Das digitale Feedbackgespräch

Corona zieht räumliche Gräben durch Teams. Mitarbeiter-Feedback bleibt dadurch auf der Strecke, obwohl es inmitten der Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit wichtiger ist denn je. Doch wie lassen sich stabile Feedback-Prozesse per Videochat etablieren?

Im Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de zeigt der Führungskräfte-Coach und Team-Entwickler Rainer Paszek Mittel und Wege auf.

Rainer Paszek arbeitet als Führungskräfte- sowie Teamentwickler, -trainer und -coach. Zudem ist er zertifizierter Mediator. (Foto: Birke Oud)

Regelmäßige Mitarbeiter- und Feedbackgespräche beeinflussen die Leistung der Mitarbeiter positiv. Sie steigern unter anderem die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit auch ihre Motivation. Außerdem sind sie für die Personalentwicklung bedeutsam. Das belegen Studien. Deshalb zählen Feedbackgespräche zum Standard-Führungsrepertoire in vielen Unternehmen.

Das sollten sich Führungskräfte gerade in Zeiten wie den aktuellen in Erinnerung rufen, in denen sich corona-bedingt außer den Rahmenbedingungen der Arbeit auch deren Inhalte und die damit verbundenen Ziele oft wandeln. In ihnen müssen Führungskräfte ihren Mitarbeitern noch häufiger als in „normalen” Zeiten

• eine Orientierung geben, was es warum zu tun gilt
• eine Rückmeldung über ihr Verhalten und ihre Leistung geben

da diese stark verunsichert sind. Das geschieht leider oft nicht.

Bei Homeoffice-Mitarbeitern erfolgt oft kaum Führung

Schon in normalen Zeiten gilt: Viele Führungskräfte sprechen mit ihren Mitarbeitern zu wenig über ihre Arbeit und die damit verbundenen Erwartungen und Ziele. In Krisenzeiten, in denen die Führungskräfte stärker als sonst als Entscheider und Manager gefragt sind und selbst unter Anspannung stehen, ist das gehäuft der Fall. Speziell die Mitarbeiter im Homeoffice geraten im Führungsalltag schnell in Vergessenheit, da sie sozusagen nicht präsent sind. Und weil mit ihnen auch der sonst oft übliche Small Talk – sei es zwischen Tür und Angel oder in der Kantine – entfällt, findet bei ihnen oft zwar noch eine allgemeine Information zum Beispiel in den wöchentlich anberaumten Telefon- oder Video-Calls statt, aber letztlich keine Führung.

Weil diese Gefahr groß ist, empfiehlt es sich, dass die Geschäftsführung oder Personalleitung von Unternehmen zum Beispiel Richtlinien oder Empfehlungen für die Führungskräfte verfasst, was beim Führen von Mitarbeitern im Homeoffice zu beachten ist. Ein Punkt kann lauten: „Führen Sie mit jedem Mitarbeiter im Homeoffice alle zwei, drei Wochen ein persönliches Mitarbeiter- und Feedbackgespräch – sei es per Telefon oder online. Empfohlene Dauer: mindestens 20 Minuten; mögliche Inhalte:…“

Ziel: die (virtuelle) Zusammenarbeit verbessern

Mitarbeiter- bzw. Feedback- und Zielvereinbarungsgespräche haben nicht das primäre Ziel, aktuelle Probleme in der alltäglichen (Zusammen-)Arbeit zu besprechen. Vielmehr soll das Verhalten des Mitarbeiters und seiner Führungskraft in einem Zeitabschnitt zusammenfassend betrachtet werden, um zu klären, wie die (Zusammen-)Arbeit verbessert werden kann. Vorkommnisse und Verhaltensmuster in der Vergangenheit dienen hierbei primär zur Erklärung. Das gilt auch in Corona-Zeiten. Hier kann der Zeitabschnitt auch lauten: „Seit Anfang November, seit wir aufgrund der gestiegenen Corona-Fallzahlen wieder verstärkt im Homeoffice arbeiten.“ Rückblickend zu betrachten und zu besprechen, gibt es in diesem Zeitraum gewiss genug, da sich in ihm die Rahmenbedingungen der (Zusammen-)Arbeit erneut stark gewandelt haben.

Weil die Vergangenheit reflektiert werden soll, erfordern Feedbackgespräche stets eine Vorbereitung von beiden Seiten. Deshalb sollten sie terminiert sein. Hinzu kommt: Feedback ist nur wirksam, wenn es konkret ist, und hierfür benötigt man Beispiele aus dem Berufs- und Arbeitsalltag.

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Die Gespräche reflektieren und optimieren

In vielen (Groß-)Unternehmen ist das regelmäßige Führen von Mitarbeitergesprächen auch in normalen Zeiten Pflicht. Das ist an sich gut. Zuweilen führt dies jedoch dazu, dass die Führungskräfte die Gespräche nur führen, um zum Beispiel der Personalabteilung „Vollzug“ zu melden. Entsprechend ist die Qualität der Gespräche. Diese Gefahr ist besonders groß, wenn die Führungskräfte selbst unter Anspannung stehen. Das ist in Corona-Zeiten gehäuft der Fall.

