Welche IT ein Publikumsverlag wirklich braucht

Foto: Ken Fager – Flickr, CC by-nc-sa 2.0

IT geht alle Führungskräfte an. Jeder Geschäftsprozess – auch die verlegerischen – ist heute von IT tief durchdrungen. Gerade unter den wirtschaftlich erfolgreichen Verlagen sind diejenigen überrepräsentiert, deren oberste Führungsebene kompetent und geschickt mit IT-Fragen umgeht. Der zweite und letzte Teil der Serie im IT-Channel von buchreport.de befasst sich mit Betriebssystemen, durchgängigen Anwendungen sowie Beschaffungs- und Betriebskosten.

Durchgängige Branchenanwendungen

Vieles, das als „Branchensoftware“ angeboten wird, besitzt nur wenige branchenspezifische Komponenten, integriert diese aber mit branchenübergreifenden Komponenten in eine gemeinsame Datenhaltung und Benutzeroberfläche. Hauptgründe dafür sind geringerer Administrationsaufwand, höhere Effizienz im Betriebsablauf und höhere Prozess-Sicherheit. Nachteilig auswirken könnten sich eine stärkere Abhängigkeit vom Systemanbieter und erhöhte Kosten. Daher setzt schätzungsweise nur jeder dritte Verlag solche durchgängigen Lösungen ein – je größer das Unternehmen, desto höher die Bereitschaft.

Laut Bastei Lübbes IT-Leiter Franz Starmanns gebietet dies in Unternehmen ab ca. 100 Mitarbeitern auch die Wirtschaftlichkeit: die erhöhten Lizenz-, Entwicklungs- und Supportkosten werden durch Ersparnisse in der Administration (IT und Fachabteilung) aufgewogen. Lübbe und dtv setzen auf Microsoft-Anwendungen, auch weil sie sich am besten in die bekannten Office-Umgebungen einbetten. Am Markt sind Dutzende von Lösungen, die sich im Entwicklungs- und Supportkonzept sowie im Leistungsumfang stark unterscheiden. „Neue Geschäftsmodelle für die Verlage erfordern flexible Software – ohne auf Standardprozesse zu verzichten“, bringt Robert Görlich, Geschäftsführer des Softwarehauses juni.com, den Anspruch seiner Zunft auf den Punkt. Allerdings steuern einige lang am Markt befindliche Verlagssoftwares den Prozess der Leistungserstellung sehr gut, haben aber noch aufzuholen, was die Kommunikation mit internen oder externen Marketing-Systemen angeht.

Betriebssysteme

Die Welten von Windows (für den Serverbetrieb und die kaufmännischen und Büroanwendungen) und Mac OS (für gestalterische Aufgaben) treffen in den meisten Verlagen aufeinander. Im „Windows-Verlag“ dtv mit seinen ca. 130 Mitarbeitern laufen Macs in Herstellung und Werbung. Reine „Mac-Verlage“ wie etwa Schwarzkopf & Schwarzkopf sind selten. Linux ist vielfach im Einsatz, zum Beispiel für Mail- und Webanwendungen. Die Integration der Betriebssysteme ist im Zeitalter webbasierter Anwendungen leichter geworden, lobt etwa Stefan Kaserer, IT-Leiter der Münchner Verlagsgruppe (M-VG). Aber immer noch „steckt in der Praxis doch der Teufel im Detail, und nicht immer ist alles möglich oder läuft reibungslos, wenn man gemischte Betriebssysteme hat. Das Zusammenspiel von verschiedenen Systemen und Softwarekomponenten ist wohl das allerwichtigste Ziel, das uns beschäftigt“, sagt Stefan Schörner, kaufmännischer Leiter der M-VG.

