Andrea Petzenhammer. Foto: Frische Fische.
Die Digitalisierung stolpert nicht über die Technik, sondern über die Menschen, die im Ich und damit im lokalen Speichersystem verhaftet bleiben. Kollaborationslösungen scheitern an ichbezogenen Einstellungen und Arbeitsmethoden und degenerieren nur zu zusätzlichen Kommunikationskanälen, die das bestehende Chaos noch vergrößern.
Andrea Petzenhammer von der Tech-PR-Agentur Frische Fische begegnet privat wie beruflich immer wieder das personifizierte Datensilo, das tatsächlich eigentlich „Mensch“ heißt. Im neuen Channel Produktion & Prozesse von buchreport.de erklärt sie, warum die Digitalisierung mehr Teamarbeit erfordert.
Ja ja, alles schon gehört: Slack, Trello, Asana, Google Drive, Tresorit, Spideroak, Whatsapp, Signal und wie sie alle heißen. Jede Woche eine neue Sau im Dorf, und wir rennen. Wir arbeiten digital, vernetzt, von überall aus. Hört sich „fancy“ an, ist aber oft nur grüner Tee, der zu lange gezogen hat, und deshalb jetzt blitz-neu-schwarz aussieht.
Meine Erfahrung: Die digitalen Tools werden – wenn sie denn zum Einsatz kommen – nur als 1:1-Übersetzung der analogen Welt benutzt, bilden altgewohnte Arbeitsmethoden ab. Um das tatsächliche Potenzial zu heben, das die Tools in sich bergen, braucht es nicht weniger als eine Revolution unseres Verständnisses von Teamarbeit. Andernfalls vermehren sich nur die Kanäle, und damit steigt auch die Redundanz und Unauffindbarkeit der Informationen.
Das Ziel: Mehr Information für alle
Damit Teams aus Festangestellten, Freien, Kreativen, Techniker/innen, Konzeptionär/innen und Detailfuchser/innen – sowie im besten Falle Kund/innen – auf einen Nenner kommen, brauchen sie ein gemeinsames Informationssystem. Das funktioniert nicht, wenn auch nur eine/r dabei ist, der die Arbeit mit virtuellem Speicher verweigert, weil er oder sie dazu seine eigene Komfortzone verlassen muss. Klingt banal, ist aber Alltag.
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Schlimmer allerdings ist, wenn Teammitglieder in dem Gedanken verhaftet bleiben, Ordnungs- und Speichersystemen für sich persönlich anzulegen. Finden die anderen diese Informationen nicht oder sind von Entscheidungs- und Einigungsprozessen ausgeschlossen, werden auch keine Synergien gehoben. Klingt ebenfalls banal, ist aber leider eher die Regel als die Ausnahme. Mit der gerne vorgeschobenen Datensicherheit hat das nur in seltenen Fällen etwas zu tun, viel mehr mit der inneren Einstellung. Wir haben uns alle an unsere Outlook-Ordner und das lokale Laufwerk (schlimmer: den Desktop) gewöhnt. Der Ursprung dieser Arbeitsweise speist sich aus dem jahrhundertelang verinnerlichten Regal des schlechten Gewissens hinter dem Schreibtisch: Ich weiß ja, auf welchen Stapel ich es ungefähr gelegt habe, und Weihnachten räume ich es auf.
Trial and Error birgt keine Effizienz
Arbeitsweisen und Teams sind allerdings dynamischer als Regale. Kolleg/innen wechseln, neue Expert/innen stoßen dazu, Spezialist/innen kommen teils nur projektweise ins Team. Jedes Mal geht das Aneignen von Arbeitsabläufen und anderen Besonderheiten des Teams via Versuch und Irrtum wieder von vorne los – sowie die Suche nach Basisinformation. Dann muss es noch ins eigene (jetzt oft digitale) Regal einsortiert werden. Und schwupps, nur ein Jahr später, arbeiten die „Neuen“, als wären sie schon immer dagewesen!
Von Möbeln und Herrschaftswissen
Das innere Regal ist aber nicht nur gelernt, als wäre es ein reales Möbelstück. Es nährt sich auch aus Unsicherheit: Wer sich beweisen muss, sammelt Herrschaftswissen. Macht sich unentbehrlich. Oder zumindest so schwer ersetzbar wie nur irgendwie möglich.
Nun können wir uns alle fragen, ob wir so arbeiten wollen. Oder ob wir mal etwas weniger Frustbehaftetes versuchen?
