Wie Mitarbeitende zu Sparfüchsen werden

In der aktuellen Krisen- und Marktumbruchsituation müssen viele mittelständische Unternehmen ihre Fixkosten senken. Der Einsatz externer Beratungsfirmen ist dabei aber oft nur die zweitbeste Lösung, meinen Experten. Denn das beschädige die Loyalität der Mitarbeitenden gerade dann, wenn es auf diese am meisten ankommt: Sie seien nämlich die besseren Berater beim Optimieren des Alltagsgeschäfts. Im Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de erklären Experten und Dienstleister, wie sich durch ein systematisches betriebliches Ideenmanagement Einsparpotenziale heben lassen.

In Krisenzeiten, wenn die Umsätze und Erträge auf Talfahrt gehen, steht auf der Prioritätenliste vieler Unternehmen ein Thema ganz oben: Sparen – nicht nur, weil es die Liquidität zu wahren gilt, sondern auch, weil die Kosten zu den wenigen Faktoren zählen, die Unternehmen relativ kurzfristig aktiv beeinflussen können. Hinzu kommt: In guten Zeiten setzen Unternehmen (wie Menschen) auch verzichtbaren Speck an. Deshalb wirken Kostensenkungsprogramme nicht selten wie Schlankheits- und Fitnesskuren.

Die Einsparpotenziale identifizieren

Um die vorhandenen Einsparpotenziale zu ermitteln, können Unternehmensleitungen Berater ins Haus holen. Das Problem hierbei ist jedoch gerade in Krisen- und Marktumbruchzeiten, wenn die Nerven ohnehin angespannt sind, dieses: Sobald sie über die Flure des Unternehmens laufen, tönt es im Flurfunk „Mit Sicherheit gibt es bald Entlassungen“, „Vermutlich wird der Bereich x dicht gemacht.“ Die bereits vorhandene Verunsicherung der Belegschaft wächst also weiter. Deshalb handeln vorausschauende Unternehmen, wenn es ums Thema Sparen geht, oft anders: Sie nutzen die Kreativität ihrer Mitarbeiter und erzielen mit Hilfe eines professionellen Ideenmanagements sowie regelmäßiger Sparkampagnen die nötigen Einsparungen.

Wie groß das Einsparpotenzial in mittelständischen Unternehmen sein kann, zeigt ein Online-Rechner, den der Ideenmanagement-Software-Anbieter Innolytics auf Basis von Studien und Unternehmensdaten entwickelt hat:

• Ein Unternehmen mit 250 Beschäftigten spart ihm zufolge allein durch die Einführung eines professionellen Ideenmanagements jährlich im Schnitt 45.000 Euro.
• Führt es zudem zwei Ideen- bzw. Sparkampagnen im Jahr durch, sind es bereits 240.000 Euro.
• Mit fokussierten Fragestellungen und einem Management, das die Kreativität der Beschäftigten fördert, kann das Sparvolumen eine halbe Million Euro im Jahr betragen.

Das Erfolgsgeheimnis liegt laut Innolytics-Geschäftsführer Jens-Uwe Meyer in der „Aktivierung der Mitarbeiter durch fokussierte Ideenmanagement-Kampagnen: Die Verantwortlichen in den Unternehmen sind stets erstaunt, welche Einsparpotentiale sich zeigen, wenn man die Beschäftigten gezielt und mit System befragt.“ Für ihn sind die Mitarbeiter (bzw. Teams auf der Shopfloor- oder operativen Ebene) bei der Suche nach Einsparpotenzialen Beratern von außen und dem Management überlegen: Sie kennen die Arbeitsabläufe und -prozesse im Detail und „häufig muss man einen Vorgang erst 20, 50 oder gar 100 Mal durchgeführt haben, bevor man die Idee für eine effizientere und kostengünstigere Lösung hat“. Dieser Auffassung ist auch der Organisationsberater Klaus Doll: „Kein Manager ist mit den Arbeitsabläufen so vertraut wie die Mitarbeiter auf der operativen Ebene, die bestimmte Tätigkeiten Tag für Tag verrichten.“

Innolytics hat in den vergangenen zehn Jahren mehr als 100 Ideenkampagnen in Unternehmen organisatorisch begleitet. Dabei kristallisierten sich mehrere Erfolgsfaktoren heraus.

Erfolgsfaktor 1: Direkt auf den Punkt kommen, wenn es ums Sparen geht

In vielen Unternehmen wird Ideenmanagement als eine Art Vorschlagswesen für alles genutzt bzw. „missbraucht“. Deshalb werden oft viele „Schöner-Wohnen-Ideen“ ohne wirtschaftlichen Wert eingereicht. Für die Unternehmenskultur sind diese zwar förderlich, doch die Einspareffekte bleiben aus.

„Bei den wirklich erfolgreichen Ideenmanagement-Kampagnen wird das Thema Sparen direkt in den Mittelpunkt gestellt“, sagt Ideenmanagement-Dienstleister Meyer. Zum Beispiel, indem sie eine Überschrift wie „Verschwendung…“ oder „Ausschuss minimieren“ oder „Doppel- und Nacharbeiten vermeiden“ tragen. Zudem werden mit jeweils themenbezogenen Erfolgsbeispielen die Köpfe der Mitarbeiter angeregt. Mit solchen fokussierten Ideenmanagement-Kampagnen können Unternehmen die Zahl der Ideen und deren Qualität – also den durchschnittlichen Wert je Mitarbeiteridee – steigern.