IT-Grundlagen und Technologien der Zukunft

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System-Virtualisierung und Cloud Computing beschäftigen die CIOs vieler großer Verlage. Bei Lübbe sind Dutzende virtualisierte Server im Einsatz. Die Virtualisierung erleichtert die Serveradministration, insbesondere da auf den virtuellen Servern meist nur einzelne Anwendungen laufen. Andererseits entsteht dadurch Startaufwand in der Konfigurierung. Cloud Computing spielt dort eine Rolle, wo SaaS-Lösungen („Software-as-a-Service“) auf Servern der Lösungsanbieter laufen müssen. Lastspitzen, die durch die Cloud aufgefangen werden müssten, kommen im Verlagsgeschäft selten vor.

Was kostet Verlags-IT?

IT und natürlich auch Verlags-IT soll Arbeit einsparen, aber kostet Geld. Wie viel, das hängt von der Komplexität des Geschäftes und der Betriebsstruktur ab. Die Werte, die IT-Leiter und Finanzmanager nennen, schwanken zwischen 1 und 2% des Jahresumsatzes – nicht gerechnet die Lohnkosten für interne IT-Fachkräfte. Bei hohem Projektvolumen und -druck kann dieser Wert aber durchaus auch mal auf bis 4% steigen. Unter 1% des Jahresumsatzes kommt kaum ein Verlag weg.

IT-Beschaffung

Nur wenige Verlags-CIOs haben so viele Beschaffungsprojekte zu stemmen, dass sie eine spezielle Projektmethodik oder -software anwenden müssen. Beschaffungsprojekte werden oft von externen Beratern unterstützt und verlaufen meist nach dem Schema

• Bedarf gemeinsam mit den Fachabteilungen ermitteln durch Analysen und Befragungen
• den Beschaffungsmarkt abrastern im Hinblick auf den Bedarf
• mindestens 5 oder 6 Anbieter in den Pitch hineinnehmen
• etwa 3 von diesen Anbietern im Verlauf des Proof of Concept herausfiltern
• 2 sollten übrigbleiben für die Endauswahl.

Je nach Komplexität der Anwendung können schon einmal zwei Jahre Projektlaufzeit und mehr zusammenkommen. Aus Gründen der Qualität und des besseren Handlings versucht man, die Projekte in Teilprojekte aufzuspalten. Soweit die Theorie: Tatsächlich bestimmten oft genug äußere Zwänge, wie bei jedem Projekt, den Zeitrahmen, stellt Stefan Schörner fest.

Herausforderung IT im Mittelstand

Im Mittelstand IT zu betreiben, ist eine Herausforderung. Das gilt auch für Verlage. „Allgemein hat die Verlagsbranche das Problem, noch nicht im ‚Web 2.0‘ angekommen zu sein, oberflächlich wird zwar schon getweeted, gebloggt und Social Media genutzt, aber die Verlags-Systeme und -Software sind häufig noch auf dem Stand des letzten Jahrtausends“, merkt Stefan Kaserer an. „Die Herausforderung besteht darin, diese alten Systeme und Strukturen zu modernisieren, denn nur so lassen sich neue Verwertungsmodelle und Geschäftsideen kurzfristig umsetzen.“ Robert Görlich sagt: „’Das haben wir schon immer so gemacht‘ macht Verlage zu Getriebenen und hilft ihnen nicht, Marktveränderungen aktiv steuernd zu begegnen.“

Es gilt, mit begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen wissensmäßig immer up to date zu bleiben, den Überblick zu bewahren, welche Innovationen so wichtig sind, dass man sie fürs eigene Unternehmen prüft, die Balance zu finden zwischen Outsourcing und Eigenbetrieb, die richtigen Partner zu finden und zu binden. Ein Eiertanz manchmal, findet Franz Starmanns, dennoch: „Jeder, der strategisch und unternehmerisch zu denken beansprucht, muss ein Grundverständnis davon haben, welchen Wert IT bei der Prozessunterstützung darstellt.“

Michael Lemster

Teil 1 der Serie beschäftigte sich mit branchenspezifischen und -übergreifenden Anwendungen und dem Mindestbedarf der Publikumsverlage.