Tausendsassa für die Projektorganisation

Welche digitalen Werkzeuge helfen dabei, die beruflichen Herausforderungen zu bewältigen? Was leisten diese, wie werden sie eingesetzt? In einer neuen Serie stellen Publishing-Profis ihren App-Liebling für den IT-Channel von buchreport vor. In dieser Woche: Die Beraterin und Verlegerin Nina Kreutzfeldt singt ein Loblied auf Trello.

Nina Kreutzfeldt (Foto: Frank Karl Soens)

An einem typischen Tag nutze ich vielleicht ein knappes Dutzend Tools. Manche sind seit Jahren fester Bestandteil meines Werkzeugkastens, anderes Handwerkszeug probiere ich eine Weile aus und lege es wieder beiseite – oder es wird ein treuer Begleiter. Die Frage nach meinem Lieblingstool beantworte ich seit Längerem immer gleich: Mein Liebling heißt Trello. Es ist für mich das perfekte visuelle Organisationstalent, das Online-Tool, das ich am häufigsten empfehle und neben E-Mail-Programm und Websuche vermutlich auch das, das ich im Alltag am meisten nutze – wenn auch häufig nur für wenige Sekunden.

Trello ist ein Tausendsassa mit vielfältigen Einsatzbereichen, der einen allein oder auch im Team bei ganz unterschiedlichen Aufgaben begleitet: angefangen bei der persönlichen To-Do-Liste über strukturierte Brainstormings und Themensammlungen bis hin zu komplexem Projektmanagement in stationären oder auch in virtuellen Teams. Trello unterstützt z.B. auch sehr gut Teams, die mit der Kanban-Methode arbeiten. Das zentrale Element dieser Methode, die ursprünglich bei Toyota zur Optimierung des Produktionssystems entwickelt wurde und inzwischen in abgewandelter Form erfolgreich in der Software-Entwicklung und in weiteren Branchen eingesetzt wird, sind einzelne Kärtchen. Genau solche Kärtchen gibt es auch bei Trello.

Vereinfacht gesagt: Das Tool funktioniert wie eine schlaue Pinnwand – bzw. mehrere: Jede Pinnwand („Board“) ist in vertikalen Listen organisiert, in denen Karten aufgehängt werden. Je nach Einsatzbereich steht eine Karte dann beispielsweise für eine Aufgabe, eine Themenidee, ein Feature oder einen Bug.

Der Aufbau von Trello: eine Pinnwand, die in Listen organisiert wird, mit einzelnen Karten.

Im Projektmanagement beschreibt jede Liste in der Regel einen bestimmten Status (im einfachsten Fall z.B. „erledigt“, „in QA“, „in Bearbeitung“ „künftig“) oder auch einen Zeitpunkt. Die einzelnen Karten können „angefasst“, innerhalb und zwischen den Listen – bei Bedarf auch zwischen Boards – verschoben und mit Zuständigkeiten, Terminen und weiteren Zusatzinfos angereichert werden. Dies können Kommentare sein, Listen, Bilder, andere Dateien, Farbcodes (Label) und mehr. Alle wichtigen Informationen können so ergänzt werden, dass sie auch optisch leicht erfassbar sind. Speziell auch für „visuelle“ Menschen ist die Arbeit mit Trello daher angenehm.

Wird der Platz auf einer physischen Karte irgendwann naturgemäß knapp, so ist eine Trello-Karte nahezu beliebig „aufblasbar“ und kann im Projektverlauf ganz schön viele Informationen aufnehmen – oder im anderen Extremfall auch sehr schlank sein und vielleicht nur ein Stichwort umfassen.

In der Praxis setze ich Trello sowohl als Projektmanagement-Tool ein als auch zur Titelplanung in unserem Verlag, für Ideensammlungen und als persönliche To-Do-Liste, in der ich täglich meine eigenen Tasks verwalte. Für jedes größere Projekt lege ich ein eigenes Board an, das ich dann mit den anderen Projektbeteiligten teile. Ich lade sie ganz einfach per E-Mail aus Trello dazu ein. So können wir einzelne Aufgaben gezielt bestimmten Projektbeteiligten zuordnen. Speziell auch in Teams, in denen die Mitglieder weit verstreut sind – möglicherweise über mehrere Länder oder Kontinente hinweg – kann Trello die Zusammenarbeit deutlich erleichtern, indem alle Beteiligen jederzeit den aktuellen Projektstatus sehen und selbst Änderungen vornehmen können. In einem solchen Zusammenhang habe ich mein heutiges Lieblingstool ursprünglich kennengelernt: Vor einigen Jahren wurde es in einem internationalen Beratungsprojekt genutzt, an dem ich beteiligt war und in dem wir einen Workflow in Trello abgebildet haben. Inzwischen empfehle ich es u.a. regelmäßig den Teilnehmern in Seminaren zur Führung virtueller Teams.

