkt während der Ausgabe erfolgen. Das typische Durcheinander in der Dateiablage gepaart mit der Unsicherheit bezüglich der Aktualität und Richtigkeit des Bildes – kennzeichnend sind Benennungs-Dschungel wie „endgültig final“ oder „abgenickt von Dr. XY“ – gehört somit der Vergangenheit an.

Resümee

Der Einsatz von MAM-Lösungen hat eine Reihe von Nutzen für die Produktion, Verwaltung und Veröffentlichung digitaler Assets. Speziell für Medienunternehmen kann es entscheidend sein, Bildbeschaffungs- und Verwaltungsprozesse effizient und modern zu gestalten. In keinem Fall darf die rechtssichere Organisation von Nutzungsrechten bei erworbenen Bildern auf die leichte Schulter genommen werden.