Social Intranets – ein schmerzloser Abschied von der E-Mail

Infolge wachsender Komplexität des Geschäfts leidet die Medienwirtschaft – wie so viele andere Branchen – an einem belastenden Überfluss an Information. Überlastung, Unsicherheit und Stress resultieren auch aus dem Einsatz von E-Mails in der internen Kommunikation. Im IT-Channel von buchreport.de zeigen Thomas Kellner und Kerstin Grözinger eine Alternative auf: Social Intranets.

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Die interne Kommunikation umfasst alle Prozesse innerhalb einer Organisation, die der Verständigung unter den Mitarbeitern dienen. Sie ist also ein wichtiges Bindeglied zwischen verschiedenen Sektionen und Positionen. Interne Kommunikation kann sowohl verbal als auch nonverbal stattfinden. In den letzten Jahren haben vor allem interaktive, digitale Kommunikationsmittel Einzug in die Organisationen gehalten. Sie bringen eine Vielzahl von Chancen mit sich.

Effiziente interne Kommunikation – warum sie so oft nicht klappt

Aus einer Potenzialanalyse von Sopra Steria Consulting geht hervor, dass die Mitarbeiter in neun von zehn Organisationen fortwährend mit überfüllten Postfächern zu kämpfen haben:

1. Mehr als die Hälfte von ihnen beklagen, dass sie die Priorität empfangener E-Mails auf Anhieb nicht richtig einschätzen können.
2. Jeden Tag werden sie mit Bergen von E-Mails überhäuft und verlieren durch das Verschicken, Lesen und Sortieren wertvolle Arbeitszeit.
3. Die meisten E-Mails werden breit gestreut und ungezielt verteilt, sodass Produktivität und Übersichtlichkeit verloren gehen.
4. Auch Terminabsprachen werden über E-Mail getroffen und führen häufig zu Missverständnissen.
5. Terminänderungen müssen vorgenommen, der Meetingraum geändert oder neue Inhalte festgelegt werden.
6. Überfüllte und unübersichtliche Postfächer schaffen oft Probleme bei der Weiterleitung wichtiger Informationen.
7. Auch die gemeinsame Arbeit an Dokumenten kann dadurch in Mitleidenschaft gezogen werden.
8. Zudem nutzen noch immer viele Mitarbeiter regelmäßig die CC-Funktion, um etwa Führungskräfte parallel zu informieren. Dies führt zu langen und langsamen Entscheidungswegen.

Diese Art der Kommunikation erweist sich demnach als ungeeignet, wenn die erste Priorität die ist, einen vernetzten und agilen Informationsaustausch herzustellen. Was also tun?

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Interne Kommunikationsstrategien entwickeln

Die Art der internen Kommunikation ist im Wandel begriffen. Darauf müssen sich Organisationen vorbereiten. Derzeit ist es vielerorts Standard, dass sich Mitarbeiter auf mehreren unterschiedlichen Kommunikationswegen verständigen. Das ist umständlich und raubt Zeit. Denn oft geht der Überblick verloren, welche Informationen mit wem geteilt wurden. Lösungen, die diese Informationen an einem zentralen Ort zusammenführen, sind deshalb ein guter Startpunkt für eine effiziente Kommunikation.

Allerdings sind neue Investitionen nutzlos, wenn sie von den Mitarbeitern nicht angenommen werden. Und ohne Planung verlaufen auch die ambitioniertesten Bemühungen im Sande. Tatsächlich zeigen sich 35% der Verantwortlichen unzufrieden mit der strategischen Ausrichtung der internen Kommunikation. Dies zeigt zum Beispiel eine Studie der Berliner School for Communication and Management. Eine Strategie zur organisationsinternen Kommunikation ist also notwendig. Dabei muss genau überdacht werden, welche Ziele verfolgt, welche Investitionen getätigt werden sollen und welches Budget verfügbar ist.

Für die Planung eines Kommunikationskonzepts reicht es nicht, sich die Konzepte anderer Organisationen anzuschauen. Der Plan der einen Organisation lässt sich nur schlecht auf eine andere übertragen. Dafür sind die Ansprüche und Ziele oft zu unterschiedlich. Diese zu erarbeiten ist Teil der frühen Konzeptionsphase. Hier sollten alle Ebenen der Organisation miteinbezogen werden. Angestellte werden andere Aspekte einbringen als die Führungsetagen. Zudem braucht es die Unterstützung der Mitarbeiter. Ohne sie scheitert jedes noch so gute Konzept. Deswegen müssen zu Beginn grundlegende Fragen geklärt werden:

1. Wie wird derzeit organisationsintern kommuniziert?
2. Was ist daran gut, was verbesserungswürdig?
3. Was ist das Ziel des Kommunikationskonzepts?