Erfolgsfaktor 2: Die Mitarbeiter an den Einsparungen beteiligen

Unternehmen, die mit ihrem Ideenmanagement überdurchschnittlich hohe Erfolge erzielen, sind zudem großzügig gegenüber den Ideengebern: Sie schütten 10 bis 20% der erzielten Einsparungen im ersten Jahr direkt an ihre Beschäftigten aus. Das ist für beide Seiten ein gutes Geschäft. Angenommen, eine Idee bewirkt 50.000 Euro Einsparungen pro Jahr, dann erhalten die Beschäftigten einmal 5000 Euro als Bonus und das Unternehmen profitiert langfristig von den Einsparungen, denn diese Kosten entfallen fortan Jahr für Jahr.

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In vielen Unternehmen bestehe diesbezüglich jedoch eine „Geizkragenmentalität“, kritisiert Meyer. Ihrem Top-Führungspersonal bezahlten sie für das Erreichen gewisser Ziele selbstverständlich Boni, bezogen auf die Mitarbeiter auf der „wertschöpfenden Ebene“ bestehe jedoch oft die Einstellung, dass die kontinuierliche Verbesserung ein Teil ihres Alltagsjobs sei. Diese Diskrepanz nehmen auch die Mitarbeiter wahr. Deshalb engagieren sie sich nicht so sehr für das Sparen, wie sie es könnten – auch, weil sie sich, wie der Managementberater Rainer Paszek betont, nicht selten fragen: „‚Welchen Nutzen habe ich davon?’ Oft lautet ihre Antwort: ‚Keinen, außer dass meine Arbeit weiter rationalisiert wird’“.

Profitieren hingegen auch die Beschäftigten von den Einsparungen, ändert sich dies. „Immer wieder machen einzelne Beschäftigte aus dem Ideen-generieren geradezu ein kleines, individuelles Nebengeschäftsmodell“, berichtet Meyer. Deshalb lautet sein Credo: „Lieber den Beschäftigten eine hohe Provision zahlen als zum Beispiel teure Prozess- oder Qualitätsmanagementberater engagieren.“

Erfolgsfaktor 3: Regelmäßig neue Kampagnen starten

Einmal ist kein Mal. Das gilt auch für ein erfolgreiches Ideenmanagement. An der ersten Ideenmanagement-Kampagne beteiligen sich in der Regel nur die Mitarbeiter, die auch zuvor schon Verbesserungsvorschläge machten. Der einzige Unterschied: Ihre Vorschläge sind durchdachter und reifer, denn schließlich lockt eine Prämie. Sobald jedoch die ersten Mitarbeiter Prämien erhalten, spricht sich dies herum und das bislang noch brachliegende Potential in den Köpfen der Beschäftigten kommt zum Vorschein.

„Plötzlich kommen Einsparvorschläge von Mitarbeitern, von denen Vorgesetzte dies nie erwartet hätten“, berichtet Meyer. „Selbst Azubis, die einige Zeit in einer Abteilung hospitieren, machen Vorschläge, wie etwas besser und effizienter erledigt werden könnte.“ Das Motto von Innolytics lautet deshalb: „Beschäftigte sind die besten Unternehmensberater – zumindest, wenn es um das Optimieren des Alltagsgeschäfts geht.“ Anders sieht es aus, wenn ein Unternehmen zum Beispiel corona-bedingt sich ganz neu aufstellen muss, weil sein Markt zusammengebrochen ist. Dann ist meist externe Unterstützung nötig, betont Organisationsberater Doll. Doch auch dann sollte man interne Experten mit an Bord holen – „unter anderem, weil sie meist einen realistischeren Blick auf die Machbarkeit haben“.

Ideenmanagement ist gerade in Krisenzeiten wichtig

Im Zuge der Covid-19-Pandemie wird oft von der Krise als Chance gesprochen. Hierzu zählt auch, dass die Mitarbeiter sich in Krisen- und Marktumbruchzeiten leichter als sonst motivieren lassen, Einsparpotenziale zu identifizieren und neue Problemlösungen zu entwickeln. Denn: Während Krisen müssen Vorgesetzte keine lange Überzeugungsarbeit leisten, warum ein sparsamer Umgang mit den begrenzten Ressourcen an Zeit und Geld wichtig ist. Viele Unternehmen haben jedoch wenig Erfahrung, wie sie ein effektives Ideenmanagement starten und am Leben halten können. Deshalb richten Ideenmanagement-Experten als externe Unterstützer digitale Plattformen für sie ein, entwickeln und managen die Kampagnen und sorgen dafür, dass möglichst hochwertige Ideen entstehen.

Die Vorteile hiervon:

• Unternehmen können ein professionelles Ideenmanagement in ihrer Organisation einführen, ohne hierfür zunächst intern die nötige Infrastruktur und Kompetenz aufzubauen.
• Sie profitieren von der Projekterfahrung ihrer Dienstleister aus anderen mittelständischen Unternehmen.
• Sie haben einen Partner, der sie dabei unterstützt, die einzelnen Kampagnen so zu konzipieren, dass diese die Beschäftigte auch wirklich motivieren, Einsparideen zu entwickeln und zu artikulieren.

Kosten sparen ist eines der Top-Themen

Inwieweit Unternehmen, beim Versuch ein professionelles Ideenmanagement zu etablieren, auf eine solche externe Unterstützung zurückgreifen oder dies aus eigener Kraft probieren, müssen die jeweiligen Verantwortlichen vor Ort entscheiden. Ungeachtet dessen werden die Themen „Verschwendung vermeiden“ sowie „effizienter Umgang mit den vorhandenen Ressourcen an Zeit und Geld“ in den kommenden Monaten in vielen Unternehmen auf der Agenda des Top-Managements ganz oben stehen, betont Rainer Paszek. Und was liegt in Zeiten, in denen die Finanzmittel ohnehin knapp sind, näher, als eine Problemlösung zunächst einmal mit Bordmitteln zu probieren als sogleich teure Berater zu engagieren?