Was ein guter Projektplan braucht

Noch immer werden Projekte vielerorts eher intuitiv denn methodisch durchgeführt. Damit die Erfolgschancen steigen, sollten Projektverantwortliche über die nötigen Fähigkeiten und Werkzeuge verfügen.

Projektmanagement-Experte und Dozent Fabian Walter erklärt in einer kleinen Geschichte im Channel Strategie und Transformation auf buchreport.de, was ein guter Projektplan braucht und welche Fragen er beantworten muss. Besonders wer kurz vor einem Projektstart steht und noch keinen wirklichen Plan hat, sollte weiterlesen.

Projektmanagement-Experte Fabian Walter (Foto: privat)

Vor einiger Zeit rief mich meine Bekannte Franziska an. Sie arbeitet bei einem mittelständischen Unternehmen als Abteilungsleiterin und hat in der Vergangenheit schon das eine oder andere Projekt erfolgreich geleitet – aber immer eher intuitiv und ohne methodisches Vorgehen oder vorherige Projektmanagement-Schulung. Bisher hat das auch ganz gut funktioniert.

Als sie mich anrief, hörte ich aber schon an ihrer Stimme, dass dieses Mal etwas anders war. Aufgeregt erzählte sie mir: „Seit gestern habe ich ein neues Projekt. Aber natürlich ist es wieder mal viel zu spät gestartet worden. Eigentlich hätten wir schon vor einem halben Jahr anfangen müssen. Aber du weißt ja, wie das bei uns immer läuft …“

Das Problem, vor dem sie stand, war aber nicht nur der zu späte Start des Projektes. Sie erzählte mir auch, dass es sich um ein extrem wichtiges Unternehmensprojekt handele und dass es aufgrund rechtlicher Änderungen eine Deadline gebe, die auf keinen Fall überschritten werden dürfe. „Die Geschäftsführung will deshalb, dass ich ihr direkt berichte! Und zusätzlich ist jetzt schon klar, dass ich mich mit dem Projekt weder bei unseren Kunden noch in anderen Abteilungen beliebt machen werde!“.

Das Wichtigste – selbst unter Zeitdruck: Zeit für eine gute Planung nehmen!

Niedergeschlagen fragte sie mich: „Was soll ich denn jetzt machen?“

„Das wird dir zwar nicht wirklich gefallen“, antwortete ich, „aber das Wichtigste ist jetzt, dass du dir Zeit für eine gute Planung nimmst. Denn um – unter diesem Zeitdruck – gut durch das Projekt zu kommen, musst du unbedingt einige Dinge klären:

• Was ist überhaupt zu erledigen – und was nicht?
• Welche Ziele haben Vorrang und was kann ggf. später nachgeliefert werden?
• Außerdem musst du ganz dringend dein Projektumfeld analysieren und dir überlegen, wie du einerseits Unterstützer für das Projekt findest und andererseits Gegner des Projektes einfangen kannst.
• Und dann solltest du dir natürlich auch noch überlegen, wie du die Risiken verringern kannst …“

Wir sind die einzelnen Planungsbereiche dann Schritt für Schritt durchgegangen und haben geklärt, was sie (mit ihrem Team) in den nächsten Tagen zu tun hat.

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Am Ende unseres Telefonats wirkte sie zwar noch nicht vollständig überzeugt, aber zumindest hatte sie den Entschluss gefasst, meinen Empfehlungen eine Chance zu geben. Ich erinnere mich noch gut, wie Franziska mit einem leicht gequält klingenden Lachen sagte: „Was kann schon Schlimmes passieren? Wenn ich das Projekt so durchziehe wie sonst, dann endet es ja auf jeden Fall in einer Katastrophe. Es kann also eigentlich nur besser werden …“

In den nächsten Wochen habe ich mich dann immer mal gefragt, wie es Franziska und ihrem Projekt so geht. Aber ich wollte sie nicht unter Druck setzen und wie es immer so ist, rückten diese Überlegungen dann mehr und mehr in den Hintergrund und wurden von meinen anderen anstehenden Themen überlagert.

Uns ist allen klar, wo wir stehen und was wir noch zu tun haben.

Vor ein paar Tagen landete das Thema dann aber wieder auf meiner Tagesordnung. Denn Franziska rief mich an und sagte: „Du wirst es nicht glauben, aber ich stehe kurz vor einem meiner wichtigsten Meilensteine! Das Projekt ist zur Hälfte durch und bisher läuft es wirklich gut. Natürlich ist und bleibt es ein Kampf und wir stehen weiter unter starkem Zeitdruck. Trotzdem arbeitet das Team wirklich gut zusammen. Uns ist allen klar, wo wir stehen und was wir noch zu tun haben. Wir haben die Projekt-Unterstützer gut eingebunden und selbst die Projekt-Gegner haben wir überwiegend im Griff. Zumindest so, dass sie dem Projekt nicht wirklich schaden können. Und auch sonst sind die großen Katastrophen bisher ausgeblieben. Das wäre ohne die Planungsschritte, die wir besprochen hatten, sicher nicht möglich gewesen …“

Aber warum erzähle ich das hier eigentlich alles?

Ganz einfach: dieser Anruf hat mich sehr gefreut, und danach habe ich mir gedacht: „Was Franziska so gut geholfen hat, will ich auch anderen zur Verfügung stellen.“ Also habe ich mich hingesetzt und die Planungsschritte und die Tipps und Tricks aufgeschrieben, die ich Franziska am Anfang ihres Projektes gegeben habe. Herausgekommen ist mein „Arbeitsheft: Projektplan erstellen”. Das ist ein 33-seitiges Word-Dokument mit allen wichtigen Planungsschritten, die Sie bei Ihrem nächsten Projekt beachten sollten:

• Ausgehend vom Hintergrund Ihres Projektes klären Sie die Ziele und analysieren das Projektumfeld.
• Außerdem klären Sie, wer Ihre Unterstützer und Gegner sind und wie Sie diese Personen optimal in Ihr Projekt einbinden können.
• Mit weiteren Themen wie Risikoanalyse, Projektstruktur- sowie Phasen- und Kostenplanung können Sie sicher sein, dass Sie nichts Wichtiges vergessen haben.
• Jedes Kapitel startet mit einer kurzen Anleitung, warum dieser Planungsschritt wichtig ist und was Sie im Detail zu tun haben. Oft habe ich auch Beispiele eingefügt, damit es noch leichter fällt, den Planungsschritt korrekt auszuführen.
• Die Anleitungen sind – nach Abschluss der Planung – mit wenigen Klicks zu löschen. So bleibt nur Ihr Planungsergebnis übrig.

Das „Arbeitsheft: Projektplan erstellen” soll Schritt für Schritt zum Erfolgsplan für Ihr nächstes Projekt führen. Denn ein Projektmanagement-Sprichwort sagt: „Nobody plans to fail, but many people are failing to plan“!

Weitere Artikel zum Projektmanagement finden Sie im Blog von Erfolgreich Projekte Leiten.