Workshops mit Whiteboard und Metaplan – auch online machbar

Das Whiteboard oder die bewährte Metaplan-Technik sind bestens geeignet für die Ideenentwicklung, das Gewichten und Bewerten von Ergebnissen und überhaupt das gemeinsame Arbeiten. Mit entsprechenden Systemen geht das auch virtuell.

Der Verlagssoftware-Anbieter knk Business Software muss standortübergreifend Ideation-Prozesse moderieren und ist dafür auf die Suche nach computergestützten Systemen gegangen, die solche Prozesse unterstützen. Julia Redner stellt Erkenntnisse und das Für und Wider einiger der wichtigsten Whiteboard-Softwares im IT-Channel von buchreport.de vor.

Weil wir in der knk-Gruppe an vielen Standorten in ganz Deutschland, Europa und den USA arbeiten, nutzen wir schon länger verschiedene Tools, um auch auf Distanz kreativ und effektiv zusammenzuarbeiten. Das sind unsere Erfahrungen mit verschiedenen digitalen Whiteboards.

Unser wichtigstes Kriterium für die Auswahl eines Tools war die flexible Nutzbarkeit sowohl intern als auch für virtuelle Meetings mit Externen. Das heißt, dass wir auch einen ganzen Workshop mit Breakout-Sessions umsetzen möchten. Außerdem sollten sich strukturierte Workflows abbilden und Dokumente einbinden lassen. Unserer Meinung nach erfüllt Mural diese Anforderungen für uns am besten und hat sich auch bereits im Einsatz bewährt. Es gibt aber auch andere Tools.

1. Microsoft Whiteboard

Für uns als Microsoft-Partner liegt es natürlich nahe, das Microsoft-Whiteboard zu nutzen. Es ist sehr intuitiv nutzbar und funktioniert fast wie ein physisches Whiteboard. Es ist vor allem für die Nutzung digitaler Stifte optimiert und bietet viele Zusatzfunktionen. MS Whiteboard ist in Office 365 enthalten und in MS Teams integriert. Wir empfehlen, die App zu verwenden, da die Teams-Integration nicht alle Funktionen bietet.

• Am besten geeignet für: Gemeinsames, flexibles Arbeiten an Skizzen und Zeichnungen.
• Grenzen: Es können nur Mitarbeiter der eigenen Firma zugreifen.

2. Mural

Mural hat fast unbegrenzte Möglichkeiten. Man kann eine sehr große Fläche nutzen und in verschiedene Bereiche aufteilen, die als Workspaces genutzt werden können. Es lassen sich alle Arten von Dokumenten einbinden. Vorlagen oder einzelne Bereiche können auch gesperrt werden, damit sie nicht versehentlich kaputtgehen. Gäste können einfach eingeladen werden.

• Am besten geeignet für: Jede Art von Teamwork.
• Grenzen: Die vielen Möglichkeiten erschließen sich Anfängern manchmal nicht auf Anhieb, eine gute Moderation ist hilfreich.

3. Miro

Ebenfalls ein ganz starkes Tool, das sehr ähnlich wie Mural funktioniert. Es lassen sich auch Apps einbinden und direkt aus Miro heraus nutzen. Auch Miro bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten.

• Am besten geeignet für: Jede Art von Teamwork.
• Grenzen: Die vielen Möglichkeiten erschließen sich Anfängern manchmal nicht auf Anhieb, eine gute Moderation ist hilfreich.

4. Meetingsphere

Meetingsphere bietet verschiedene Preis-Pakete und eignet sich sowohl zum Brainstormen als auch für Diskussionen. Sogar Abstimmungen können direkt gestartet und Ergebnisse präsentiert werden. Besonderer Wert wird auf Anonymität gelegt, damit die Hemmschwelle für Beiträge gesenkt wird.

• Am besten geeignet für: Brainstormings, Gewichtung von Ideen, Statusmeetings, Aufgaben.
• Grenzen: Keine Integration in MS Office.

5. Conceptboard

Wer oft mit wechselnden Teilnehmern ggf. auch aus verschiedenen Firmen arbeitet, könnte sich für Conceptboard interessieren. Dieses klassische digitale Whiteboard erlaubt es, Gäste ohne Lizenz mit einem Free-Account einzuladen. Dokumente können integriert und kommentiert werden.

• Am besten geeignet für: Diskussionen, Workflows, Aufgaben.
• Grenzen: freies Zeichnen, Arbeit an Skizzen.

Schauen und ausprobieren!

Neben den hier erwähnten Tools gibt es natürlich noch viele weitere. Um das für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete zu finden, sollten Sie sich fragen, welche Art der Zusammenarbeit Sie brauchen und wer der Teilnehmerkreis ist. Die meisten Anbieter stellen auch kurze YouTube-Videos oder Feature-Vergleiche zur Verfügung.

Tools wie Mural können noch mehr: Mural funktioniert auch als digitaler Event-Raum. Wie ein digitaler Raum für ein B2B-Event mit Mural gestaltet werden kann, zeigt knk am 15.07.2020 zwischen 14:00 und 15:00 Uhr mit Tobias Wosowiecki, Experte für die Gestaltung von digitalen Räumen und Geschäftsführer von Launchlabs. Die Veranstaltung ist kostenfrei.