Der Stellenwert der Kommunikation über digitale Kanäle wächst auch in der Medienwirtschaft dynamisch. Die Gründe dafür sind vielfältig: Spezialisierung, Outsourcing, Projektarbeit, Zeit- und Kostendruck, Unberechenbarkeit von Reisezeiten. Allerdings halten die technische Ausstattung der Büros und die Fähigkeiten im Umgang mit diesen Kanälen nicht unbedingt Schritt mit den Erfordernissen. Aber auch die Zeit für eine Telefonkonferenz ist kostbar, und Missverständisse drohen weit leichter als bei Sitzungen vor Ort die Ergebnisse zu verunklären.
Eine Telefonkonferenz verdient es daher, mindestens so sorgfältig gemanagt zu werden wie eine Präsenzveranstaltung – unabhängig, ob es sich um eine reine Audiokonferenz handelt oder eine Videokonferenz. Im Prozesschannel von buchreport.de fassen wir die „TelKo Basics“ zusammen.
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Vor der Telefonkonferenz
- Planung: Eine Telefonkonferenz sollte wie ein persönliches Treffen sorgfältig geplant werden. Die wichtigsten Stichworte dazu: Anlass formulieren, kurze Agenda aufsetzen, welche Gesprächsziele sollen erreicht werden?
- Einladung: Legen Sie Datum und Uhrzeit fest und teilen Sie diesen bei der Einladung mit, am sinnvollsten per E-Mail oder SMS. Wenn Sie wissen, dass die Kalendersysteme der Partnerunternehmen gut mit dem Ihren zusammenwirken, können Sie Zeit und Einwahlnummer auch per Kalenderfunktion verteilen.
- Uhrzeit im Ausland: Wenn Sie Teilnehmer aus dem Ausland haben, bitte entsprechend unterschiedliche Zeitzonen beachten: Wann ist der beste Zeitpunkt für die Telefonkonferenz? Wann ist es in den entsprechenden Ländern wie spät?
- In der Einladung sollte zumindest stehen: Anlass / Thema, Zeitpunkt, Zeitraum und Teilnehmer der Konferenz.
Beim Start der Konferenzschaltung
- Pünktlich sein: Seien Sie als Veranstalter pünktlich bei Ihrer Telefonkonferenz, am besten schon fünf Minuten eher.
- Begrüßung mit Namen: Der Moderator sollte sich und die Teilnehmer allen Teilnehmern kurz vorstellen und mit Namen begrüßen. Auch eine Nachfrage, ob eventuell erforderliche Unterlagen allen vorliegen, ist sinnvoll.
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Während der Telefonkonferenz
- Namensnennung vor Wortmeldungen: Bei einer Konferenz mit vielen Teilnehmern sollte der Moderator bei der Begrüßung darum bitten, dass jeder Teilnehmer immer kurz seinen Namen sagt – dies vereinfacht die Zuordnung der Wortbeiträge zu den teilnehmenden Personen enorm. Umgekehrt verunklärt Unklarheit über die „Provenienz“ einzelner Wortbeiträge das Bild, das die teilnehmenden Arbeitsteams den anderen von ihrer Position geben. Dies ist besonders dann wichtig, wenn es um mehr als eine reine Arbeitskonferenz geht.
- Umgebungsgeräusche vermeiden: Evtl. Hintergrundgeräusche können störend bei einer Telefonkonferenz sein und sollten deshalb vermieden werden – vor allem bei Teilnehmern, welche sich mobil einwählen – eine ruhige Umgebung ist hilfreich. Zur Not können Sie als Moderator die Teilnehmer stumm schalten.
- Durcheinander vermeiden: Es sollte, vor allem bei vielen Teilnehmern, nur nach Aufforderung seitens des Moderators gesprochen werden.
- Abstimmungen: Bitten Sie als Moderator jeden Teilnehmer einzeln unter Namensnennung um Stellungname und Votum.
Nach der Telefonkonferenz
- Ergebnis-Protokoll: Ein Protokoll sollte am besten sofort erstellt werden – solange alle Informationen noch frisch sind.
- Folge-Konferenz: Vereinbaren Sie einen eventuell erforderlichen Termin für eine Folgekonferenz möglichst sofort. Für regelmäßige und wiederkehrende Konferenzen bieten Spezialdienstleister eigene feste Ortsnetz-Rufnummern an.
Mit freundlicher Genehmigung von konferenzen.eu.
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