Auf den ersten Blick mag Trello recht nüchtern erscheinen. Es entfaltet seinen Charme erst, wenn man tatsächlich damit arbeitet. Mich begeistert das Tool gerade durch seine Flexibilität, seine Erweiterbarkeit und das damit verbundene breite Einsatzspektrum. Es lässt sich sowohl schlank als auch komplex nutzen, stets so, wie man es gerade braucht.

Die wichtigsten Vorteile dieses visuellen Organisationstools sind aus meiner Sicht:

• Trello verfügt über eine klare und einfache Benutzeroberfläche, ist intuitiv bedienbar und auch für Teammitglieder, die keine „Techies“ sind, absolut einfach zu benutzen.
• Über die drei Ebenen Karten – Listen – Boards lassen sich Informationen zu ganz unterschiedlichen Aufgaben gut erfassen und strukturieren. Wenn man eine bearbeitete Karte eine Liste weiterschieben kann, ist dies ein schönes Gefühl, das den einen oder anderen zusätzlich motivieren mag.
• Das Tool ist einerseits leistungsstark und reich an Features – wenn man sie nicht braucht, bleiben sie andererseits aber auch dezent im Hintergrund.
• Im Alltag lässt sich prima zwischen privaten und Projekt- bzw. Team-Boards hin und her springen. So habe ich jederzeit alle wichtigen Infos leicht zugänglich bzw. direkt im Blick.
• Bei Bedarf verschickt Trello auch E-Mails: Sowohl komplette Boards als auch einzelne Listen oder Karten lassen sich abonnieren, wodurch man per E-Mail über Änderungen informiert wird. Zudem kann man Karten gezielt anderen Benutzern zur Bearbeitung zuweisen. Erwähnt man sie in einem Kommentar, werden sie darüber per E-Mail informiert.
• Trello kann plattformübergreifend eingesetzt werden: Neben der Online-Version, die tagsüber nahezu immer auf meinem Rechner im Browser geöffnet ist, nutze ich unterwegs gern die App (gibt es für iOS und Android).
• Die Fälligkeitstermine je Board lassen sich in einer Kalenderansicht übersichtlich darstellen. Dieses Feature muss einmalig unter „Extras“ aktiviert werden.
• Es gibt inzwischen zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen sowie viele Extras. Neben dem Kalender sind z.B. eine Erweiterung zum Abstimmen und ein Card Repeater für wiederkehrende Aufgaben verfügbar. In der kostenlosen Basisversion muss man sich allerdings für ein Extra entscheiden.
• Darüber hinaus gibt es viele kleine Features und Shortcuts, die die Arbeit mit Trello noch effektiver machen. Um nur zwei zu nennen: Legt man eine neue Karte an, führt der Zusatz „^1“ nach dem Kartentitel dazu, dass sie in der jeweiligen Liste ganz oben erscheint. Und fährt man mit der Maus über ein Kärtchen (ohne zu klicken), kann man es mit der Entfernen-Taste blitzschnell löschen.

Fazit: Trello ist für mich persönlich das nahezu perfekte Organisationstool. In verteilten Projekten, aber auch bei meinen eigenen Tasks spart es viel Zeit und Frust, unterstützt strukturiertes Arbeiten und verhindert Chaos. Unspektakulär, aber im Alltag extrem wertvoll. Auf Trello als mein „ausgelagertes Gehirn“ zu verzichten, würde mir schwerfallen. Mein Rat: Einfach mal ausprobieren! Zum Start reicht übrigens die kostenlose Version vollkommen.

Nina Kreutzfeldt ist Beraterin und Verlegerin bei Kreutzfeldt digital. Als Business Coach begleitet sie Kunden aus verschiedenen Branchen in Wachstums- und Veränderungsprozessen. Einen Schwerpunkt bilden dabei Firmeninhaber, die sie als Sparringspartnerin in strategischen Fragen berät.

Hier alle bisher erschienenen Teile der App-Serie.