Strategischer Einkauf: Nutzen Sie die Potenziale!

Angesichts von Preissteigerungen und Beschaffungsengpässen ist es mehr als ratsam, die Einkaufspolitik auf den Prüfstand zu stellen. Denn hier verschenken viele Medienunternehmen, die immer noch rein operativ einkaufen, große Potenziale. Wie geht aber strategische Beschaffung?

In einer neuen Serie zum Thema im Channel Produktion & Prozesse auf buchreport.de erläutert Markus Wilhelm (Publisher Consultants), worauf es dabei ankommt, was strategische Beschaffung konkret bringt und für wen sie besonders interessant ist.

Markus Wilhelm ist Unternehmensberater und Gründer und Geschäftsführer von Publisher Consultants. Er beschäftigt sich mit Fragen rund um Produktionsprozesse, Kostenoptimierungen, Nachhaltigkeitsthemen und strategische Verankerung. (Foto: Publisher Consultants)

Die Verlagsbranche steht unter enormem Druck: Es mangelt an Materialien, Lieferzeiten sind enorm lang und die Preise explodieren in vielen Bereichen. Angesichts dieser Herausforderungen sollten sich Unternehmen dringend Gedanken über ihre Einkaufspolitik machen. Denn der Einkauf ist ein enormer Gewinnhebel.

Allerdings werden Beschaffung und Lieferanten als Erfolgsfaktoren in vielen Unternehmen immer noch unterschätzt. Und das, obwohl man seit Langem weiß, dass um nur 1% niedrigere Einkaufskosten den gleichen Gewinnbeitrag leisten wie eine Umsatzsteigerung um stolze 5% – bei identischer Kostenstruktur. Hinzu kommt, dass Medienunternehmen heute durchschnittlich 20% ihrer Umsätze für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen ausgeben – mit steigender Tendenz, von der man denken könnte, dass sie überzeugend genug ist, um über das Potenzial dieser Stellschraube auch strategisch nachzudenken.

Um dieses Potenzial zu nutzen, gilt es, den Einkauf weiterzuentwickeln und strategisch statt operativ auszurichten. Das lohnt sich, denn auf diesem Weg lassen sich Kosten sparen, Innovationen schnell und effizient auf den Markt bringen, Prozesskosten und Kapitalbindung positiv beeinflussen. Chancen, die in Medienunternehmen immer noch viel zu wenig und teils gar nicht genutzt werden.

Tatsächlich handeln viele Verlage heute beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen immer noch viel zu operativ, vor allem die kleinen und mittleren. Ausgehend von einer Bedarfserkennung wird lediglich die Bedarfsanforderung bis hin zur Lieferung umgesetzt. Problematisch ist, dass die Einkäuferinnen und Einkäufer in den meisten Unternehmen auf diesem Weg mit hemmenden Routinetätigkeiten beschäftigt sind. Dazu gehören Schreibarbeiten, Rechnungsprüfung, Terminverfolgung, Stammdatenpflege, Reklamationsabwicklung und vieles mehr. Etwa 70% der Arbeitszeitanteile werden dafür eingesetzt, nur 30% der Zeit entfallen auf gewinnbringende Tätigkeiten.

Erfolgsbremse: typische Fehler im Einkauf

Hinzu kommt, dass in vielen Unternehmen im Einkauf eine Situation vorliegt, die von typischen Fehlern geprägt ist. Diese Situation führt zu schlechten Beschaffungspreisen und wirkt als Erfolgsbremse. Dazu gehören u.a. diese Punkte:

• Die Lieferanten verhandeln alle Konditionen direkt mit den Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern. Die Herstellung kauft zum Beispiel nur den Produktionsbedarf ein, Werbung und Marketing oder IT sitzen auf ihren bereichsbezogenen Budgets, ganz zu schweigen von den Zentralen Diensten. Eine zentrale bündelnde Instanz fehlt, die bei Rahmenverhandlungen mit am Tisch sitzt.
• Es fehlen aktuelle und intelligente Preislisten, übergreifende Verträge und Konditionsvereinbarungen. Alte projektbezogene Anfragen werden durch neue Anfragen überschrieben. Das macht nicht nur mehr Arbeit, sondern ist auch fehleranfällig, denn es ist nicht sicher, dass die günstigste Anfrage als Vorlage dient. Und momentane Schwankungen in der Auslastung der Lieferbetriebe können schnell zu unliebsamen Preisschwankungen führen – Abhängigkeiten könnten bei eiligen Nachdrucken denselben unerfreulichen Effekt haben.
• Preisvergleiche und -analysen sind ungenau, zum Beispiel werden kein Total-Cost-of-Ownership-Vergleich (TCO) und keine Best-Price-Analyse durchgeführt.
• Verhandlungen werden unzureichend vorbereitet und unbefriedigend durchgeführt.
• Das Beschaffungs-Controlling ist lückenhaft, ungenau oder schlimmstenfalls gar nicht vorhanden. Gerade die fehlenden Controlling-Kennzahlen sind ein wesentlicher Stolperstein für einen erfolgreich agierenden Einkauf.