Dann empfiehlt sich in der Praxis oft folgendes Vorgehen, um ein Mindestniveau der Gespräche zu sichern: Nach jedem Mitarbeitergespräch füllen Führungskraft und Mitarbeiter online unabhängig voneinander einen Fragebogen aus und senden ihn zum Beispiel an die Personalabteilung. Der Fragebogen kann Fragen enthalten wie:

• Wie zufrieden sind Sie mit dem Gesprächsverlauf?
• Als wie funktional erwies sich die genutzte Technik?
• Wie zufrieden waren Sie mit der Gesprächsatmosphäre?
• Wie lange dauerte das Gespräch?
• Wurden auch Entwicklungsthemen und -ziele angesprochen/vereinbart?
• Was sollte sich ändern, damit Sie und Ihr Gesprächspartner vom nächsten Gespräch noch mehr profitieren?

Diese Rückmeldung an die Personalabteilung garantiert keine qualitativ hochwertigen Feedbackgespräche; sie sorgt aber für eine Mindestqualität, die Schritt für Schritt gesteigert werden kann. Das ist gerade in der aktuellen Zeit wichtig, in der viele Beteiligte noch recht wenig Erfahrung mit der virtuellen Zusammenarbeit haben sowie mit dem Führen von Mitarbeiter- und Feedbackgesprächen per Telefon oder Video-Call. Tauchen zum Beispiel in den ausgefüllten Fragebögen immer wieder bestimmte Wünsche der Gesprächspartner auf, kann hieraus eine weitere allgemeine Empfehlung der Personalabteilung an die Führungskräfte resultieren.

Sich ausreichend Zeit nehmen

Ein Indikator für die Qualität eines Mitarbeiter- oder Feedbackgesprächs ist dessen Dauer. In normalen Zeiten, wenn die Feedbackgespräche nur im Zwei-, Drei-Monatsrhythmus stattfinden, gilt die Faustregel: Eine Stunde sollten Führungskräfte pro Mitarbeiter mindestens einplanen. Denn damit eventuell auch heikle (persönliche) Themen angesprochen werden, ist eine entspannte Atmosphäre nötig. Diese gilt es zunächst zu schaffen.

Das gilt auch in Corona-Zeiten. Finden in ihnen die Gespräche jedoch zum Beispiel in einer engeren Taktung – zum Beispiel im Vier-, Drei- oder gar Zwei-Wochen-Rhythmus – statt, dann ist die Vorgabe „mindestens eine Stunde“ bei einer größeren Führungsspanne meist unrealistisch. Auf alle Fälle sollten die Gespräche aber nicht unter Zeitdruck und ohne Störungen von außen erfolgen. Deshalb empfiehlt es sich oft, sie in den Randzeiten zu führen.

Ein gut strukturiertes Feedback- und Mitarbeitergespräch besteht aus folgenden Phasen:

• Reflektion der vergangenen Zeiteinheit (zum Beispiel das zurückliegende Quartal)
• Einschätzung der aktuellen Situation
• Blick nach vorn.

Von besonderer Bedeutung ist, dass der Mitarbeiter auch ein Feedback über seine „Stärken“ und „Schwächen“ erhält. Was macht/kann er gut beziehungsweise weniger gut? Denn ohne ein Feedback hierüber gibt es kein Lernen, denn: Jeder Mensch hat blinde Flecken. Hierbei handelt es sich um Verhaltensmuster, die uns nicht bewusst sind. Deshalb brauchen wir ab und zu eine Rückmeldung von außen, damit wir uns über unser Verhalten und seine Wirkung – auch in der Online-Kommunikation und virtuellen Zusammenarbeit – bewusst werden. Diese Klarheit führt zu einem Erkennen von Lernfeldern.

Eine Voraussetzung für Mitarbeitergespräche, in denen es auch möglich ist, heikle Themen anzusprechen und Lernfelder zu identifizieren, ist Vertrauen. Bröckelt dieses, weil zum Beispiel der Mitarbeiter im Homeoffice und seine Führungskraft im Alltag nur noch selten persönlich miteinander kommunizieren, öffnet sich der Mitarbeiter auch im Mitarbeitergespräch nicht. Also kann die Führungskraft ihm auch kein wirkungsvolles Feedback geben. Außerdem erhält sie selbst keine brauchbare Rückmeldung für ihre eigene Entwicklung. Deshalb sind das bewusste Kontakthalten und die gezielte Beziehungspflege gerade bei den Mitarbeitern im Homeoffice extrem wichtig.

Die investierte Zeit und Energie lohnt sich

Das regelmäßige Führen von Feedback- und Mitarbeitergesprächen mit allen Mitarbeitern erfordert viel Zeit seitens der Führungskräfte – auch wegen der nötigen Vorbereitung. Doch diese Investition lohnt sich, denn sie stellt sicher, dass im Arbeitsalltag weniger Unklarheiten bestehen. Hierdurch reduziert sich auch der Führungsaufwand. Deshalb sollten Führungskräfte die Feedback- und Zielvereinbarungsgespräche mit ihren Mitarbeitern aus tiefer innerer Überzeugung führen, denn: Die Mühe lohnt sich für sie, ihre Mitarbeiter und das Unternehmen – ganz gleich, ob die Gespräche bei persönlichen Treffen oder online erfolgen.

Rainer Paszek