Erst wenn diese Aspekte geklärt sind, lohnt es sich, detaillierter zu planen. So kann in den darauffolgenden Phasen geklärt werden, welche Investitionen getätigt werden müssen, und wie diese in der Belegschaft eingeführt werden sollen. Durch ein Social Intranet lassen sich die Bedürfnisse nach digitaler und effizienter Kommunikation in einem professionellen Rahmen umsetzen.

Neue Kommunikationswege in Betracht ziehen

Um speziell die E-Mail für die Organisationskommunikation hinter sich zu lassen und die Kommunikation damit effizienter zu gestalten, müssen alternative Lösungen in Betracht gezogen werden. Welche Lösung für eine Organisation die passende ist, hängt von individuellen Bedürfnissen ab. Bei der Wahl sollte bedacht werden, möglichst nur  e i n e  Lösung zu wählen, die viele verschiedene Prozesse im Organisationsalltag vereinfacht. Ansonsten führt die Unübersichtlichkeit verschiedenster Kommunikationslösungen doch nur wieder zu mehr Chaos als zu erhöhter Produktivität. Wichtig zu beachten ist außerdem, dass nicht alle Mitarbeiter ausschließlich im Büro arbeiten.

Daher sollte ein Weg gefunden werden, über den sie plattformunabhängig mit ihren Kollegen kommunizieren können. Eine Möglichkeit, viele Prozesse an einem Ort zu vereinen, bietet ein Social Intranet. Mitarbeiter können auf einfachsten Wegen kommunizieren, indem sie Gruppen für die einzelnen Organisationseinheiten bilden oder den Messenger nutzen. Außerdem lassen sich dort ohne großen Zeitaufwand und auf schnellem Wege Termine festlegen, Dateien verwalten und wichtige Ankündigungen hervorheben.

Gleichzeitig lässt sich, im Gegensatz zur E-Mail, in vielen Situationen ein deutlich effizienterer Wissenstransfer in Gang setzen. Viele Mitarbeiter wenden reichlich Zeit dafür auf, bestimmte E-Mails und Dokumente zu suchen und sich durch ein Dateienchaos zu kämpfen. Dies ist unter anderem eine Folge des Missbrauchs der E-Mail als Dateispeicherort. Das Dateienchaos wiederum führt zu Datenverlust oder dazu, dass gar nicht erst gefiltert werden kann, welche Dateien wichtig sind.

Warum bleibt die E-Mail in vielen Unternehmen das Kommunikations-Werkzeug der Wahl? Der Grund dafür liegt nicht selten in der Unwissenheit darüber, wie der Kommunikationsalltag in Organisationen leichter und angenehmer gestaltet werden kann. Im nächsten Abschnitt geht es deshalb darum, welche Möglichkeiten ein Social Intranet zur Verbesserung der internen Kommunikation bietet.

Social Intranets in der internen Kommunikation

Um mit den Möglichkeiten eines Social Intranets Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern, müssen einige Dinge beachtet werden. Ziel dabei könnte sein, die E-Mail möglichst komplett aus der internen Kommunikation zu verbannen. Mit der Einführung eines Social Intranets sollte dieses zum Mittelpunkt der internen Kommunikation werden.

Wichtig ist, dass alle Kollegen sich regelmäßig anmelden und sich aktiv am Geschehen im Social Intranet beteiligen. Der Arbeitstag eines jeden Kollegen sollte daher immer damit beginnen, sich im Social Intranet alle neuen Beiträge anzuschauen, um auf dem neuesten Stand zu sein und informiert in den Arbeitstag zu starten. Dazu sollten die Mitarbeiter über die Existenz und die Vorteile des Social Intranets informiert werden. Vorgesetzte sollten zusätzlich eine Vorbildfunktion einnehmen und das Social Intranet von Anfang an effektiv nutzen.

Aktivitäten und Prozesse können dann nach und nach in das Social Intranet verlagert und so die Nutzung bei Mitarbeitern kontinuierlich gesteigert werden. Damit wird die Akzeptanz der Plattform in der Organisation sichergestellt. Anreize können diesen Prozess der Migration aus der E-Mail hinaus in das Social Intranet weiter unterstützen. Sanktionen führen erfahrungsgemäß zu Reaktanzen, bringen also weniger.