Strategisch statt operativ einkaufen

Gewinnbringend wird der Einkauf, wenn es gelingt, diese Fehler auszumerzen und aus einem bislang verwaltenden einen gestaltenden Einkauf zu entwickeln, der 70% seiner Arbeitszeit in gewinnbringende Tätigkeiten investiert. Dazu gehören folgende Aspekte:

• Beschaffungsmanagement
• Lieferantenmanagement
• professionelle Verhandlungsführung
• effiziente Prozesse nach innen und außen
• intensive, bereichsübergreifende Zusammenarbeit
• Analysen bewerten und Maßnahmen ableiten
• Risikomanagement

Der Prozess bei der strategischen Beschaffung geht von einer Versorgungsnotwendigkeit aus, die zum Aufbau, zur Pflege und Entwicklung eines Beschaffungsmanagements führt und eine Lieferbeziehung zum Ziel hat. Die Schritte entlang dieser Prozesskette beginnen bei einer Bedarfsannahme, die etwa aus der Programmplanung oder der Nachdrucksituation resultiert, und führen weiter über die Beschaffungsmarktforschung, Verhandlungsführung und Preisanalysen. Auch das Management von Produktionsstandards gehört dazu, bei dem beispielsweise Papiersorten, Formate, Ausstattungen oder Standards im Bereich Ökologie definiert werden. Eine wichtige Rolle spielt im Folgenden auch das Qualitäts- und Risikomanagement, denn es gilt sowohl die Qualität zu sichern als auch mögliche Risiken zu identifizieren und abzusichern. Schließlich ist das Controlling ein wichtiger Faktor, denn der Erfolg des Beschaffungsmanagements hängt in großem Maße davon ab, ob die Effizienz des Einkaufs messbar gemacht werden kann. Verschiedene Kennzahlen liefern hier verlässliche Daten. Dazu gehören Basiskennzahlen, wertbezogene und mitarbeiterbezogene Kennzahlen sowie Lieferanten-, Markt- und Prozesskennzahlen.

Der Nutzen des strategischen Einkaufs

Verlage, die sich zu dieser strategischen Ausrichtung des Einkaufs entscheiden, profitieren von überzeugenden Vorteilen. Das sind unter anderem:

• die Möglichkeit, von Anfang an kosten- und qualitätsoptimierte Produkte zu entwickeln
• eine deutliche Senkung der Beschaffungskosten
• eine direkte Steigerung des Gewinns, schneller ROI
• langfristige Wettbewerbsvorteile und Erfolgspotenziale
• verbessertes Innovationsmanagement
• schnellere Time-to-Market
• Klarheit über Kosten, Qualität und Termine
• Handlungsfelder sind identifiziert
• auf Unternehmens- und Bereichsziele abgestimmte Maßnahmen 
• Make-or-Buy-Entscheidungen haben eine solide Basis
• Festlegung von Risiko und Nutzen.

Für wen lohnt sich das?

Natürlich ist die Frage legitim, ob die Investition in einen professionellen Einkauf in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen bzw. Ertrag steht und in welchen Einkaufsvolumengrößen welche Strukturen angeraten sind.

Empfehlenswert ist es, bei einem Einkaufsvolumen bis 1,5 Mio Euro (über alle Leistungen und Produkte, also von Lizenzen über Marketing, Herstellung bis zur Logistik etc.) alle ein bis zwei Jahre einen unabhängigen Analysten oder Berater für ein paar Tage ins Haus zu holen.

Liegt das Gesamteinkaufsvolumen zwischen 1,5 Mio und 6 Mio Euro, ist es sinnvoll, die Basis für einen strategischen Einkauf zu legen, der idealerweise beim kaufmännischen Bereich des Verlags angegliedert ist.

Weiterbildungen und externe Unterstützung sind in dieser Größenordnung obligatorisch.

Unabhängig vom Einkaufsvolumen gibt es die Option externer Hilfe, sowohl in regelmäßigem Rhythmus als auch für konkrete Beschaffungsprojekte.

Der Channel Produktion & Prozesse

Weitere Lösungen, Impulse und Erfahrungsberichte für die Verlagsproduktion lesen Sie im Channel Produktion & Prozesse von buchreport und Channel-Partner Publisher Consultants.
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Was außerdem empfehlenswert ist

Die Herausforderungen für Verlagsunternehmen sind groß und bedürfen einer tragfähigen Lösung. Die Beschaffung ist in diesem Zusammenhang ein wesentlicher Erfolgsfaktor mit großem, allerdings noch weitgehend ungenutztem Potenzial. Das gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Gerade ihnen ist zu empfehlen, künftig strategische Aspekte einzubeziehen. So ist es möglich, die steigenden Kosten in den Griff zu bekommen, sie kalkulierbar und transparent zu machen.

Empfehlenswert ist auch, es wie viele große Unternehmen zu halten, die etwa ganze Buchreihen verhandeln oder Bündelungen beispielsweise bei Papier und Logistik nutzen.

Aber auch das allein genügt nicht, um die Möglichkeiten der Beschaffung noch besser zu nutzen. Künftig ist ein innovativ denkendes, fortschrittliches Beschaffungs- und Lieferantenmanagement gefragt, das auch auf Beschaffungskooperationen und Outsourcing abzielt – Themen, die einen zunehmend hohen Stellenwert für einen erfolgreichen Einkauf haben. Darauf gehe ich in den folgenden Beiträgen dieser Reihe näher ein, ebenso wie auf Nachhaltigkeit, die als weiteres Thema auf den Einkauf zukommt.

Markus Wilhelm