Sofortmaßnahmen für schnelle Funktionsfähigkeit und Stabilität

Der erzwungene Wandel durch die Coronakrise ist Herausforderung wie auch Chance für Verlage. Viele bisher teils unbeliebte Themen wurden jetzt sehr schnell umgesetzt. Diese Kreativität gilt es zu nutzen, um mit dem richtigen Krisenmanagement kurzfristig die Stabilität zu sichern.

Die Coronakrise hat fast alle Unternehmen der Branche mit unvorhersehbarer Wucht getroffen. Kaum ein Verlag hatte eine solche Situation auf dem Schirm oder gar in Strategien oder Zielen berücksichtigt. Dementsprechend waren alle gezwungen, ad hoc zu reagieren – mit Kurzarbeit, Homeoffice, Reduzieren von Auflagen, Programmkürzungen oder -verschiebungen etc.

Interessant ist: Die Krise erweist sich nicht nur als Katastrophe, sondern auch als produktive Phase, in der ungeahnte kreative Kräfte frei werden. Mit dem richtigen Krisenmanagement haben Verlage jetzt die Chance, die Situation kurzfristig zu stabilisieren und mittelfristig die Weichen für die Zukunft neu zu stellen, um mehr Effizienz und Resilienz zu gewinnen. In einer neuen Serie im Channel Produktion & Prozesse auf buchreport.de erklären Markus Wilhelm und Nikola Ulrich von den Publisher Consultants, worauf es dabei ankommt. Der erste Teil befasst sich mit einigen nötigen Sofortmaßnahmen, die Sie bereits heute in Angriff nehmen können, um Organisation und Budget möglichst bald zu entlasten.

Nikola Ulrich ist bei den Publisher Consultants als Senior Consultant und Prokuristin tätig. Markus Wilhelm ist Geschäftsführender Gesellschafter des Beratungsunternehmens. (Foto: Publisher Consultants)

Max Frisch konnte nichts von der Corona-Pandemie ahnen. Aber mit Krisen wusste er wohl umzugehen, denn er war überzeugt: „Krise ist ein produktiver Zustand. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Katastrophe nehmen.“ Ganz ohne Zweifel ist die aktuelle Situation eine große Herausforderung für viele Unternehmen, der ein unvorhersehbarer Katastrophenbeigeschmack anhaftet. Doch die Krise erweist sich tatsächlich auch als höchst produktiver Zustand. Das zeigt sich daran, wie schnell vieles, was in den meisten Verlagen lange Zeit nicht Thema war, nun zwangsläufig mit großer Geschwindigkeit umgesetzt werden musste.

Und – siehe da – umgesetzt werden konnte: Homeoffice und dezentrale Teams, organisatorische wie auch technologische Infrastrukturen und vieles mehr. Unternehmen, die den Weg zur digitalen Transformation schon vor der Corona-Krise eingeschlagen hatten, waren in diesem Bereich im Vorteil, konnten schneller, flexibler und sicherer handeln.

„Krise ist ein produktiver Zustand. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Katastrophe nehmen.“ Max Frisch

Ganz sicher hat die Krise jedoch gezeigt, dass in der Verlagsbranche in vielerlei Hinsicht dringender Handlungsbedarf besteht, um den Wandel – die digitale Transformation – noch schneller voranzutreiben und sich für die Zukunft besser aufzustellen.

Was kurzfristig zu tun ist

Absoluten Vorrang hat aktuell ein gutes Krisenmanagement, um kurzfristig Stabilität zu gewinnen. Schnell, sehr schnell sogar, sollten Verlage jetzt ihre strategischen und operativen Ziele und Maßnahmen hinterfragen und gegebenenfalls neu ausrichten. Die Strategieentwicklung sorgt für Klarheit und Entscheidungssicherheit, zeigt aber auch ganz konkrete Maßnahmen und Handlungsempfehlungen auf.

Der Channel Produktion & Prozesse

Weitere Lösungen, Impulse und Erfahrungsberichte für die Verlagsproduktion lesen Sie im Channel Produktion & Prozesse von buchreport und Channel-Partner Publisher Consultants. Hier mehr…

Es gilt jetzt, dringende und wichtige Maßnahmen zu priorisieren, deren Aufwand und Nutzen zu hinterfragen, eigene Kompetenzen entsprechend zu bündeln und zu nutzen und fehlende einzukaufen.