Online im Team arbeiten

Viele Arbeitnehmer monieren, dass die Software-Ausstattung am Arbeitsplatz kein kollaboratives Arbeiten erlaubt. Ein Meeting zum Beispiel zieht einen Kometenschweif von individuellen E-Mails hinter sich her, aber es gibt meist keine Möglichkeit, von Schreibtisch zu Schreibtisch am Besprechungs-Protokoll oder an den einzelnen beschlossenen Aufgaben zusammenzuarbeiten. Funktioniert diese Zusammenarbeit nicht, leiden Arbeitsergebnisse und -geschwindigkeit. Die Einführung eines Social Intranet kann dem entgegenwirken. Mitarbeiter haben auf solch einer Plattform viele Möglichkeiten, sich in Teams zusammenzufinden und gemeinsam zu arbeiten. Kommentar- und Beitragsfunktionen verbessern den Prozess.

Neben der gemeinsamen Arbeit an verschiedenen Dokumenten steht vor allem die Kommunikation im Vordergrund. In einem Social Intranet können sich alle Kollegen gleichermaßen einbringen, egal ob sie Führungskräfte oder einfache Angestellte sind. Auch die Zusammenführung eines Teams kann in einem Social Intranet sehr gut funktionieren.

Gruppen bieten Platz für Austausch und Diskussion

Ein Social Intranet bietet die Möglichkeit, Gruppen zu gründen oder ihnen beizutreten. Anschließend können sich die Nutzer in die dort geführten Diskussionen einbringen und sich direkt am Entscheidungsprozess beteiligen. Viele Führungskräfte beauftragen nicht mehr nur noch eine Person mit einer Aufgabe, sondern ein komplettes Team. Dies hat verschiedene Gründe. Zum einen kann so auf ein breiteres Spektrum an Wissen zugegriffen werden. Auch verschiedene Arten oder Kombinationen von Lösungswegen können so zum Tragen kommen.

Im Zusammenspiel der verschiedenen Charaktere kann im Social Intranet die Kollaboration gut funktionieren. Oft werden schneller gute Ergebnisse erzielt, als es ein Einzelner in der selben Zeit geschafft hätte. Auch größere Organisationseinheiten können Gruppen bilden und sich dort austauschen. Im Intranet können alle diese spezielle Einheit betreffenden Dokumente und Informationen geteilt und kommentiert werden. So wird das Versenden von E-Mails hinfällig.

Einfacher Dateiaustausch und klare Organisation

Mit dem Dateimodul eines Social Intranets können Sie Ergebnisse der digitalen Zusammenarbeit übersichtlich bündeln. Hier sieht jeder, wie weit der Arbeitsprozess fortgeschritten ist, und kann aktiv seine Stärken einbringen. Durch diese transparente Darstellung der Teamarbeit ist jede Entwicklung direkt abrufbar. Jeder ist immer auf dem aktuellsten Stand und kann entscheiden, wo er als nächstes ansetzen muss. Es gilt daher regelmäßig, einen Blick auf den Stand der geteilten Dateien zu werfen und bei Komplikationen direkt den Verantwortlichen zu kontaktieren. Dabei ist es sinnvoll, von Beginn an eine Ordnerstruktur zu etablieren. Dies beugt möglichem Durcheinander vor und Dateien können schneller gefunden werden. Langwieriges Suchen im Mail-Postfach ist nicht mehr notwendig.

Inhalte erstellen und teilen

Zum Content zählen alle Inhalte eines Social Intranets, die nicht zur Infrastruktur gehören. Dabei ist zwischen verschiedenen Arten von Content zu unterscheiden. Organisationsexterner Content wird für Kunden oder Partner bereitgestellt. Dazu zählen Blogbeiträge, Werbeanzeigen, Newsletter oder auch Beiträge in Social Media. Organisationsinterner Content, wie eine Netiquette, Termine und Abwesenheiten oder auch der Kantinenplan, dient den Kollegen zur Information und kann unkompliziert im Social Intranet geteilt statt per Mail versendet werden.

Relevante Arten von Content im Unternehmen. Grafik: mixxt.

»Teilen« in der modernen Organisationskultur

Das Teilen von Wissen, Meinungen und Informationen sollte ein zentrales und allgemeines Ziel einer Organisation sein. Nur dann kann interne Kommunikation funktionieren und effektive Zusammenarbeit entstehen. Die Kollegen sollen nicht als Einzelkämpfer durch den Arbeitsalltag gehen, sondern bereit sein, ihr Wissen mit anderen zu teilen. So kann es auch von anderen genutzt werden und steigert die Kompetenzen eines gesamten Teams.

