»Teambuilding findet in virtuellen Teams nicht automatisch statt«

Nina Kreutzfeldt (Foto: Frank Karl Soens)

In immer mehr Unternehmen sind die Mitarbeiter eines Projekts über weite Teile des Landes oder der Welt verstreut. Dies stellt die Zusammenarbeit im Team vor neue Herausforderungen. Wo es häufig hakt und wie man die Probleme konstruktiv löst, erläutert Beraterin und Webinar-Referentin Nina Kreutzfeldt im Interview.

Gewinnt die Zusammenarbeit auf Distanz für Unternehmen an Bedeutung? Warum?

Die Zusammenarbeit in virtuellen, oft weit verstreuten Teams spielt für viele Unternehmen eine immer größere Rolle. Ursache dafür ist einerseits, dass es hierfür inzwischen sehr gute technische Voraussetzungen und Unterstützungsmöglichkeiten gibt. Andererseits stehen für Mitarbeiter auch immer mehr Aufgaben an, für die sich solch eine Zusammenarbeit anbietet oder für die sie schlicht und ergreifend notwendig ist.

Viele Aufgaben werden mit zeitlich begrenzten Projekten angegangen, für die man nicht alle benötigten Ressourcen bereits im Haus hat, diese lokal vielleicht auch gar nicht so leicht zu bekommen sind und die man zudem nur für eine gewisse Zeit braucht. Speziell externe Mitarbeiter und Dienstleister werden zunehmend nach anderen Kriterien (Expertise, Preis, Empfehlungen) ausgewählt als nach der geografischen Lage. Positiv formuliert: Die Möglichkeit, (auch) virtuelle Teams einzusetzen, bietet eben auch viele Vorteile wie einen weltweiten Zugriff auf hochqualifizierte Experten, die Einbeziehung von lokaler Marktkenntnis in künftigen Märkten etc.

An welchen Stellen hakt es häufig bei der Koordination virtueller Teams?

Sowohl bei der Führung als auch beim Miteinander im Team gibt es spezielle Herausforderungen, wenn Teams auf Distanz zusammenarbeiten. Dies beginnt damit, dass das Teambuilding anders als bei Teams vor Ort bei virtuellen Teams nicht „automatisch“ stattfindet. Daher sind viele von ihnen auch nach einiger Zeit de facto eher verstreute Arbeitsgruppen als echte Teams, die ein gemeinsames Ziel verfolgen. Dies zeigt sich sowohl im Umgang miteinander als auch in der Leistung der Teams. 

Ein wichtiger Bereich ist das Thema Vertrauen. Da es generell weniger Gelegenheit für Kommunikation und häufig so gut wie keinen informellen Austausch gibt, bleibt das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern erst einmal geringer, wenn sie nicht an einem Ort sind. Zudem vermissen viele Menschen, die auf Distanz in einem Projekt mitarbeiten, echte Klarheit. Dies führt leicht dazu, dass es zu Missverständnissen kommt und man eher nebeneinander als miteinander arbeitet. Es erhöht die Gefahr von (verdeckten) Konflikten. 

Dies muss man allerdings nicht einfach hinnehmen. Diejenigen, die für die Führung solcher Teams verantwortlich sind, Können und sollten hier aktiv gegensteuern, um dies zu kompensieren. Wichtig hierfür ist, dass sie ihre eigene Rolle im Sinne eines „Servant Leadership“ eher als die von Möglich-Machern als die von Kontrolleuren verstehen. So sollten sie auch eine Vorreiterrolle einnehmen, wenn es darum geht, im Team eine Atmosphäre des Vertrauens zu schaffen.

In der Praxis sind räumlich verteilte Teams außerdem häufig heterogener als klassische Teams. Dies hat ggf. auch viele Vorteile. Beispielsweise können unterschiedliche Perspektiven sehr hilfreich sein, wenn man gemeinsam an einem komplexen Problem arbeitet. Gleichzeitig treffen damit häufig aber auch verschiedene Kulturen aufeinander. Dies kann Übrigens bereits der Fall sein, wenn der geografische Abstand vielleicht nur wenige Dutzend Kilometer anstelle von Tausenden von Kilometern beträgt (!)

Wie lassen sich diese Probleme lösen?

Lassen Sie mich ein Beispiel herausgreifen: Anders als Teams vor Ort kommunizieren virtuelle Teams ja primär über elektronische Medien und telefonisch. Sie haben hier eine Vielzahl von Kommunikationsanlagen zur Auswahl, die aber häufig nicht optimal eingesetzt werden. So besteht die Gefahr, dass in solchen Teams hauptsächlich über E-Mail kommuniziert wird. Dabei ist dies ein sehr „armer“ Kanal, bei dem sämtliche nonverbale Informationen verloren gehen, die aber zur Einordnung von Aussagen häufig ganz wichtig sind. Emotionen werden in erster Linie über die Stimme, Mimik und Gestik vermittelt. Skype und Co. – möglichst mit Nutzung der Video-Funktion – können hier bedingt Abhilfe schaffen. Und es gibt auch Fälle, in denen sich die Mitglieder eines virtuelles Teams unbedingt persönlich treffen sollten.

Ein Lösungsansatz kann hier sein, zunächst einmal gemeinsam über die Vor- und Nachteile verschiedener Kanäle zu reflektieren und sich dann auf Spielregeln im Team zu einigen. Häufig lohnt es sich auch, das Spektrum zu erweitern und sich gezielt für bestimmte Online Collaboration Tools zu entscheiden, die noch mehr Klarheit schaffen und die Gefahr von Missverständnissen reduzieren, indem sie es erleichtern, jederzeit gemeinsam auf Dasselbe zu schauen. Meiner Beobachtung nach entstehen in der Tat viele Reibungsverluste in virtuellen Teams dadurch, dass man „einfach macht“, ohne sich gezielt mit den besonderen Herausforderungen auseinanderzusetzen und vorzubereiten. Was man aber selbstverständlich auch später noch nachholen kann!