So kommen Sie zur finanziell selbsttragenden Digitalstrategie

Kai Schmidhuber ist Mehrfachgründer und Vortragsredner und verfügt über Erfahrung als Top Executive in vier multinationalen Unternehmen. (© privat)

Wer träumt nicht von einer Auszeit, die ihm erlaubt, nochmals auf „Start“ zu drücken? Ein Reset für Firmen ist die digitale Transformation. Es kommt nicht auf schnelle Veränderung an, sondern auf nachhaltige.

Berater Kai Schmidhuber führt Weltkonzerne wie ein Pfadfinder in die Digitalisierung ihrer Prozesse. Aber gerade in der Verlagswelt und in anderen mittelständischen Branchen kommt es auf die zügige Durchsetzung durchdachter Strategien an und nicht auf Aktionismus. Im dritten Teil seiner Serie im Prozesschannel von buchreport.de zeigt Schmidhuber, wie Unternehmen mit überschaubaren digitalen Initiativen die Mittel für weitergehende strategische Projekte vorab hereinverdienen können.

Jedes Unternehmen kann von der digitalen Transformation profitieren, aber das bedeutet nicht, dass sich jedes Unternehmen auf die gleiche Weise verändern sollte. Digitale Transformation bedeutet für verschiedene Betriebe unterschiedliche Dinge. Der richtige Weg hängt von den Bedürfnissen und den Möglichkeiten eines Unternehmens ab. In den ersten beiden Teilen dieser Serie habe ich die grundsätzlichen Bestandteile der digitalen Transformation in kleinen und mittelständischen Betrieben erläutert sowie aufgezeigt, wie erfolgreiche Veränderungskommunikation mit den Mitarbeitern funktionieren kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt digitaler Transformation in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das Thema Budget.

Planen Sie eine Strategie, die Ihnen Geld spart

Was steckt dahinter?

Künstliche Intelligenz, tragbare Technologien, 3D-Druck und fortschrittliche Datenanalyse gelten als wichtige Säulen der digitalen Transformation. Viele große Unternehmen investieren hier und implementieren diese Lösungen bereits, um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein. Zumindest darf man dies oft in Presse und sozialen Medien lesen und zur Kenntnis nehmen. Um diese Ziele der Prozesstransformation effektiv zu erreichen, sind jedoch aufwändige Integrationen und ganz gewiss sogar Infrastruktur-Umbau erforderlich. Unternehmen, die darauf nicht finanziell oder strukturell vorbereitet sind, aber auch wettbewerbsfähig bleiben wollen, geraten dann zwangsläufig in eine Zwickmühle oder in die berüchtigte „Angststarre“ vor der digitalen Veränderung. Hinzu kommt, dass nur etwa ein Viertel der Unternehmen in Deutschland überhaupt über eine geeignete IT-Infrastruktur verfügen, um einen Wechsel zu „Industrie 4.0“ – platt gesagt auf eine zukunftsfähige technologische Basis – zu unterstützen.

Die Startlinie finden

Viele Mittelstands-Entscheider gehen daher vorschnell davon aus, dass digitale Transformationsinitiativen, die ihr gesamtes Unternehmen geradezu auf links drehen, ihre einzige Option sind. Anstatt aber mit aller Kraft in riesige Projekte einzutauchen, die erhebliche Investitionen erfordern und den Mitarbeitern den letzten Nerv rauben, gibt es tatsächlich auch einfachere und kostengünstigere Wege, die zunächst schöne Effizienzgewinne bringen können. Wohlgemerkt: es handelt sich dabei dann um keine vollständige „digitale Transformation“, sondern um erste tastende Versuche mit Erfolgsaussicht. Richtig umgesetzt, sparen diese Geld – das dann wieder in größere Transformationsprojekte investiert werden kann.

Ein Beispiel

Die Dokumentenautomatisierung ist ein sinnvoller Ausgangspunkt für Unternehmen, die ihre digitale Transformation beginnen wollen. Es handelt sich um eine sehr zugängliche und wirtschaftliche Initiative, die sich leicht in die Strategien der Prozessautomatisierung integrieren lässt. Für Hersteller und Händler kann die Verarbeitung von Dokumenten ein zeitaufwändiger, arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess sein. Oft sehen wir in KMU noch vielfach – ob im Marketing, im Vertrieb/Verkauf oder in der Produktion – die manuelle Eingabe von Daten und Informationen durch die Mitarbeiter. Das nimmt ihnen aber die Zeit, wertvolle Kundenverbindungen herzustellen. Die gute Nachricht ist, dass die Dokumentenautomatisierung eine einfach zu implementierende Lösung ist, die finanziell nicht aufwändig ist und gleichzeitig eine Vielzahl von Geschäftsvorteilen bietet, darunter einen optimierten Workflow, eine höhere Produktivität und einen verbesserten Kundenservice.

Der Channel Produktion & Prozesse

Weitere Lösungen, Impulse und Erfahrungsberichte für die Verlagsproduktion lesen Sie im Channel Produktion & Prozesse von buchreport und Channel-Partner Publisher Consultants. Hier mehr…

Genau aus diesem Grund kann die Dokumentenautomatisierung ein rationaler erster Schritt in der Prozesstransformation sein.