Zu einer modernen Organisationskultur gehört deshalb auch die Möglichkeit, über digitale Kanäle intern zu kommunizieren. Das Social Intranet kann dabei als moderne Infrastruktur einer Organisation verstanden werden. Es trägt dazu bei, dass sich der Unternehmenskultur nun andere Möglichkeiten bieten, sichtbar zu werden. Die Werte und Normen einer Organisation können nun auch über das Social Intranet gezeigt und gelebt werden. Das Social Intranet ist neben der Kommunikation auf gemeinsames Arbeiten fokussiert und soll den Arbeitsalltag vereinfachen.

Transparenz und offene Kommunikation

Die Kommunikationsstrukturen im Social Intranet der Organisation bringen neben Transparenz und Offenheit auch weitere Veränderungen mit sich. Die bisher stattfindende Top-Down-Kommunikation wird über Bord geworfen. Stattdessen wird mit einer stärkeren Bottom-Up- und In-Between-Kommunikation vor Anker gegangen. Von nun an ist auch eine einfachere Kommunikation von Mitarbeitern mit der Organisationsführung möglich.

Aber auch die Kommunikation unter den Mitarbeitern wird forciert. Innerhalb einer Organisationseinheit kann sich jetzt deutlich schneller untereinander ausgetauscht werden, wenn beispielsweise gemeinsam an einem Projekt gearbeitet wird. Das befreit die Mitarbeiter von der Notwendigkeit, über komplizierte und langandauernde Wege Kontakt zum Management aufzunehmen. Das Ziel ist ein transparenterer Austausch von Informationen, an dem möglichst alle Mitarbeiter teilhaben können. Auf diese Weise kann eine erfolgreiche Organisationskommunikation entstehen, die von allen Mitarbeitern geschätzt und gelebt wird.

Emotionale Bindung der Mitarbeiter

Die emotionale Bindung der Mitarbeiter an die Organisation ist ein wichtiger Faktor, wenn es um Organisationskultur geht. Wenn Mitarbeiter sich mit der Organisation emotional verbunden fühlen, bleiben sie diesem viel eher eine lange Zeit treu. Durch die Nutzung eines Social Intranet kann eine engere Verbindung zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern entstehen. Die Plattform gibt allen Kollegen das Gefühl, an einem Strang zu ziehen. So kann das Social Intranet neben der Kommunikation auch den Teamgeist aller Mitglieder einer Organisation verbessern. Das wiederum steigert die Mitarbeitermotivation und damit automatisch auch die Effizienz der Kollegen.

Welche Auswirkungen Social Intranets in Organisationen haben. Grafik: mixxt.

Social Intranets für erfolgreiche interne Kommunikation

Social Intranets bieten also eine Vielzahl von Möglichkeiten, die interne Kommunikation übersichtlicher zu gestalten. Sie bündeln Informationen auf einer zentralen, orts- und zeitunabhängig abrufbaren Plattform. Die Kommunikation wird transparenter und dadurch das Gemeinschaftsgefühl gestärkt. Die Mitarbeiter arbeiten motivierter, was sich langfristig auf den Erfolg einer Organisation auswirkt. Produktivität, Effizienz und schnellere Kommunikation sind wahrscheinliche Ergebnisse einer erfolgreichen Nutzung von Social Intranets in der internen Kommunikation.

Veränderungen in der internen Organisationskommunikation lassen sich nicht einfach von heute auf morgen durchführen und umsetzen. Sie müssen angemessen durchdacht, analysiert und passend in die Organisationskultur integriert werden. Doch eine sorgfältige Umsetzung bewährt sich. Erneuerte Kommunikationsstrukturen sind der Schlüssel zu vielerlei Verbesserungen der Organisationsprozesse. Gesteigerte Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter sind nur zwei Beispiele. Eine feste Bindung zwischen den Angestellten und der Organisation ist sicherlich ein zusätzlicher entscheidender Punkt im Organisationsalltag. Die transparenteren Kommunikationsstrukturen, Kommunikation auf Augenhöhe und allgemeine Vereinfachung der Kommunikation durch Social Intranets können eine sehr gute Grundlage dafür schaffen.

Thomas Kellner, mixxt.

Kerstin Grözinger, mixxt.

Der Kommunikations- und Vertriebsspezialist Thomas Kellner beschäftigte sich bereits in unterschiedlichen Aufgaben seiner Laufbahn mit Produktivitätssteigerung in Geschäftsabläufen. Gemeinsam mit der Soziologin Kerstin Grözinger, Expertin für Kommunikations- und Marketingmaßnahmen innerhalb von Organisationen, unterstützt er bei der Bonner mixxt GmbH Unternehmen und Organisationen in strategischen Fragen zu Kommunikation und Zusammenarbeit mit der Social-Intranet-Plattform tixxt.

Grafiken: mixxt.