Die digitalen Tools bieten uns die Chance auf einen Wandel, doch wir ergreifen sie nicht. Denn Digitalisierung beginnt im Kopf und beim Selbstvertrauen. Und Slack, Trello und virtuelle Speicher lassen die altbekannten Schwächen Unsicherheit, Selbsterhaltungsdrang und Bequemlichkeit nur besonders sichtbar werden.
Slack: Albtraum für Verunsicherte und Herrschaftswissensverfechter
Das Kommunikationsprogramm Slack sortiert den Informationsaustausch in einem Team (Unternehmen, Homeoffice-Angebundenen, externe Dienstleister/innen, …) im Idealfall in selbsterklärend benannten Kanälen und Gruppen, zugänglich für jeden im Team. Unter jedem Post können Kommentare, Antworten und Weiterführendes gebündelt und für alle sichtbar gepostet werden.
Slack: Bei Wiederkehr aus dem Urlaub warten nicht 500 ungelesene E-Mails unterschiedlichster Themen und Ansprechpartner unpriorisiert übereinander im E-Mail-Fach.
Die Vorteile: Jede/r ist in alles, für das er oder sie sich interessieren möchte, inkludiert. Kein/e Absender/in einer E-Mail muss entscheiden, wen er in CC nimmt, jeder entscheidet für sich selbst, welche Informationsbereiche er sich nun aneignen möchte. Wenn Absendende der Meinung sind, jemand sollte etwas unbedingt lesen, kann diese/r markiert werden. Bei Wiederkehr aus dem Urlaub warten dann nicht 500 ungelesene E-Mails unterschiedlichster Themen und Ansprechpartner unpriorisiert übereinander im E-Mail-Fach des Todes, sondern sind bereits – durch die Kanal-Struktur, fein säuberlich vorsortiert und bereit für den schnellen Überblick vor dem ersten Call.
Slack hat selbstredend noch viel mehr Funktionen (ja, auch eine private Läster-Chat-Funktion! Nur Vorsicht: Chef/in liest mit). Aber es gilt erst mal: Alles ist für alle transparent. Das ist ein Problem – für alle, die verunsichert oder schüchtern sind, und insbesondere für die, die gern Informationen für sich oder eine bestimmte Gruppe Privilegierter zurückhalten. Kommen die Informationen nur im eigenen E-Mail-Fach an, hat man die Macht zu entscheiden, wem man die Information – und auch den eigentlichen Urheber der Information oder kreativen Leistung – zugänglich macht, und wem nicht.
Ein Problem gibt es zudem immer, wenn Slack als Dokumentationssystem benutzt werden soll. Das ist etwa, wie in der Bibliothek eine bestimmte Papiersorte ausfindig machen zu wollen. Slack (oder ähnlich angelegte Programme) dienen dem vergänglichen, täglichen Austausch und der kleinteiligen Abstimmung, die in einem vergangenen Jahrhundert noch von Schreibtisch zu Schreibtisch gerufen wurde. Und jede/r, der einmal in einem Team gearbeitet hat, weiß, davon gibt es genug, auch mehr, als für die Nachwelt erhalten bleiben muss.
Trello: Albtraum für Fachfremde und Unsortierte
Das Projektmanagement-System Trello steht hier stellvertretend für die Asanas und Basecamps dieser Welt. Das Prinzip ist immer das Gleiche: Es gibt (Arbeits-)Bereiche, und in den Bereichen gibt es Projekte, und darin wieder Aufgaben. Diese Aufgaben können Termine haben und Personen zugewiesen werden und vor allem anderen: Innerhalb der Aufgaben werden gebündelt und in aller Kürze zentrale Fortschritte und nächste Schritte dokumentiert (also genau das, was Slack nicht kann). Es gibt nicht 20 identisch angelegte E-Mail-Ordner bei 20 Kollegen, in die 20 mal einsortiert wird, was Heinz-Ulrich am Dienstag um 15.34 Uhr in die Betreffzeile der zum siebten Mal weitergeleiteten E-Mail getippt hat. Dateien und Hinweise liegen fein säuberlich sortiert, zugeordnet und für jede/n nachvollziehbar – bei Trello – auf der Rückseite einer klapp- und scrollbaren Karte. Die Vorderseite trägt den Projektnamen.
Trello: Es gibt nicht 20 identisch angelegte E-Mail-Ordner bei 20 Kollegen, in die 20 mal einsortiert wird, was Heinz-Ulrich am Dienstag um 15.34 Uhr in die Betreffzeile der zum siebten Mal weitergeleiteten E-Mail getippt hat.