Wichtiger denn je: Geschwindigkeit und Qualität

Mehr denn je kommt es heute auf Geschwindigkeit und Qualität an, um kurzfristig die Funktionsfähigkeit herzustellen und Vorteile zu generieren. Zur Stabilisierung ist es wichtig, Kosten zu reduzieren, Prozesse zu verschlanken und Outsourcing zu prüfen bzw. umzusetzen. Neben der Strategie sollten Verlage deshalb in den nächsten drei bis sechs Monaten verschiedene weitere Themen ins Visier nehmen, unter anderem:

1. Beschaffungs- und Lieferantenmanagement

Eine Optimierung in diesem Bereich ermöglicht es, die Beschaffungskosten-und Prozesskosten zu senken und das Betriebsergebnis schnell zu verbessern: Benchmarken Sie schnell Ihre Lieferkonditionen, verhandeln Sie Preise mit Lieferanten neu und bilden Sie Einkaufskooperationen.

2. Outsourcing

Analysieren Sie, welche Tätigkeiten unter Gesichtspunkten von Kosten, Time-to-Market, Qualität und Kapazität ausgelagert bzw. eingekauft werden können, anstatt sie selbst zu übernehmen. Holen Sie Angebote ein oder lassen Sie sich von Externen unterstützen. Auf diesem Weg lassen sich Fixkosten schnell senken und auch die Wettbewerbsfähigkeit kann so gestärkt werden.

3. Workflows und Prozesse

Es lohnt sich, Prozesse und Schnittstellen zu analysieren und vor allem die Entscheidungswege zu optimieren. Prüfen Sie, wo sich Workflows schnell vereinfachen und verschlanken lassen, zum Beispiel indem Abstimmungsschleifen reduziert werden. Das schafft Klarheit und der Einsatz von Kapazitäten und Ressourcen wird verbessert. So können Prozesskosten schnell gesenkt und kontrolliert werden.

4. Projektmanagement

Fokussieren Sie sich auf die priorisierten Projektziele und konzentrieren Sie sich darauf, ein Projekt schnell anzugehen. In der momentanen Situation ist agiles Projektmanagement klar im Vorteil: Setzen Sie sich kurzfristige Ziele, prüfen Sie das Ergebnis, justieren Sie neu und nehmen Sie das nächste Ziel ins Visier. Mehr denn je kommt es jetzt auf Geschwindigkeit und Qualität an, die Unterstützung durch externe Berater kann hier deshalb sehr hilfreich sein. Die Realisierung von Projekten funktioniert auch dezentral, wenn die Teammitglieder im Homeoffice an den unterschiedlichsten Standorten arbeiten. Das ist gerade jetzt ein großer Vorteil. Mit erprobten Standardtools und Kollaborationsumgebungen sowie professionellem Projektmanagement können laufende und neue Projekte sofort starten und in kurzer Zeit umgesetzt werden. Darüber hinaus gibt es weitere Felder, die die Chance bieten, den Verlag mittel- und langfristig weiterzuentwickeln, flexibler und resilienter zu werden. Wichtig ist es, neben allen organisatorischen Themen auch an die menschliche Komponente in diesem Change zu denken – an die Mitarbeiter. Führungskräften kommt hier eine besondere Rolle zu. Sie weiter zu entwickeln sollte genauso berücksichtigt werden wie technische Aspekte Gerade bei der mobilen, dezentralen Zusammenarbeit spielen Kommunikation, Transparenz und Verbindlichkeit eine besonders große Rolle. Die Führungskraft muss daher als Unterstützer oder Coach agieren, der klare Prioritäten setzt, Klarheit schafft, für Verlässlichkeit steht, Empathie zeigt und – ganz wichtig –Vertrauen in die Mitarbeiter hat. Vertrauen ist der wesentliche Ausgleich für die räumliche Distanz. Das gilt umgekehrt auch für die Mitarbeiter untereinander und in Richtung ihrer Führungskräfte.

Natürlich ist auch zu überlegen, wie sich die Digitalisierung des Unternehmens und des Arbeitslebens, aber auch der Inhalte, Produkte und Produktformen vorantreiben lässt. Auch neue Wege im Marketing und in der Kundenansprache könnten geprüft werden, statt nur Programme auszudünnen bzw. zu verschieben. Darauf wird ein weiterer Beitrag in Kürze näher eingehen.

Die Krise als Basis für Innovationen

Mit den Auswirkungen der Corona-Pandemie hat niemand gerechnet. Doch sie kann auch die Basis für wichtige Innovationen sein, denn Verlage können von der hohen Produktivität und Kreativität der momentanen Situation profitieren und einen Nutzen für die Zukunft zu schaffen. Wer jetzt den Fokus auf eigene Kompetenzen legt und sich für alles andere Experten holt, erhöht Tempo und Qualität. Das zeigt kurz- bis mittelfristig Wirkung.