Dezentrale Firmen-Events digital moderieren

Sabine Machwürth (Foto: privat)

Bei Tagungen, Workshops und Kick-off-Veranstaltungen kommen oft noch die klassischen Moderationsmedien Pinnwand und Flipchart zum Einsatz. Dabei können Veranstaltungen mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik ohne Präsenzpflicht dynamischer, effektiver und interaktiver gestaltet werden. 

Nicht nur Kosten- und Effizienzgründe sprechen für Event-Digitalisierung. In Zeiten, wo Kongresse und Messen wegen gesundheitlicher Gefahren ausfallen müssen, dient die Virtualisierung von Veranstaltungen zusätzlich der Ablaufsicherheit. Sabine Machwürth, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Unternehmensberatung Machwürth Team International, bricht im Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de eine Lanze für Hightech in der internen Unternehmenskommunikation.

Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer ihre Problemlösungen, umso größer der Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Abstimmung und Kooperation. Daher finden in den Unternehmen viele Tagungen, Workshops, Meetings und Kick-offs statt, an denen oft Hunderte oder Tausende von Personen teilnehmen.

Bei diesen Events stehen die Unternehmen vor der Frage: Wie können wir die Teilnehmer so einbinden, dass

• die physische Anwesenheit entbehrlich ist,
• alle aktiv an der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mitwirken können und
• der Prozess handhabbar bleibt?

Die Mitarbeiter smart in den Prozess einbinden

Denn wenn sehr viele Mitarbeiter an der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden – mit Pinnwand und Flipchart – an ihre Grenzen. Aus folgenden Gründen:

• Es erfordert zu viel Zeit, bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen abgegeben haben.
• Die Teilnehmer beeinflussen sich bei Befragungen wechselseitig, so dass kein objektives Stimmungsbild entsteht.
• Es vergeht zu viel Zeit, bis alle Votes oder Beiträge ausgewertet sind, bevor mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann.
• Die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse ist sehr zeitaufwändig, weil die auf zahlreichen Papierbögen notierten Informationen am PC erfasst werden müssen, bevor sie zum Beispiel als Protokoll oder Handout an die Teilnehmer oder Auftraggeber gesandt werden können.

Hinzu kommt: Mit den klassischen Moderationsmethoden lassen sich nur die Votes oder Beiträge der im Raum anwesenden Personen erfassen. Mit ihnen können nicht Personengruppen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, in den Prozess integriert werden. Dies ist in größeren Unternehmen, die meist mehrere Niederlassungen haben und bei denen häufig sogar die Mitarbeiter eines Bereichs an verschiedenen Standorten arbeiten, jedoch oft nötig. Dies gilt speziell dann, wenn es zur Erreichung der übergeordneten Ziele zum Beispiel wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sich mit der beschlossenen Strategie oder Problemlösung identifizieren und aktiv an deren Realisierung mitwirken.

Events effektiver und interaktiver gestalten

Deshalb dachten in den zurückliegenden Jahren viele Unternehmen darüber nach, wie man größere Veranstaltungen dynamischer und effektiver und bei Bedarf so gestalten kann, dass die Teilnehmer sich ohne Verlust an Produktivität an unterschiedlichen Orten versammeln können. Sie kamen zur Erkenntnis: Mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können wir unsere Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.

So lassen sich zum Beispiel, wenn genügend kleine digitale Helfer wie Smartphones, Tablets oder Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, Veranstaltungsdesigns sogar für Mega-Gruppen schmieden, bei denen

• alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen,
• sie regelmäßig nach ihrer Einschätzung gefragt werden und
• die Teilnehmer in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen an Problemlösungen arbeiten.

Denn mit moderner Technik können die Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer schnell erfasst, ausgewertet und visualisiert werden, so dass die relevanten Einzelbeiträge und die verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können.

Entsprechend viele Unternehmen und Verbände führen inzwischen mit der sogenannten digitalen Moderation die unterschiedlichsten Formen von Veranstaltungen durch – von Change‑, Strategie‑ und Vertriebs‑Workshops, über Händler‑, Management‑ und Führungskräfte‑Tagungen bis hin zu Großveranstaltungen wie Betriebsversammlungen sowie Open-Space-Veranstaltungen und Zukunftskonferenzen.

Die benötigte technische Infrastruktur

Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitore als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt.

Nötig für die Durchführung einer digitalen Moderation ist ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich mit dem Programm PowerPoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit enthält mehr Funktionen, da mit ihm keine Einweg-, sondern eine IT-gestützte Mehrweg-Kommunikation ermöglicht werden soll. Denn bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen erfolgen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten, deren Auswertungen dann, sozusagen per Knopfdruck, grafisch aufbereitet angezeigt werden.

Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt. Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen. Deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentier- und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Vorfeld im Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt.

Für die Durchführung der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur nötig, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe und Art der Veranstaltung variieren kann:

• mindestens einem Digital-Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
• mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern,
• mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und
• einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.

Für eine digitale Moderation benötigte technische Infrastruktur

Die digitale Moderation hat sich bewährt

Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von (Online‑)Workshops bis hin zu Großveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern, die sich nicht selten an verschiedenen Orten, ja sogar in verschiedenen Ländern versammelt haben.

Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund

• der Schnelligkeit, mit der mit Hilfe der genutzten Technik Infos gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können,
• der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die Technik bietet, sowie
• der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben.

So werden zum Beispiel viele Großveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten leben und arbeiten, überhaupt erst durch die Nutzung der Technik möglich, da ansonsten die Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich nicht vertretbar.

Der Channel Produktion & Prozesse

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Ähnlich verhält es sich bei Großveranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer an einem Ort versammelt sind. Auch bei ihnen ist, da die Ergebnisse der Befragungen oder Gruppenarbeiten sozusagen auf Knopfdruck vorliegen (und zwar in einer gut lesbaren und grafisch ansprechenden Form), die Zeitersparnis groß. Zudem haben die Veranstaltungen eine höhere Dynamik. So ist es zum Beispiel möglich, dass die Teilnehmer, die unterschiedliche Lösungsansätze für ein Problem präferieren, spontan parallele Arbeitsgruppen bilden, die diese Ansätze ausarbeiten, um die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren.

Ebenso ist es möglich, dass, wenn mehrere Lösungsansätze an unterschiedlichen Tischen auf verschiedenen Clients präsentiert werden, die Teilnehmer im Raum herumwandern, mit Kollegen diese diskutieren, um sie anschließend zu bewerten, bevor die Voten dann komprimiert im Plenum präsentiert werden.

Mitarbeiter begrüßen Arbeit mit modernen Medien

Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zur Durchführung von Großveranstaltungen und Workshops – auch weil sie erkannt haben: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und reichhaltigen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, wertgeschätzt und gehört.

Sie haben zudem registriert, dass gerade ihre jungen technik-affinen Mitarbeiter, wenn in Workshops oder Tagungen mit Pinnwänden und Flip-Charts gearbeitet wird, sich zunehmend fragen: „Warum nutzen wir hier diese ‚Steinzeit-Medien‘? Im Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und Entscheidungsfindung zum Beispiel bei der Projektarbeit doch auch die moderne Technik. Warum also nicht hier?“

Sabine Machwürth ist Mitglied der Geschäftsleitung und Senior Consultant bei der Unternehmensberatung Machwürth Team International (MTI Consultancy), Visselhövede, für die weltweit 450 Berater, Trainer und Projektmanager tätig sind.