Honorarabrechnung: Systemgestützt und individuell

Veronica Maidl (Foto: Open Publishing)

„Unsere Autor*innen sind unser Kapital“, betonen viele Verlagsmenschen. Aber ausgerechnet deren Honorierung wird mit wachsender Komplexität der Modelle zum fehleranfälligen, mitunter quälenden Prozess. Automatisiert geht das besser.

„Als digitaler Verlag ist es für uns nicht mehr zeitgemäß, Abrechnungen von Autorinnen und Autoren händisch über eine Buchhaltung zu machen“, sagt etwa Beate Kuckertz, Verlegerin des Digitalverlags Dotbooks. Vorteilhaft findet es die Verlegerin auch, wenn sich jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit einen Überblick über die aufgelaufenen Honorare verschaffen kann. Da der gesamte Buchprozess vom Manuskript bis zur Abrechnung in einem Workflow abgebildet ist, fällt auch keine doppelte Datenpflege mehr an.

Veronica Maidl, Director Account Management beim Verlags-Dienstleister Open Publishing, hat einen solchen Prozess umsetzen lassen. Im Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de erklärt sie die Details.

IT-gestützte Abrechnung von Autor*innen-Honoraren entlastet Verlage

Viele Prozesse in Verlagen funktionieren mittlerweile IT-gestützt, wie zum Beispiel die Distribution von E-Books oder das Metadaten-Management. Die Abrechnung von Autor*innen-Honoraren gehört in vielen Verlagshäusern noch nicht dazu, sie wird nach wie vor individuell mit viel manuellem Aufwand in der Buchhaltung, im Controlling und in der Lizenzabteilung erledigt. Dabei werden die Erfassung und Ausschüttung dieser Honorare immer vielschichtiger und binden deshalb große Kapazitäten in den entsprechenden Abteilungen.

Zudem ist die manuelle Berechnung fehleranfällig. Viele Autor*innen möchten genau nachvollziehen können, wie sich ihr Honorar zusammensetzt. Solche Reportings zu erstellen, bedeutet zusätzlichen Aufwand für die Verlagsmitarbeiter*innen. Und findet der Autor oder die Autorin tatsächlich einen Fehler, geht eventuell noch Vertrauen in die Kompetenz des Verlags verloren. Die korrekte umsatzsteuerrechtliche Behandlung im In- und Ausland sowie der Einbehalt der Quellensteuer machen den Prozess zusätzlich komplex.

Die Komplexität der Abrechnung hat in den vergangenen Jahren extrem zugenommen

Die Vereinbarungen mit den Autor*innen eines Verlags sind traditionell individuell und vielfältig. Die fixen und die variablen Anteile variieren von Autor*in zu Autor*in; manche Autor*innen erhalten Staffelhonorare, andere einen festen Anteil von jedem verkauften Buch. Die Prozentsätze sind in jedem Vertrag verschieden.

Zu dieser Komplexität in der Vertragsgestaltung gesellt sich jetzt noch eine sich stets vergrößernde Vielfalt von Vertriebskanälen. Digitales Publizieren und Verkaufen haben viele neue Möglichkeiten geschaffen – von internationalen Verkäufen über ein Angebot auf allen relevanten nationalen Shop-Plattformen bis hin zu eigenen Webshops der Verlage oder Online-Bibliotheken, Streaming-Plattformen oder Print-on-Demand-Anbietern.