Klingt zu ideal? Ist es auch – außer für Menschen, die lieber nicht zugeordnet wissen wollen, wer die Arbeit macht, dokumentiert und strukturiert. Die eigentlich nicht wollen, dass Kolleg/in Soundso einfach über eine Karte die verlinkte eigene Vorlage für Liste XY finden kann, denn die hat man sich ja in harter Kleinarbeit selbst ausgedacht. Oder noch schlimmer: Kund/innen / Chef/innen / Teamleiter/innen könnten sehen, wie viele Aufgaben noch offen sind oder gar überfällig. Oder noch schlimm-schlimmer: Man muss ja ein System erstellen. Und einhalten.
Virtueller Speicher: Albtraum für Technikfremde, Unstrukturierte und Fachfremde
Und jetzt geht es wirklich ans Eingemachte: Über virtuelle Speicher können Dokumente gemeinsam bearbeitet, kommentiert und abgelegt werden. Jeder kann sie – je nach Freigabestufe – lesen, bearbeiten, kopieren, ganz wie er lustig ist. Das heißt, Ideen und erbrachte Arbeit können mehrfach genutzt werden. Horter/innen von Herrschaftswissen und Technikfremden macht das ganz schön zu schaffen. Die Chefetage könnte bei dieser Gelegenheit auch noch merken, dass grundlegendes Verständnis für einen digitalen Login fehlt – oder das Wissen darum, dass man während der ganzen Arbeitszeit mit der privaten Amazon-Adresse eingeloggt war, und deshalb komischerweise nicht auf die Arbeitsdateien zugreifen konnte. Das Team könnte sehen, dass alle Dateien wild und mit automatisch generierten Dateinamen in einem Ordner liegen und das verwendete System dahinter Suchfunktion und Erinnerungsvermögen heißt.
Google Drive & Co.: Ideen und erbrachte Arbeit können mehrfach genutzt werden. Horter/innen von Herrschaftswissen und Technikfremden macht das ganz schön zu schaffen.
An dieser Stelle möchte ich allerdings eine Lanze für eigenentwickelte und -erprobte Systeme brechen: Ein durchdachtes Datei-Ordnungssystem hilft nicht nur dem Team und Kund/innen, gemeinsam zu wachsen, weil sich die/der Stellvertreter/in auch bei einem spontanen Ausfall der Hauptansprechpartner/in gut zurechtfindet. Ein solches System befördert auch die Weiterentwicklung und Professionalisierung der eigenen Arbeit, zumindest geht es mir so.
Schluss mit dem Rant: Glück auf, los geht’s!
Ja, ich weiß, das war böse. Aber das Körnchen Wahrheit hat der geneigte Leser vielleicht entdeckt. Und ich gebe gern zu, ich habe mich ein, zweimal beim Schreiben selbst ertappt gefühlt. Die digitalen Tools geben uns aber die Chance, dem Wort Teamwork echtes Leben einzuhauchen. Miteinander besser zu werden. Unsicherheiten zu überwinden und schneller bessere Innovationen zu schaffen, die am Ende vielleicht sogar die Welt ein kleines bisschen lebenswerter machen.
Nichtsdestotrotz gilt – ganz wie bei der alten, hassgeliebten Datenbank – immer der Satz: Wer nicht schult, macht kaputt. Einsteiger/innen, Altgediente und Technikmuffel werden im Idealfall mitgenommen, statt sie alleinzulassen, und reichlich mit Information zu den verwendeten Systemen versorgt. Fachlich Fremde und Unsichere werden im Team hoffentlich verbal und überhaupt abgeholt und bekommen über die Systeme die Gelegenheit, sich, auf Wunsch, ganz im stillen Kämmerlein an die Spitze des Teams aufzuschwingen.
Und vor solchen versierten neuen und alten Kolleg/innen und Mitstreiter/innen kann doch niemand Angst haben – oder?
Andrea Petzenhammer studierte Medien und Informationswesen und arbeitete in verschiedenen PR-Agenturen unter anderem mit Immobilien- und Finanzfokus. Aus ihrer Selbständigkeit bringt sie den Blick für Unternehmensentwicklung mit. Bei der Tech-PR-Agentur Frische Fische konzentriert sie sich auf Online-Marketing-Themen und lässt sich zunehmend in den Bann des Themas New Work ziehen.
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