»Vertrauen ist der wesentliche Ausgleich für die räumliche Distanz«

Nikola Ulrich. Foto: Publisher Consultants.

Viele Branchenunternehmen sind im Zuge der Corona-Krise auf das Home Office umgestiegen. Dieser plötzliche Change-Prozess hin zur dezentralen Zusammenarbeit ist mit Herausforderungen verbunden und wirft Fragen auf: Worauf ist bei der Koordination von virtuellen Projekten zu achten? Wie meistern Führungskräfte den Wandel? Und welche Software-Tools haben sich bewährt? In einer Serie zum Thema beantworten Praktiker, wie virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich funktionieren kann.

Heute berichtet Beraterin Nikola Ulrich von den Publisher Consultants, wie Verlage die Veränderung hin zum dezentralen Arbeiten meistern. 

Wie gestaltet sich die Umstellung auf dezentrales Arbeiten in der Branche?

Dieser sehr ruckartige – und noch dazu von außen erzwungene – Change ist eine wirklich große Herausforderung für ausnahmslos alle Unternehmen in der Branche. Zum einen, weil mobiles Arbeiten bzw. die mobile Zusammenarbeit in virtuellen, dezentralen Teams für Verlage bisher kein besonders beliebtes Thema war und dementsprechend kaum ein Unternehmen ausreichend bzw. flächendeckend in die technologische Infrastruktur investiert hat. Zum anderen sind die meisten Verlage in Change-Prozessen generell nicht sehr geübt und erfahren. Plötzlich gilt es, im Hauruckverfahren eine Veränderung zu managen, die eine technische und eine sehr menschliche Komponente hat. Das Risiko einer Pandemie hatte niemand auf dem Schirm und jetzt fallen den Unternehmen fehlendes Know-how und Ressourcen schnell und schwer auf die Füße.

Welche Tipps haben Sie für Führungskräfte, die jetzt kurzfristig auf mobile Zusammenarbeit umsteigen müssen?

Schonen Sie jetzt Ihre internen Kräfte und holen Sie sich Hilfe für Umsetzungsarbeiten! Nutzen Sie die Unterstützung von Firmen, die Ihnen bei der Einrichtung von Fernzugriffen und Teamlösungen helfen können, die eine Notinfrastruktur einrichten können. Das hilft Ihnen, eigene Ressourcen an anderer Stelle sinnvoller einzusetzen.

Neben diesen organisatorischen Faktoren denken Sie bitte auch an die menschliche Komponente – an Ihre Mitarbeiter! Aus Erfahrung wissen wir, dass gerade bei der mobilen, dezentralen Zusammenarbeit Kommunikation, Transparenz und Verbindlichkeit eine besonders große Rolle spielen. Es ist wichtig, dass eine Führungskraft hier als Unterstützer und Coach agiert, der klare Prioritäten setzt. Delegieren Sie Arbeiten an Ihre Mitarbeiter. Schaffen Sie Klarheit, Verbindlichkeit, Verlässlichkeit, zeigen Sie Empathie und – ganz wichtig – haben Sie Vertrauen in Ihre Mitarbeiter. Vertrauen ist der wesentliche Ausgleich für die räumliche Distanz. Das gilt auch umgekehrt für die Mitarbeiter untereinander und in Richtung ihrer Führungskräfte.

Worauf ist bei der Koordination von virtuellen Projekten, bei Schnittstellen oder Prozessen besonders zu achten?

Auf Führung und Organisation, das gilt übrigens seit jeher ebenso für „analoge“ Projekte vor Ort. Bei dezentralen Projekten drohen allerdings besondere Herausforderungen, wenn Prozesse nicht klar sind, Aufgaben oder die Übergabe von Arbeitsergebnissen nicht deutlich definiert sind oder etwa eine zentrale Ablage nicht verständlich organisiert ist.

Bei virtuellen Projekten sind Missverständnisse, Fehlentscheidungen und Abstimmungen, beispielsweise zur erneuten Klärung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Zielen, wesentlich zeitintensiver. Deshalb sind Struktur, Disziplin und Kommunikation bei dezentraler Kollaboration gefragter denn je. Achten Sie also verstärkt darauf, klar zu beschreiben, was, wer und bis wann zu tun hat. Dafür empfiehlt sich ein Kick-Off, in dem erklärt wird, wie das gemeinsame Ziel aussieht und die Zusammenarbeit funktioniert. Planen Sie mit „small wins“, zum Beispiel: Diese Aufgabe soll bis Ende der Woche erledigt sein. Würdigen Sie die so erzielten schnellen Erfolge.

Auch Rituale wie ein tägliches Check-In helfen, um den Austausch zu gewährleisten und für Transparenz und Orientierung zu sorgen.

Wie können die Entscheidungswege über die Distanz effizient organisiert werden?

Wichtig sind klare Zuständigkeiten, Entscheidungskompetenzen und die Befähigung der Mitarbeiter. In einer reibungslosen Organisation arbeiten fähige Menschen – im Sinne von fachlicher Kompetenz und Entscheidungsfähigkeit. So lässt sich die Zahl der involvierten Entscheidungsträger auf ein notwendiges Minimum reduzieren, was zur Effizienz beiträgt. Und das nicht nur in virtuell geführten Teams.

Welche Software-Tools für dezentrales Arbeiten können Sie empfehlen?

Das hängt natürlich von den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Für uns Publisher Consultants ist Office 365 ein wichtiger Bestandteil der IT-Infrastruktur. Dabei ist Teams die Komponente für die virtuelle Zusammenarbeit. So können wir uns mehrmals am Tag sehen und hören. Aber wir haben auch klar geregelt, wie das vonstattengeht: Welche Kanäle wir wie benutzen und wo welche Daten abgelegt werden.

In einem Verlag ist das etwas anders: Home-Office ist zwar noch nicht selbstverständlich, aber es gibt den Außendienst oder Niederlassungen in anderen Orten, mit denen man mehr als nur einen E-Mail-Kontakt haben will. An diesen Stellen sind sicher erste Erfahrungen mit dezentraler Zusammenarbeit gemacht worden, auf deren Best Practice ein Verlag nun aufbauen könnte.

Für Präsentationen oder Gespräche sind Teamviewer oder Zoom gute Lösungen, für die gemeinsame Projektarbeit eignet sich Confluence sehr gut. Auch hier gilt: Klären Sie, wie die Verwendung stattfindet. Üben Sie es intern, damit Sie es sicher beherrschen. Wenn Sie im Beisein eines Kunden nach Funktionen suchen, wirkt das nicht sehr professionell. Wenn der Kunde aktiv mitarbeiten soll, müssen Sie ihn dazu befähigen, indem Sie Tutorials und Schulungen bereitstellen – und: Keep it simple.

Die meisten guten Lösungen sind kostenpflichtig, ich kenne keine wirklich gute Freeware. Darüber hinaus gibt es noch andere Systeme, die nach eigenen Regeln spielen, das ERP System zum Beispiel. Das sind dann Fragen Ihrer Systemarchitektur. Hier finden zurzeit starke Veränderungen statt – Cloud-first ist das Stichwort. Auch hier kann ich nur empfehlen: Holen Sie sich externe Hilfe, um so effizient, flexibel und dezentral wie möglich mit den Tools zu arbeiten.