Der Channel Produktion & Prozesse

Weitere Lösungen, Impulse und Erfahrungsberichte für die Verlagsproduktion lesen Sie im Channel Produktion & Prozesse von buchreport und Channel-Partner Publisher Consultants.
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Je nach Vereinbarung mit der jeweiligen Verkaufsplattform variiert der Anteil, der pro verkauftem Buch an den Verlag geht. Und damit auch der Anteil, der an den oder die Autor*in ausgeschüttet wird. Printverkäufe müssen ebenso berücksichtigt werden wie die Downloads von E-Books oder Audio-Formaten. Für E- und Audio-Books werden häufig wiederum eigene Honorarmodelle mit den Autor*innen vereinbart, die sich von den Printverkäufen unterscheiden. Und ein E-Book im klassischen Kauf muss anders berechnet werden als ein Download des gleichen Buches auf einer Flatrate-Plattform. Die Situation wird nicht besser dadurch, dass die Verkaufsreporte der Händler zu verschiedenen Zeiten und in unterschiedlichen Formaten kommen. Und natürlich müssen auch Remissionen berücksichtigt werden! Kurz gesagt: Die korrekte Abrechnung von Autor*innen-Honoraren ist mittlerweile extrem kleinteilig und damit fehleranfällig. Zumal in vielen Verlagen neben den Autor*innen auch noch weitere Kreative wie Illustrator*innen bedacht werden wollen.

Transparenz und Effizienz durch automatisierte Lösungen

Eine IT-gestützte Lösung bietet hier zahlreiche Vorteile: Sie schont die Ressourcen in den Verlagen, ist weniger fehleranfällig und sehr transparent – auch für die Autor*innen. Allerdings muss eine entsprechende IT-Lösung sehr solide entwickelt und implementiert werden, um die vielen erforderlichen Parameter und Informationen zu berücksichtigen – und idealerweise trotzdem sehr nutzerfreundlich bedienbar zu sein.

Open Publishing etwa bietet im Rahmen seiner Verlagssoftware Module an, die einen automatisierten Prozess der Abrechnung erlauben. Die individuellen Honorarmodelle mit den Autor*innen sind in dem Tool hinterlegt, und die Verkaufsreporte aller Händler werden automatisch in die Software importiert und dann auch für die Abrechnung normalisiert. Auf diese Weise lassen sich jederzeit die genauen Umsätze pro Autor*in ermitteln. Auch die Ausschüttung an die Kreativen kann automatisiert erfolgen – quartalsweise, um Remissionen zu berücksichtigen. Open Publishing erstellt bereits jetzt jedes Quartal Abrechnungen für über 200 000 Autor*innen.

Wie läuft der Prozess im Detail?

Vom Staffelhonorar über Einzelausschüttung bis zur prozentualen Vergütung sind alle Honorarmodelle abbildbar. Die individuellen Vereinbarungen mit den Autor*innen und ihren jeweiligen Honorarsätzen werden in der Datenbank hinterlegt. Auch Vorschüsse können berücksichtigt werden: In diesem Fall laufen die Verkäufe zunächst gegen den Vorschuss, und ist dieser überschritten, beginnt die eigentliche Ausschüttung an den Autor oder die Autorin.

Die Abrechnung erfolgt auf Basis jedes Einzelprodukts, zum Beispiel Print, E-Book und Audio-Book. Hat der Verlag einen eigenen Webshop, werden diese Verkäufe automatisch gesondert bewertet, da für sie keine Händlerprovision anfällt und entsprechend der Anteil für den Autor oder die Autorin in der Regel höher ist.

Die Autor*innen erhalten jedes Quartal parallel zu ihrer Ausschüttung eine voll automatisierte Abrechnung per E-Mail, mit Rechnung und einer Auflistung aller Verkaufspositionen. Die individuelle Mehrwertsteuer wird hierbei aufgeschlagen und die Quellensteuer wird, falls notwendig, einbehalten. Die Abrechnungsunterlagen, die jeder Kreative erhält, sind so aufbereitet, dass er oder sie sie direkt an das Finanzamt weitergeben kann. Alle Dokumente tragen das Corporate Design des Verlags. Auch der Text für die begleitende E-Mail kann von den Verlagen individuell angepasst und hinterlegt werden – oder sie verwenden einen vorgegebenen Standardtext.

Wenn sich die Konditionen in den Honoraren ändern, können die Verlagsmitarbeiter*innen die Honorarsätze einfach anpassen. Auf Wunsch übernimmt Open Publishing auch die Überweisung der Honorare und die entsprechende Verwaltung der Rückläufer. Alternativ stellt Open Publishing die entsprechenden Überweisungsdateien zur Verfügung, damit sie der Verlag in seine Banking-Software einspielen kann.