Temporärer Erfolg

Die Automatisierung von Dokumenten ist jetzt natürlich keine Neuigkeit, aber viele sind sich der vielen Arten von Dokumenten, die automatisiert werden können, sowie der unmittelbaren Effizienzsteigerung nicht bewusst. Nachfolgend finden Sie eine kurze Momentaufnahme der verschiedenen automatisierbaren Dokumente und die Vorteile einer Automatisierung der zugehörigen Prozesse:

1. Die Automatisierung von Bestellungen kann die Bestellung bis zum Cash-In beschleunigen und gleichzeitig die Genauigkeit und Gesamtproduktivität verbessern. Neben der automatischen und genauen Dokumentation aller Bestelldaten spart es den Mitarbeitern auch Zeit, sich auf gewinnbringende Aufgaben wie den Kundenservice zu konzentrieren.
2. Die Angebotsautomatisierung ermöglicht eine sofortige Reaktion auf Angebots- und Angebotsanfragen und ist rund um die Uhr verfügbar. Diese Lösung kann viele einzigartige Formate verarbeiten und Kundenangebote in standardisierte, strukturierte, elektronische Angebote umwandeln. Dies gibt Händlern und Herstellern die Möglichkeit, zu jeder Tageszeit um Angebote zu konkurrieren.
3. Die Automatisierung von Rechnungen trägt zu einer höheren Effizienz bei, indem sie Fehler bei der manuellen Erfassung von Rechnungsdaten eliminiert.
4. Die Automatisierung von Vertragspreisen ist eine weitere Prozessautomatisierung, die die Produktivität erhöht und Risiken reduziert. Bei speziellen oder kundenspezifischen Preisvereinbarungen erhöht die manuelle Eingabe den Spielraum für Fehler und kann zu negativen finanziellen Auswirkungen führen. Mit einer Automatisierungslösung können menschliche Fehler vermieden werden, um ein besseres Ergebnis zu erzielen. Darüber hinaus ermöglicht es eine zeitnahe und genaue Dokumentation für eine schnellere Kredit- und Rabattverarbeitung.
5. Die Automatisierung von Marketingprozessen ist ein weiterer wichtiger Bestandteil Ihrer möglichen „Initialstrategie“. In vielen Unternehmen wandern Dutzende Excel-Tabellen, Word-Dokumente, Bestellnummern, Sonderdateien und -formate zwischen einer Vielzahl an Mitarbeitern hin und her, bis zum Beispiel der „Launchplan“ für ein Produkt steht. Daten werden noch immer auf persönlichen Laufwerken gespeichert, anstatt sie in die Cloud zu bringen. Ergebnis: ist der Mitarbeiter mal krank, kommt niemand an die Planungs- oder Produktionsdaten. Aber auch heilloses Abblagechaos auf Gemeinschafts- und Netzlaufwerken ist ein Produktvitätskiller. Alte Dateien, keine Ordnung, niemand findet etwas. Stillstand.

Hier lohnt es sich, einzusteigen. Die Vorteile wiegen gleich doppelt. Zum einen sind Effizienzgewinne zu erwarten, zum anderen erhöht sich die Mitarbeiterzufriedenheit dramatisch, wenn „endlich mal jemand in den über Jahrzehnte gewachsenen Prozess-Sumpf“ einsteigt.

Die Strategie

Nicht alle wichtigen Säulen der digitalen Transformation sollten zu Beginn abgedeckt werden – finden Sie heraus, was für Ihr Unternehmen am besten funktioniert. Wie macht man das? Am besten befragen Sie Ihre Kern-User – Ihre Mitarbeiter. Sie werden schnell merken, wo der Schuh wirklich drückt. Mittels Task Forces oder externer Hilfe können Sie sich auf dieser Basis schnell auf geeignete Transformationsinitiativen einigen. Und schon geht es los.

Merke: Große Strategien und Roadmaps klingen immer ganz wichtig. Und sind es sicher auch. Aber zu Beginn einer digitalen Transformation zählen eher die kleinen Schritte als die großen Sprünge. So gesehen sind kleine und wendige Projekte mit schnellen Lösungen einer Konzentration auf ressourcenintensive Initiativen vorzuziehen. Lassen Sie sich von Medien, Presse und Kongressen nicht ins Bockshorn jagen. Der Einstieg in die digitale Transformation mit einem einfacheren ersten Schritt wie der Prozessverbesserung führt zu Rentabilität und Effizienz bei verbesserter Produktivität und erhöhter Kundenzufriedenheit. Damit haben alle etwas gewonnen.

Fazit

Gesparte Pfennige sind verdiente Pfennige, auch für Unternehmen mit Wachstumszielen. Bevor Sie neue Schulden aufnehmen, um große Chancen zu nutzen, überlegen Sie, wie die digitale Transformation bestehende Prozesse billiger und einfacher machen könnte.

Testen Sie erst einmal einfache Tools oder Prozessveränderungen mit potenziell hohen Auswirkungen. Es ist wirklich einen Versuch wert.