VDE VERLAG nimmt knkVerlag im Eventgeschäft erfolgreich in Betrieb

Die VDE VERLAG GmbH sowie die zum Verlag gehörende EW Medien & Kongresse GmbH haben knkVerlag zur Unterstützung ihres Veranstaltungsgeschäftes erfolgreich eingeführt und in Betrieb genommen.

Bernd Binder, Projektleiter seitens des VDE VERLAGs, erklärt: „Der Go-Live im Veranstaltungsbereich ist für uns ein weiterer wichtiger Schritt, um unsere Systemlandschaft zukunftssicher aufzustellen. Zeitgleich konnten wir durch das Projekt wichtige Effizienzsteigerungen in den täglichen Abläufen im Eventbereich realisieren. Wir haben nicht nur die Datenhaltung in beiden Geschäftseinheiten zentralisiert, sondern das Projekt auch zum Anlass genommen, unsere Prozesse zu standardisieren und weiter zu automatisieren.“

Mit Hilfe von knkVerlag werden ab sofort sämtliche Seminare und Tagungen des sich ergänzenden Veranstaltungsgeschäftes beider Geschäftseinheiten von der Veranstaltungsplanung, dem Kundenservice bis zur Abrechnung systemseitig abgebildet und unterstützt. Die abrechnungsrelevanten Daten werden automatisiert verbucht und automatisch an das eingesetzte SAP-System übertragen. Im Zuge des Projektes wurden die bislang zum Management der Veranstaltungen eingesetzten Systeme VERL und EBMS vollständig abgelöst.

„Durch die neuen Prozesse und die zentralisierte Systemunterstützung konnten wir nicht nur viele manuelle Arbeitsschritte und Excel-Listen abschaffen, sondern auch speziell bei der Veranstaltungsanlage und Planung in den Fachabteilungen viel Zeit einsparen“, so Frank Schmilowski, Leiter Tagungen EW Medien und operativer Leiter der EW-Projektteams. „Wir nutzen knkVerlag heute nicht nur für die Stammdatenverwaltung der Veranstaltungen, sondern auch für die Kalkulation und das Controlling von Eventformaten sowie für das Ausstellermanagement und die Kommunikation mit Teilnehmenden, Referenten und Partnern. Alles zentral und transparent einsehbar für das gesamte Team, so dass auch zeitaufwändiges Recherchieren entfällt. Die Anbindung unserer neuen Vermarktungsplattform spart uns ebenfalls Zeit und manuelle Datenerfassung.“

Der Vertrieb der Veranstaltungen erfolgt seit August 2022 vollumfänglich über eine zentrale Vermarktungsplattform, die parallel zum Projekt entwickelt und im Rahmen des Projektes an knkVerlag angebunden worden ist.

 „Insgesamt konnten wir hier vier Teilprojekte in Time and Budget abschließen, die die Teams des VDE VERLAGs und der EW Medien neben dem Tagesgeschäft gestemmt haben. Wichtige Kriterien für diesen Projekterfolg waren das hohe Engagement und die Veränderungsbereitschaft der Teams, die immer das gemeinsame Ziel vor Augen hatten“, ergänzt Claudia Knauss, knk-Projektleiterin. „Natürlich spielt auch die langjährige Zusammenarbeit eine wichtige Rolle. Gemeinsam mit dem VDE VERLAG konnten wir auf eine langjährige professionelle, vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit aufbauen.“

knkVerlag wird im VDE VERLAG bereits für das Normengeschäft, den Buch- und E-Book-Vertrieb, die Kontaktverwaltung, zur Unterstützung des Zeitschriftengeschäfts, für die Anzeigenverwaltung sowie für Newsletter und das Agenturgeschäft genutzt.